Buchhaltung selber machen: Schritte mit Belegen, Bank-CSV und Ampelprüfung
Buchhaltung selber machen bedeutet hier, die Bankdaten einzulesen, jede Zeile mit einem passenden Buchungstext zu versehen und die Buchung erst nach der Prüfung festzuschreiben. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Eine CSV der Bank wird gelesen; eine Buchung entsteht jedoch nicht automatisch. Der Mensch speichert die geprüfte Zeile. Diese Anleitung ordnet den Vorgang in Dauer, Material, vier Schritte und die abschließende Prüfung ein. So bleibt erkennbar, welche Zeilen noch fehlen, welche Zuordnung unsicher ist und welche Buchungen bereits für den Stapel bereitliegen.
Dauer
Für die zeitliche Einordnung stehen zwei Angaben fest: Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Außerdem werden Preise für einen Monat und für ein Jahr genannt. Das ist keine Aussage über eine bestimmte Bearbeitungszeit je Beleg, denn eine solche Dauer ist nicht angegeben. Für den beschriebenen Vorgang ist deshalb entscheidend, dass die einzelnen Bankzeilen nacheinander gelesen, mit Belegen abgeglichen, farblich eingeordnet und erst danach gespeichert werden. Das Programm bucht nicht von allein.
Die wiederkehrende Arbeit besteht aus dem Lesen einer CSV der Bank, dem Zuordnen eines Buchungstextes und dem bewussten Speichern der Zeile. Ein geprüfter Buchungstext liegt anschließend für die nächste ähnliche Zeile bereit. Die Dauer hängt damit nicht an einer automatisch gesetzten Kontonummer oder an einer eingebauten Saldenlogik; beides darf nicht vorausgesetzt werden. Für die Demo bleibt die Maske gleich, und die Prüfung umfasst genau die Angaben, die in den Zeilen, Belegen und Konten vorhanden sind.
Material
Benötigt werden eine CSV der Bank, die zugehörigen Belege, Buchungstexte und die vorhandenen Konten. Die CSV wird vom Programm gelesen, aber nicht selbstständig verbucht. Der Mensch speichert jede Zeile. Ein Beleg ist für die Ampel wichtig: Fehlt er, wird die Zeile rot. Fehlen Konten oder bleibt die Zuordnung unsicher, erscheint die Zeile gelb. Erst eine grüne Zeile kann festgeschrieben werden.
Zum Material gehört außerdem die Information, welches Konto zu einem Lieferanten gehört. Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Eine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Für den späteren Austausch wird nur der Stapel mit festgeschriebenen grünen Buchungen verwendet; er enthält keine noch roten oder gelben Zeilen.
Schritt 1
Lesen Sie zunächst die CSV der Bank ein und betrachten Sie die dadurch angezeigten Zeilen. Der Import allein ist noch keine Buchung, weil das Programm nicht von allein bucht. Für jede Zeile ist der passende Beleg heranzuziehen. Fehlt der Beleg, erhält die Zeile die Farbe Rot. Diese Farbe zeigt an, dass die Zeile nicht als grüne, festgeschriebene Buchung behandelt werden darf. Die erste Aufgabe besteht daher darin, die Bankzeile und den vorhandenen Beleg einander zuzuordnen.
Prüfen Sie bei diesem ersten Schritt ebenfalls, ob die benötigten Konten vorhanden sind. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, wird die Zeile gelb. Die Farblogik trennt damit fehlende Unterlagen von einer unklaren Kontenzuordnung. Eine grüne Zeile liegt erst vor, wenn der Beleg vorhanden ist und die Zuordnung für die Zeile passt. Das Programm ersetzt diese Prüfung nicht und legt auch keine Kontonummer an, die zuvor nie in den Büchern stand.
Schritt 2
Ordnen Sie einer geprüften Zeile den Buchungstext und das passende Konto zu. Bei Lieferanten ist zu berücksichtigen, dass jeder Lieferant sein eigenes Konto hat. Ein Buchungstext, der geprüft wurde, liegt für die nächste ähnliche Zeile bereit. Diese Bereitstellung ist eine Hilfe für die folgende Zuordnung, aber keine automatische Buchung. Die nächste Zeile wird dadurch nicht ohne menschliche Entscheidung festgeschrieben; der Mensch speichert sie erst nach seiner Prüfung.
Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Diese Angabe ist von der Zuordnung einzelner Lieferanten und Bankzeilen zu unterscheiden. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Deshalb darf aus einer IBAN kein automatisch vorhandener Saldo je Konto abgeleitet werden. Für jede Zeile bleibt maßgeblich, ob Beleg, Konto und Zuordnung ausreichen. Unsicherheit führt zur gelben Zeile, ein fehlender Beleg zur roten Zeile.
Schritt 3
Prüfen Sie nun die steuerlichen Zuordnungen, die im beschriebenen Umfang vorgesehen sind. Bewirtung teilt 70 zu 30. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 die Grenze von 50 Euro. Für geringwertige Wirtschaftsgüter gilt eine Grenze von 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto.
Diese Beträge und Zeitpunkte sind bei der Prüfung der jeweiligen Zeile heranzuziehen. Sie ändern nichts an der Ampelregel: Ein Beleg, der fehlt, führt zu Rot; fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung führen zu Gelb. Nur Grün darf festgeschrieben werden. Die Entscheidung wird nicht durch eine selbsttätige Buchung ersetzt. Der Mensch speichert die Zeile, nachdem der Buchungstext und die dazugehörige Zuordnung geprüft wurden.
