Gleiche Vorarbeit in Firma und Kanzlei
Die gleiche Vorarbeit kann in der Firma und in der Kanzlei mit derselben Maske vorbereitet werden. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Für die Vorbereitung wird eine CSV der Bank gelesen; eine Buchung entsteht aber nicht von allein. Der Mensch prüft die Zeile, ergänzt oder bestätigt den Buchungstext und speichert sie. Eine grüne Zeile wird festgeschrieben, eine gelbe bleibt wegen fehlender Konten oder unsicherer Zuordnung offen, und eine rote Zeile weist auf einen fehlenden Beleg hin. So ist klar, welche Arbeit in der Firma erledigt werden kann und welche Buchungen der Kanzlei als grüner Stapel für DATEV oder Addison übergeben werden.
Ablauf
Die Vorarbeit beginnt auf dem PC des Kunden. Das Programm liest eine CSV der Bank und zeigt die einzelnen Zeilen mit ihren vorhandenen Angaben an. Die Bankdatei wird damit eingelesen, aber nicht automatisch in eine fertige Buchung verwandelt. Der Mensch speichert jede verwendete Zeile selbst. Zu einer Zeile gehört der Beleg, sofern er vorhanden ist, und der Buchungstext, der für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen kann. Wurde ein Buchungstext bereits geprüft, schlägt das Programm ihn bei einer ähnlichen Zeile vor. Das ist eine Hilfe für wiederkehrende Vorgänge, aber keine selbsttätige Buchung. Eine Kontonummer, die bisher in den Büchern nicht vorkam, setzt das Programm nicht eigenständig ein. Dadurch bleibt die Entscheidung über ein unbekanntes Konto beim Menschen.
Die Ampelfarbe macht den nächsten Arbeitsschritt sichtbar. Fehlt der Beleg, wird die Zeile rot angezeigt. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, erscheint sie gelb. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Aus diesen festgeschriebenen grünen Buchungen entsteht der Stapel für DATEV oder Addison. Die Übergabe enthält somit nicht ungeprüfte Bankzeilen und nicht bloß Vorschläge, sondern ausschließlich grüne, gespeicherte Buchungen. In der Firma kann die vorbereitende Arbeit vor der Kanzlei erledigt werden. In der Kanzlei kann dieselbe Maske für den jeweiligen Mandanten verwendet werden. Das Programm sendet keine Steuererklärung und erledigt keine Lohnabrechnung. Diese Abgrenzung gehört zum Ablauf und verhindert, dass die Vorarbeit mit einer vollständigen steuerlichen oder lohnbezogenen Bearbeitung verwechselt wird.
Vorteile und Nachteile
Ein Vorteil der gleichen Vorarbeit liegt in der klaren Trennung zwischen Vorschlag, Prüfung und Festschreibung. Wiederkehrende Buchungstexte müssen nicht für jede ähnliche Bankzeile neu formuliert werden, wenn ein früherer Text geprüft wurde. Trotzdem bleibt die einzelne Zeile sichtbar und speicherpflichtig. Die Ampelfarben helfen dabei, fehlende Unterlagen und unsichere Zuordnungen nicht mit fertigen Buchungen zu vermischen. Außerdem verlassen Belege und Buchungstexte den PC des Kunden nicht. Für die Kanzlei entsteht ein geordneter Stapel mit grünen Buchungen. Für die Firma ist erkennbar, welche Zeilen noch einen Beleg, ein Konto oder eine sichere Zuordnung benötigen. Die Arbeit kann deshalb zwischen Firma und Kanzlei aufgeteilt werden, ohne dass eine automatische Buchung als erledigte Prüfung missverstanden wird.
Die Grenzen sind ebenso wichtig. Das Programm setzt keine bislang nicht vorhandene Kontonummer selbst und entscheidet nicht dadurch über eine unklare Zuordnung, dass es eine Zeile einfach grün macht. Ein Lieferant hat sein eigenes Konto. Für den ersten Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht; ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Die Funktion ersetzt außerdem weder eine Steuererklärung noch eine Lohnabrechnung. Auch die Mengenangaben der Karten sind keine technische Sperre: Genannt werden bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten beim Sparpaket, 3.000 Buchungen bei Professionell und keine Obergrenze bei Ultra, doch das Programm prüft diese Mengen nicht. Wer die gleiche Vorarbeit nutzt, muss daher weiterhin auf Belege, Konten, Zuordnung und die eigene Speicherung achten.
