Buchhaltung Anleitung
Diese Buchhaltung Anleitung ist die Säule. Jeder Schritt darunter hat eine eigene Seite.
Die Demo ist dieselbe Maske wie danach. Wer die Schritte vorher lesen will, findet sie hier. Die Bücher bleiben auf diesem PC.
Demo · Erste Schritte · Ampel · Pakete · Support
1. Rahmen setzen
Wählen Sie SKR 03 oder SKR 04 und entscheiden Sie, ob Sie in der Fachansicht oder in Alltagssprache arbeiten. Diese Wahl bleibt auf dem PC gespeichert.
2. Belege sammeln
Legen Sie vorhandene PDFs, Fotos und Scans auf diesem Rechner bereit. So finden Sie die Belege bei der Buchung wieder.
3. Bank importieren
Übernehmen Sie die CSV der Bank mit Datum, Betrag und Buchungstext. Prüfen Sie den Anfangssaldo als Buchung gegen die Saldenvorträge.
4. Vorschläge prüfen
Sehen Sie den Vorschlag aus Beleg oder Banktext an und prüfen Sie die Kontierung. Speichern Sie nur, was für Ihre Bücher passt.
5. Ampel klären
Arbeiten Sie rote und gelbe Zeilen durch. Ohne Beleg bleibt eine Zeile rot, bei unklarem Konto oder unsicherer Zuordnung gelb.
6. Stapel exportieren
Wenn alle Zeilen grün sind, schreiben Sie sie fest und exportieren den Stapel für DATEV oder Addison. Die Kanzlei erhält damit die vorbereitete Arbeit.
Diese Anleitung zeigt die Arbeit mit dem Programm auf dem PC des Kunden. Sie beschreibt, was mit einer CSV der Bank geschieht, wie Belege und Buchungstexte behandelt werden und wann eine Buchungszeile festgeschrieben werden darf. Anleitung bedeutet hier: erst lesen, dann prüfen und erst am Ende speichern. Belege und Buchungstexte verlassen den PC des Kunden nicht. Das Programm bucht nicht von selbst, sondern legt der verantwortlichen Person eine Zeile und, wenn vorhanden, einen geprüften Buchungstext vor. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Dauer
Die Anleitung richtet sich nach dem tatsächlichen Umfang der jeweiligen Bankdatei, der vorhandenen Belege und der offenen Zuordnungen. Eine feste Bearbeitungsdauer wird hier nicht genannt, weil die Vorgabe dafür keinen Wert festlegt. Fest steht nur der Zeitraum der Demo: Sie dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Damit lässt sich die Arbeitsweise in der vorgesehenen Oberfläche ansehen, ohne dass für die Demo ein anderer Ablauf behauptet wird.
Für die Nutzung stehen drei Monatspreise fest: Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell kostet 149 Euro und Ultra kostet 299 Euro. Der Jahrespreis berechnet sich aus zwölf Monatspreisen abzüglich 10 Prozent. Daraus ergeben sich 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen beim Sparpaket bis zu 500 Buchungen, bei Professionell bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen sowie bei Ultra keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht.
Material
Für den beschriebenen Vorgang gehört die CSV der Bank zum benötigten Material. Diese Datei wird gelesen, damit ihre Zeilen in der Arbeitsumgebung erscheinen. Zusätzlich gehören die zugehörigen Belege dazu, denn eine Zeile ohne Beleg wird rot markiert. Buchungstexte dienen der Zuordnung; ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Alle Belege und Buchungstexte bleiben auf dem PC des Kunden.
Außerdem werden die Konten der Lieferanten und die Angaben zu den Saldenvorträgen benötigt, soweit sie für die Zuordnung der Zeile relevant sind. Lieferanten haben jeweils ihr eigenes Konto. Eine Kontonummer, die zuvor nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Diese Punkte gehören deshalb zur Prüfung des Materials und dürfen nicht durch eine automatische Annahme ersetzt werden.
Schritt 1
Im ersten Schritt wird die CSV der Bank gelesen. Das Programm verarbeitet die darin enthaltenen Bankzeilen auf dem PC des Kunden. Dabei verlassen weder die Belege noch die Buchungstexte diese Maschine. Das Einlesen selbst ist noch keine Buchung: Das Programm bucht nicht von allein. Die Bankdatei liefert also die Grundlage für die weitere Bearbeitung, während die verantwortliche Person jede Zeile anhand der vorhandenen Angaben und Belege betrachtet.
Beim Start der Zuordnung ist außerdem der erste Bankstand zu beachten. Dieser wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Für die Lieferanten gilt, dass jeder Lieferant sein eigenes Konto hat. Eine pauschale Zusammenfassung über eine IBAN ist nicht eingebaut, weil kein Saldo je IBAN vorgesehen ist. Ebenso wird keine Kontonummer neu gesetzt, wenn sie zuvor nie in den Büchern stand. Schritt 1 schafft damit die Ausgangslage, ohne eine Festschreibung vorwegzunehmen.
Schritt 2
Im zweiten Schritt wird jede gelesene Zeile mit dem passenden Beleg und dem vorgesehenen Konto betrachtet. Fehlt der Beleg, erscheint die Zeile rot. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, wird sie gelb. Diese Farben zeigen, ob die Zeile bereits festgeschrieben werden darf. Rot bedeutet, dass der notwendige Beleg fehlt. Gelb bedeutet, dass eine Kontenangabe fehlt oder die Zuordnung nicht sicher ist. Beide Farben stehen damit für eine offene Prüfung.
Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Das hilft bei einer wiederkehrenden Beschreibung, ersetzt aber nicht die Prüfung der jeweiligen Zeile. Eine neue Kontonummer wird nicht gesetzt, wenn sie nie in den Büchern stand. Der Mensch entscheidet außerdem, ob die vorgeschlagene Zuordnung tatsächlich zur Zeile und zum Beleg passt. Das Programm nimmt diese Entscheidung nicht vollständig ab und speichert auch an dieser Stelle noch nicht selbstständig.
Schritt 3
Im dritten Schritt werden die fachlichen Werte berücksichtigt, die für bestimmte Belegarten gelten. Bewirtung wird im Verhältnis 70 zu 30 geteilt. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 die Grenze von 50 Euro. Für ein geringwertiges Wirtschaftsgut gilt ein Betrag bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto.
Diese Grenzen sind keine allgemeine Freigabe für eine Buchung. Sie gehören zur inhaltlichen Prüfung der jeweiligen Zeile und ihres Belegs. Die Person, die die Zeile bearbeitet, muss deshalb die passende zeitliche Grenze und die passende Belegart beachten. Bei einer Bewirtung ist die Teilung 70 zu 30 anzuwenden; bei einem Geschenk ist das Datum für die Grenze entscheidend. Ein Wert für ein Wirtschaftsgut wird netto geprüft, während die Grenze der Kleinbetragsrechnung brutto angegeben ist.
Schritt 4
Im vierten Schritt wird die geprüfte Zeile gespeichert. Das darf nur geschehen, wenn sie grün ist. Eine rote Zeile bleibt wegen des fehlenden Belegs offen. Eine gelbe Zeile bleibt ebenfalls offen, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Erst die grüne Zeile wird festgeschrieben. Die verantwortliche Person löst diesen Speichervorgang aus; das Programm bucht nicht automatisch von allein. Damit bleibt die Entscheidung beim Menschen und nicht bei der eingelesenen CSV.
Für den späteren Stapel werden ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen berücksichtigt. Der Stapel kann für DATEV oder Addison bestimmt sein, enthält aber keine roten und keine gelben Zeilen. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Die Anleitung endet daher nicht mit einer steuerlichen Übermittlung, sondern mit der kontrollierten Festschreibung der zulässigen grünen Buchungen und der Bereitstellung dieses eingeschränkten Stapels.
Prüfung
Vor dem Abschluss wird die Farbfolge der Zeilen kontrolliert: Rot weist auf einen fehlenden Beleg hin, Gelb auf fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung, und Grün kennzeichnet die Zeile, die festgeschrieben werden darf. Zusätzlich wird geprüft, ob der erste Bankstand einmal gegen die Saldenvorträge gebucht wurde, ob der jeweilige Lieferant sein eigenes Konto besitzt und ob keine neue Kontonummer für ein Konto gesetzt wurde, das nie in den Büchern stand.
Danach wird der Inhalt des Stapels betrachtet. Er darf nur festgeschriebene grüne Buchungen enthalten. Die Prüfung umfasst außerdem die festgelegten Sachgrenzen: Bewirtung 70 zu 30, Geschenke mit 35 Euro bis zum 31. Dezember 2023 und 50 Euro ab dem 1. Januar 2024, GWG bis 800 Euro netto, Sammelposten von 250,01 bis 1.000 Euro sowie Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto. Die Prüfung bestätigt keinen Versand einer Steuererklärung und keine Lohnabrechnung, weil beides nicht zum Programm gehört.
Kurz gefragt
Bucht das Programm die eingelesenen Bankzeilen automatisch?
Nein. Die CSV der Bank wird gelesen, aber das Programm bucht nicht von allein. Die Zeile wird von der verantwortlichen Person geprüft und anschließend gespeichert, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Eine rote Zeile weist auf einen fehlenden Beleg hin. Eine gelbe Zeile zeigt fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen, ersetzt aber weder die Prüfung des Belegs noch die Entscheidung des Menschen. Dadurch bleibt die Festschreibung ein bewusster Arbeitsschritt.
Was enthält der Stapel für DATEV oder Addison?
Der Stapel enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Rote Zeilen mit fehlendem Beleg und gelbe Zeilen mit fehlenden Konten oder unsicherer Zuordnung gehören nicht hinein. Die Farbe Grün bedeutet in diesem Ablauf, dass die Zeile geprüft und festgeschrieben wurde. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Belege und Buchungstexte verlassen den PC des Kunden nicht. Für die Arbeit mit Lieferanten gilt außerdem: Jeder Lieferant hat sein eigenes Konto, und ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut.
Welche Grenzen müssen bei der Prüfung beachtet werden?
Bei Bewirtung wird im Verhältnis 70 zu 30 geteilt. Geschenke liegen bis zum 31. Dezember 2023 bei 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 bei 50 Euro. Für GWG gilt ein Betrag bis 800 Euro netto. Der Sammelposten liegt von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Angaben beschreiben die in der Anleitung zu berücksichtigenden Grenzen. Sie machen eine Zeile nicht automatisch grün. Erst wenn Beleg, Konto und Zuordnung geprüft sind, darf die verantwortliche Person eine grüne Zeile festschreiben.