DATEV-Stapel vorbereiten
Beim DATEV-Stapel vorbereiten werden Bankzeilen, Belege, Konten und Buchungstexte auf dem PC des Kunden zusammengeführt und vor dem Export geprüft. Die CSV der Bank wird gelesen, aber das Programm bucht nicht von allein: Der Mensch prüft die Zeile und speichert sie selbst. Eine grüne Zeile kann anschließend in den Stapel für DATEV oder Addison gelangen. Rote und gelbe Zeilen bleiben außen vor. Diese Anleitung beschreibt den konkreten Weg von der vorhandenen CSV bis zum fertigen Stapel, ohne einen automatischen Buchungslauf oder eine Steuererklärung vorauszusetzen. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Dauer
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske, die auch für die Vorbereitung der Buchungen verwendet wird. Für den eigentlichen Vorgang ist deshalb keine zweite Oberfläche beschrieben. Die Dauer des einzelnen Prüfschritts hängt an den vorhandenen Bankzeilen, Belegen, Konten und Buchungstexten. Fest steht: Das Programm liest eine CSV der Bank, schlägt bei einer bereits geprüften ähnlichen Zeile einen Buchungstext vor und wartet anschließend auf die Entscheidung des Menschen. Es speichert die Zeile nicht ohne diese Entscheidung.
Für die Nutzung stehen drei Monatspreise fest: Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis beträgt jeweils zwölf Monatspreise minus 10 Prozent. Daraus ergeben sich 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Diese Angaben beschreiben die verfügbaren Pakete, nicht eine zusätzliche Bearbeitungszeit. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht.
Material
Benötigt werden der PC des Kunden, die CSV der Bank, die zugehörigen Belege sowie die im Buchungsrahmen vorhandenen Konten. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Die CSV wird gelesen, damit die Bankzeilen mit Datum, Betrag und Text vorliegen. Für jede Zeile muss die passende Unterlage auffindbar sein. Fehlt der Beleg, ist die Zeile rot. Ein kleiner Betrag ändert daran nichts: Auch eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto ersetzt keinen fehlenden Beleg.
Außerdem gehören geprüfte Buchungstexte und die Kontenlogik zum Material für die Prüfung. Ein bereits geprüfter Buchungstext liegt für die nächste ähnliche Zeile bereit. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Diese Punkte müssen bei der Zuordnung berücksichtigt werden, bevor eine Zeile als grün festgeschrieben werden kann.
Schritt 1
Lesen Sie zunächst die CSV der Bank ein und betrachten Sie die darin enthaltenen Zeilen einzeln. Der erste Schritt besteht nicht darin, automatisch Buchungen auszulösen, denn das Programm bucht nicht von allein. Die Bankdaten liefern den Ausgangspunkt für die Prüfung. Der Mensch entscheidet, ob die Zeile mit einem Beleg, einem Konto und einem passenden Buchungstext verbunden werden kann. Ein früher geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Er ist eine Hilfe für die Zuordnung, aber keine selbsttätige Buchung.
Ordnen Sie die Lieferanten ihrem eigenen Konto zu und bleiben Sie bei Kontonummern, die bereits in den Büchern standen. Eine bislang nie verwendete Kontonummer setzt das Programm nicht. Achten Sie zusätzlich auf den ersten Bankstand: Dieser wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Für einzelne IBANs ist kein eigener Saldo eingebaut. Der erste Prüfschritt schafft damit die Grundlage für die folgenden Entscheidungen, ohne eine Kontonummer oder einen Eröffnungssaldo eigenständig zu ergänzen.
Schritt 2
Prüfen Sie danach, ob zu jeder Bankzeile der Beleg vorhanden ist. Fehlt der Beleg, wird die Zeile rot. Rot bedeutet für diesen Ablauf, dass die Zeile nicht festgeschrieben werden darf. Die Farbe richtet sich hier nicht nach der Höhe des Betrags. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto und kann bei vorhandener Unterlage mit weniger Angaben auskommen; fehlt die Unterlage vollständig, bleibt die Zeile trotzdem rot. Die vorhandene CSV allein macht aus einer ungeklärten Zahlung keine fertige Buchung.
Kontrollieren Sie parallel die besondere Einordnung einzelner Belege. Bewirtung teilt 70 zu 30. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 die Grenze von 50 Euro. Für geringwertige Wirtschaftsgüter gilt ein Betrag bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Diese Betrags- und Datumsangaben gehören in die inhaltliche Prüfung der jeweiligen Zeile; sie machen eine rote Zeile ohne Beleg nicht grün.
Schritt 3
Ist ein Beleg vorhanden, prüfen Sie die Kontenzuordnung und den Buchungstext. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, wird die Zeile gelb. Gelb bedeutet, dass die Zeile noch nicht festgeschrieben wird. Eine ähnliche frühere Zeile kann einen geprüften Buchungstext für den nächsten vergleichbaren Vorgang bereithalten. Trotzdem bleibt die aktuelle Zeile eine eigene Prüfung. Der bereitliegende Text ersetzt weder den Beleg noch die Entscheidung des Menschen und erlaubt auch keine neue Kontonummer, die nie in den Büchern stand.
