Buchungsvorbereitung ohne Elster
Buchungsvorbereitung ohne Elster bedeutet hier: Die laufenden Bankzeilen und Belege werden auf dem PC des Kunden geprüft, ergänzt und erst nach einer menschlichen Entscheidung festgeschrieben. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Das Programm liest eine CSV-Datei der Bank, schlägt bei ähnlichen Zeilen einen bereits geprüften Buchungstext vor und kennzeichnet offene Punkte mit Rot oder Gelb. Gebucht wird nicht selbstständig. Die Person am PC speichert die passende Zeile. Für die nächste Bearbeitungsstufe entsteht ein Stapel, der ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen enthält. Diese Seite zeigt deshalb konkret, was die Buchungsvorbereitung leistet, wo ihre Grenzen liegen und wie die Ampelfarben im Arbeitsgang verwendet werden.
Ablauf
Die Buchungsvorbereitung beginnt auf dem PC des Kunden. Eine CSV-Datei der Bank wird eingelesen. In der Datei stehen die Bankzeilen, die anschließend einzeln betrachtet werden. Das Programm bucht keine Zeile von allein. Die Person prüft den Vorgang, ordnet den Beleg und entscheidet, ob die vorgeschlagene Zuordnung passt. Ist ein Buchungstext bereits geprüft und erscheint später eine ähnliche Zeile, liegt dieser Wortlaut für die nächste ähnliche Zeile bereit. Das ist eine Vorbereitung für die Entscheidung, aber keine automatische Buchung. Eine Kontonummer, die bisher nicht in den Büchern stand, setzt das Programm nicht eigenständig. Dadurch bleibt die Speicherung jeder Zeile eine Handlung des Menschen am Arbeitsplatz.
Für die Prüfung helfen drei Farben. Rot erscheint, wenn der Beleg zum Vorgang fehlt. Gelb wird eine Zeile, wenn ein Konto fehlt oder die Zuordnung unsicher ist. Erst eine grüne Zeile darf festgeschrieben werden. Aus den festgeschriebenen grünen Buchungen entsteht der Stapel für die weitere Bearbeitung mit DATEV oder Addison. Dieser Stapel enthält keine offenen roten oder gelben Vorgänge. Das Programm sendet keine Steuererklärung und erledigt keine Lohnabrechnung. Die technische Grundlage bleibt lokal: Belege und Buchungstexte verlassen den PC des Kunden nicht. Auch die Bankdaten werden nicht als selbsttätiger Buchungslauf behandelt, sondern als Ausgangspunkt für die Prüfung durch die Person.
Vorteile und Nachteile
Ein wesentlicher Vorteil liegt in der klaren Trennung zwischen Vorschlag und Festschreibung. Eine geprüfte Formulierung kann bei einer vergleichbaren Bankzeile wieder bereitliegen, ohne dass eine unbekannte Kontonummer eingesetzt wird. Die Ampelfarben zeigen, wo zuerst ein Beleg beschafft oder eine Kontierung geklärt werden muss. Grün kennzeichnet dabei nicht jede gelesene Bankzeile, sondern nur den Vorgang, den die Person geprüft und selbst festgeschrieben hat. Für die Weitergabe bleibt dadurch ein abgegrenzter Stapel aus grünen Buchungen. Die Arbeit mit den Belegen und Buchungstexten findet auf dem PC des Kunden statt; diese Inhalte verlassen die Maschine nicht. Das ist für die Entscheidung wichtig, wenn die Vorbereitung im eigenen Haus erfolgen soll.
Die Grenzen gehören ebenso zur Einordnung. Eine CSV-Datei wird gelesen, aber das Programm übernimmt nicht das eigenständige Buchen. Ein fehlender Beleg wird nicht durch eine Vermutung ersetzt, sondern führt zu Rot. Fehlt ein Konto oder ist die Zuordnung nicht sicher, bleibt die Zeile Gelb. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Lieferanten haben jeweils ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht; daraus folgt kein fortlaufender Saldo je IBAN. Außerdem umfasst die Lösung weder das Senden einer Steuererklärung noch eine Lohnabrechnung. Die Buchungsvorbereitung ist damit auf die Prüfung und Festschreibung der vorgesehenen Buchungszeilen begrenzt.
Häufige Fehler
Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass eine eingelesene Bankzeile automatisch als fertige Buchung gilt. Das trifft nicht zu: Die CSV wird gelesen, doch die Person speichert die Zeile selbst. Ebenfalls problematisch ist die Erwartung, dass ein noch nie verwendetes Konto automatisch eingerichtet wird. Eine Kontonummer, die bisher nicht in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Bei fehlendem Beleg ist die richtige Kennzeichnung Rot. Wer eine rote Zeile trotzdem wie eine fertige Buchung behandelt, überspringt genau die Prüfung, für die die Ampel vorgesehen ist. Gelb bedeutet nicht, dass die Zeile bereits festgeschrieben werden darf. Gelb weist auf ein fehlendes Konto oder eine unsichere Zuordnung hin und verlangt eine Klärung, bevor Grün möglich wird.