Schritt 4
Speichern Sie eine Zeile erst dann, wenn sie grün ist. Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. Gelb bedeutet, dass Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Grün bedeutet in diesem Ablauf, dass die Zeile festgeschrieben werden kann. Die Reihenfolge ist deshalb klar: CSV lesen, Beleg und Konten prüfen, Buchungstext zuordnen, Farbe beachten und erst bei Grün speichern. Das Programm nimmt dem Menschen weder das Speichern noch die Prüfung ab.
Nach dem Festschreiben wird die Buchung für den Stapel berücksichtigt. Der Stapel für DATEV oder Addison enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Rote und gelbe Zeilen gehören nicht in diesen Stapel. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Der beschriebene Zweck endet damit bei den geprüften Buchungen und dem daraus gebildeten Stapel, nicht bei einer Steuererklärung oder einer Lohnabrechnung.
Prüfung
Prüfen Sie am Ende jede Zeile nach der Ampel: Ist der Beleg vorhanden, darf die Zeile nicht wegen eines fehlenden Belegs rot sein. Sind die Konten vorhanden und ist die Zuordnung sicher, darf sie nicht gelb bleiben. Nur wenn die Zeile grün ist, wird sie festgeschrieben. Kontrollieren Sie außerdem den Buchungstext und beachten Sie, dass ein bereits geprüfter Text für die nächste ähnliche Zeile bereitliegt. Eine bisher nie in den Büchern stehende Kontonummer wird nicht automatisch gesetzt.
Kontrollieren Sie zusätzlich den ersten Bankstand gegen die Saldenvorträge und berücksichtigen Sie, dass kein Saldo je IBAN eingebaut ist. Für den Export darf der Stapel ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen enthalten. Er ersetzt weder eine Steuererklärung noch eine Lohnabrechnung. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026. Die Preisangaben lauten Sparpaket 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis beträgt jeweils zwölf Monatspreise minus 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro.
Kurz gefragt
Bucht das Programm die eingelesene Bank-CSV automatisch?
Nein. Eine CSV der Bank wird gelesen, aber das Programm bucht nicht von allein. Die Zeile speichert der Mensch. Vor dem Speichern wird geprüft, ob der Beleg vorhanden ist, ob die benötigten Konten vorhanden sind und ob die Zuordnung sicher ist. Fehlt der Beleg, ist die Zeile rot. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, ist sie gelb. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Ein geprüfter Buchungstext liegt für die nächste ähnliche Zeile bereit, ohne dass dadurch die nächste Buchung automatisch entsteht.
Was geschieht, wenn ein Beleg oder ein Konto fehlt?
Ein fehlender Beleg macht die Zeile rot. Fehlen Konten oder bleibt die Zuordnung unsicher, wird die Zeile gelb. Beide Farben bedeuten, dass die Zeile noch nicht als festgeschriebene grüne Buchung in den Stapel gehört. Erst bei Grün darf der Mensch die Zeile speichern. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Die Farbanzeige trennt damit fehlende Unterlagen von einer unsicheren Kontenzuordnung und verhindert, dass eine nicht geprüfte Zeile in den Stapel für DATEV oder Addison gelangt.
Wie werden Lieferanten und der erste Bankstand behandelt?
Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Ein geprüfter Buchungstext liegt für die nächste ähnliche Zeile bereit, doch die Zeile wird nicht ohne menschliche Entscheidung gebucht. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Daher sind Lieferantenkonto, Saldenvorträge und Bankzeile getrennt zu betrachten. Für jede einzelne Zeile gelten weiterhin die Ampelregeln: Rot bei fehlendem Beleg, Gelb bei fehlenden Konten oder unsicherer Zuordnung und Grün als einzige Farbe für das Festschreiben.
Welche Grenzen und Preise sind angegeben?
Für Bewirtung gilt die Aufteilung 70 zu 30. Geschenke liegen bis zum 31. Dezember 2023 bei 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 bei 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto, der Sammelposten von 250,01 bis 1.000 Euro und eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto. Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 und Ultra 299. Die Jahrespreise betragen 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro.
Welche Mengen nennen die Karten?
Die Karten nennen für das Sparpaket bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten. Für Professionell werden 3.000 Buchungen genannt; die Angabe zu den Mandanten lautet ebenfalls bis zu 20. Bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Diese Angaben beschreiben die Karten und keine automatische Kontrolle im Ablauf. Unabhängig von der jeweiligen Karte bleibt die Buchungslogik gleich: Die Bank-CSV wird gelesen, der Mensch speichert die Zeile, und nur festgeschriebene grüne Buchungen gelangen in den Stapel für DATEV oder Addison.
Was ist im Stapel enthalten und was nicht?
Der Stapel für DATEV oder Addison enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Rote Zeilen wegen fehlender Belege und gelbe Zeilen wegen fehlender Konten oder unsicherer Zuordnung werden nicht als grüne Buchungen festgeschrieben und gehören deshalb nicht in diesen Stapel. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Der beschriebene Umfang umfasst damit das Lesen der Bank-CSV, die Prüfung der Zeilen, das Speichern durch den Menschen und den Stapel der geprüften grünen Buchungen.