Bei Lieferanten verwenden Sie deren eigenes Konto. Beim ersten Bankstand berücksichtigen Sie die einmalige Buchung gegen die Saldenvorträge. Verlassen Sie sich nicht auf einen automatisch gebildeten Saldo je IBAN, weil ein solcher Saldo nicht eingebaut ist. Prüfen Sie die Zuordnung deshalb anhand der vorhandenen Konten und der konkreten Bankzeile. Sobald ein Konto fehlt oder die Zuordnung unklar bleibt, bleibt die Ampel gelb. Erst eine eindeutig geprüfte Zeile kann im nächsten Schritt durch den Menschen gespeichert werden.
Schritt 4
Speichern Sie nur die grüne Zeile. Das Programm bucht nicht selbstständig; die Zeile wird vom Menschen geprüft und gespeichert. Rot steht für einen fehlenden Beleg, gelb für fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung. Beide Farben gehören daher nicht in den fertigen Stapel. Grün ist die einzige Farbe, bei der die Buchung festgeschrieben werden darf. Der Ablauf endet nicht schon mit einem Vorschlag für den Buchungstext, sondern erst mit der bewussten Speicherung der geprüften Zeile.
Für den Stapel für DATEV oder Addison zählen ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Rote und gelbe Zeilen werden nicht als fertige Stapelbuchungen behandelt. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Der Zweck dieses Schritts ist enger: geprüfte Buchungen aus den Bankzeilen und Belegen so bereitzustellen, dass nur die grün festgeschriebenen Einträge im Stapel erscheinen. Die Entscheidung über jede einzelne Zeile bleibt beim Menschen.
Prüfung
Führen Sie vor dem Export eine letzte Far Prüfung durch: Rot muss wegen eines fehlenden Belegs zurückgestellt werden, gelb wegen eines fehlenden Kontos oder einer unsicheren Zuordnung. Nur grüne Zeilen dürfen festgeschrieben sein. Prüfen Sie außerdem, ob der Buchungstext aus einer ähnlichen früheren Zeile tatsächlich passt, ob das verwendete Konto bereits in den Büchern stand und ob der Lieferant sein eigenes Konto erhalten hat. Kontrollieren Sie den ersten Bankstand gegen die Saldenvorträge und erwarten Sie keinen eingebauten Saldo je IBAN.
Zum Abschluss muss der Stapel ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen enthalten. Kontrollieren Sie die Sonderwerte nochmals dort, wo sie berührt werden: Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt, Geschenke liegen bis zum 31. Dezember 2023 bei 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 bei 50 Euro, GWG gilt bis 800 Euro netto, der Sammelposten von 250,01 bis 1.000 Euro und die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto. Der Export ersetzt weder eine Steuererklärung noch eine Lohnabrechnung. Er stellt nur die geprüften grünen Buchungen für DATEV oder Addison bereit.
Kurz gefragt
Bucht das Programm die Bankzeilen automatisch?
Nein. Eine CSV der Bank wird gelesen, aber das Programm bucht nicht von allein. Eine frühere Prüfung kann für die nächste ähnliche Zeile einen geprüften Buchungstext bereitstellen. Dieser Text ist ein Vorschlag für die weitere Prüfung und keine automatisch gespeicherte Buchung. Der Mensch prüft die Bankzeile, den Beleg, das Konto und die Zuordnung und speichert die Zeile selbst. Fehlt der Beleg, bleibt sie rot. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, bleibt sie gelb. Erst eine grüne Zeile wird festgeschrieben und kann in den Stapel für DATEV oder Addison gelangen.
Welche Zeilen dürfen in den Stapel?
In den Stapel für DATEV oder Addison gehören nur festgeschriebene grüne Buchungen. Eine rote Zeile hat keinen vorhandenen Beleg und darf deshalb nicht als fertige Buchung behandelt werden. Eine gelbe Zeile hat entweder ein fehlendes Konto oder eine unsichere Zuordnung und bleibt ebenfalls außerhalb des fertigen Stapels. Die Farbe grün steht für eine geprüfte Zeile, die der Mensch gespeichert hat. Das Programm übernimmt dabei weder eine Steuererklärung noch eine Lohnabrechnung. Der Stapel enthält deshalb nur das Ergebnis der beschriebenen Buchungsprüfung und keine weiteren steuerlichen oder lohnbezogenen Vorgänge.
Was gilt bei Konten, Lieferanten und dem ersten Bankstand?
Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Deshalb wird eine unbekannte Nummer nicht einfach durch den Ablauf ergänzt. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Bei der Prüfung muss daher zwischen der konkreten Bankzeile, dem vorhandenen Lieferantenkonto und dem einmaligen ersten Bankstand unterschieden werden. Wenn ein Konto fehlt oder die Zuordnung nicht sicher ist, erhält die Zeile die Farbe gelb und wird nicht festgeschrieben, auch wenn ein passender Buchungstext aus einer ähnlichen Zeile bereitliegt.
Welche Beträge und Zeitpunkte muss ich bei Belegen beachten?
Für Bewirtung gilt die Aufteilung 70 zu 30. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 ein Betrag von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 ein Betrag von 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten liegt von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Angaben gehören in die Prüfung der jeweiligen vorhandenen Unterlage. Sie machen eine Zeile ohne Beleg nicht verwendbar: Fehlt der Beleg, ist die Zeile rot. Bei fehlenden Konten oder unsicherer Zuordnung ist sie gelb. Nur grün darf gespeichert und in den Stapel übernommen werden.