Auch bei besonderen Sachverhalten darf nicht mit einer allgemeinen Zuordnung gearbeitet werden. Bewirtung wird im Verhältnis 70 zu 30 geteilt. Für Geschenke gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro; ab dem 1. Januar 2024 liegt sie bei 50 Euro. Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern gilt ein Betrag bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto. Diese Angaben müssen zur jeweiligen Zeile und zum vorhandenen Beleg passen. Ein weiterer Fehler wäre, den ersten Bankstand als eingebauten Saldo je IBAN zu verstehen. Einen solchen Saldo gibt es nicht. Lieferanten werden über ihr eigenes Konto geführt, und der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht.
Fazit
Die Antwort auf die Frage dieser Adresse ist eindeutig: Buchungsvorbereitung ohne Elster ist hier eine lokale Prüfung von Belegen und Bankzeilen, nicht ein selbstständiger Buchungslauf und nicht der Versand einer Steuererklärung. Das Programm liest eine Bank-CSV und stellt geprüfte Buchungstexte für ähnliche Zeilen bereit. Die Person am PC entscheidet über die einzelne Zeile und speichert sie selbst. Rot steht für den fehlenden Beleg, Gelb für ein fehlendes Konto oder eine unsichere Zuordnung, Grün für die Zeile, die festgeschrieben werden darf. Nur grüne Buchungen gelangen in den Stapel für DATEV oder Addison. Wer diese Grenze kennt, kann die Vorbereitung so einordnen, wie sie tatsächlich gebaut ist: als kontrollierten Schritt vor der weiteren Verarbeitung.
Für die Auswahl des Umfangs stehen die genannten Pakete und die Demo zur Verfügung. Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Bei jährlicher Zahlung ergeben sich zwölf Monatspreise abzüglich 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten beim Sparpaket sowie bis zu 3.000 Buchungen bei Professionell; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Maßgeblich bleibt daher der konkrete lokale Ablauf mit Beleg, Bankzeile, Ampelfarbe und menschlicher Speicherung.
Kurz gefragt
Verlässt ein Beleg den PC des Kunden?
Nein. Nach den für diese Buchungsvorbereitung geltenden Angaben laufen die Verarbeitung und die Prüfung auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Die Bank wird über eine CSV-Datei eingebunden, die gelesen wird. Das bedeutet nicht, dass die Datei automatisch in fertige Buchungen umgewandelt wird. Jede Zeile bleibt Gegenstand der Prüfung durch die Person am PC. Sie entscheidet, ob ein passender Beleg vorhanden ist, ob das Konto bekannt ist und ob die Zuordnung sicher genug ist. Fehlt der Beleg, erhält die Zeile Rot. Fehlt ein Konto oder bleibt die Zuordnung unsicher, wird sie Gelb. Erst wenn die Zeile Grün ist, darf sie festgeschrieben werden. Die lokale Verarbeitung und die menschliche Speicherung gehören daher zusammen.
Bucht das Programm die CSV-Zeilen automatisch?
Nein. Das Programm liest die CSV der Bank, bucht aber nicht von allein. Die Zeile wird von der Person geprüft und gespeichert. Ein bereits geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Dieser Vorschlag ersetzt keine Entscheidung und führt nicht selbstständig zur Festschreibung. Ebenso setzt das Programm keine Kontonummer, die bisher nicht in den Büchern stand. Der Arbeitsgang lässt sich deshalb über die Ampelfarben nachvollziehen: Rot zeigt den fehlenden Beleg, Gelb macht ein fehlendes Konto oder eine unsichere Zuordnung sichtbar, und nur Grün wird festgeschrieben. Der spätere Stapel für DATEV oder Addison besteht ausschließlich aus diesen festgeschriebenen grünen Buchungen. Offene oder unklare Zeilen gehören nicht in diesen Stapel.
Wie werden besondere Beträge und Aufteilungen berücksichtigt?
Für die genannten Sachverhalte gelten feste Angaben, die bei der Prüfung der jeweiligen Zeile mit dem Beleg abgeglichen werden. Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt. Bei Geschenken gilt bis einschließlich 31. Dezember 2023 ein Betrag von 35 Euro; ab dem 1. Januar 2024 sind 50 Euro genannt. Für ein geringwertiges Wirtschaftsgut gilt eine Grenze von 800 Euro netto. Der Sammelposten umfasst den Bereich von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto. Diese Werte ändern nichts am Grundprinzip der Ampelprüfung. Ein Belegmangel führt zu Rot, eine fehlende Kontenangabe oder unsichere Zuordnung zu Gelb. Erst nach der Prüfung und der Entscheidung durch die Person am PC kann die Zeile Grün werden und in den Stapel gelangen.
Welche Preise und Mengen gelten für die Pakete?
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto pro Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis wird aus zwölf Monatspreisen abzüglich 10 Prozent gebildet. Genannt sind dafür 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen beim Sparpaket bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten. Für Professionell sind bis zu 3.000 Buchungen genannt. Bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Die Paketangaben ändern außerdem nichts an der fachlichen Begrenzung des Programms: Es liest die Bank-CSV, bucht nicht automatisch, erzeugt den Stapel nur aus festgeschriebenen grünen Buchungen und sendet weder eine Steuererklärung noch erledigt es eine Lohnabrechnung.