Häufige Fehler
Ein häufiger Fehler ist, die eingelesene CSV als fertige Buchhaltung zu behandeln. Das Programm liest die Bankzeilen, bucht aber nicht von allein. Erst die Speicherung durch den Menschen macht aus einer geprüften Zeile eine festgeschriebene Buchung. Ebenso falsch wäre es, einen vorgeschlagenen Buchungstext ohne Prüfung als verbindlich anzusehen. Der Text liegt für die nächste ähnliche Zeile bereit, weil er zuvor geprüft wurde; er ersetzt nicht die Kontrolle der neuen Zeile. Bei einer Kontonummer, die noch nie in den Büchern stand, darf nicht davon ausgegangen werden, dass das Programm sie passend auswählt. Die Zeile braucht weiterhin eine menschliche Entscheidung. Wer diesen Unterschied übersieht, kann eine gelbe oder ungeklärte Zeile mit einer grünen Buchung verwechseln.
Ein weiterer Fehler ist der Umgang mit den Farben. Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. Gelb weist auf fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung hin. Nur Grün wird festgeschrieben. Deshalb gehört eine rote oder gelbe Zeile nicht in den Stapel für DATEV oder Addison. Auch die besonderen Beträge sollten nicht vermischt werden: Bewirtung teilt 70 zu 30. Für Geschenke gelten bis zum 31. Dezember 2023 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto, der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro, und eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Angaben ändern nicht die Ampelregeln und ersetzen keine fehlende Prüfung der jeweiligen Zeile.
Fazit
Die Antwort auf die Frage nach der gleichen Vorarbeit lautet: Firma und Kanzlei können dieselbe Maske für ihre jeweiligen vorbereitenden Buchungsarbeiten nutzen, solange die Aufgaben sauber getrennt bleiben. Die Bankdaten werden als CSV gelesen, der Mensch prüft und speichert jede Buchung, und ein geprüfter Buchungstext kann bei einer ähnlichen späteren Zeile bereitstehen. Rot, Gelb und Grün zeigen, ob ein Beleg fehlt, ob Konten oder Zuordnung unsicher sind oder ob eine Zeile festgeschrieben werden darf. Für die Kanzlei ist der daraus gebildete grüne Stapel die Grundlage für die weitere Arbeit in DATEV oder Addison. Nicht enthalten sind die Übermittlung einer Steuererklärung und die Lohnabrechnung.
Für die Auswahl des Pakets stehen eine 14-tägige Demo mit derselben Maske sowie drei Monatsvarianten zur Verfügung: Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis beträgt jeweils zwölf Monatspreise abzüglich 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen beim Sparpaket bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten, bei Professionell 3.000 Buchungen und bei Ultra keine Obergrenze; das Programm prüft diese Mengen nicht. Die Vorarbeit passt damit zu einer Firma oder Kanzlei, die den Prüf- und Speicherpunkt ausdrücklich beim Menschen belassen will. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Kurz gefragt
Verlässt die Vorarbeit den PC des Kunden?
Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Eine CSV der Bank wird auf diesem PC gelesen und dort als Grundlage für die weitere Prüfung angezeigt. Daraus folgt nicht, dass eine Bankzeile automatisch gebucht wird. Der Mensch prüft die Angaben, ordnet die Zeile ein und speichert sie selbst. Erst eine grüne Zeile, die gespeichert wurde, wird festgeschrieben. Rote Zeilen bleiben wegen eines fehlenden Belegs offen, gelbe Zeilen bleiben wegen fehlender Konten oder einer unsicheren Zuordnung offen. Die Verarbeitung der Vorarbeit ist deshalb an die Maschine des Kunden und an die dortige menschliche Prüfung gebunden.
Was passiert mit einem Buchungstext, der schon geprüft wurde?
Ein geprüfter Buchungstext liegt für die nächste ähnliche Zeile bereit. Das Programm kann ihn bei einem vergleichbaren Vorgang vorschlagen, damit ein wiederkehrender Text nicht jedes Mal neu formuliert werden muss. Dieser Vorschlag ist jedoch keine automatische Buchung und keine automatische Festschreibung. Die neue Zeile muss weiterhin betrachtet und vom Menschen gespeichert werden. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht selbst. Ist die Zuordnung deshalb unsicher oder fehlen Konten, wird die Zeile gelb. Fehlt der zugehörige Beleg, wird sie rot. Nur wenn die Zeile grün ist und gespeichert wurde, darf sie in den Stapel der festgeschriebenen grünen Buchungen gelangen.
Welche Buchungen werden an DATEV oder Addison übergeben?
Der Stapel für DATEV oder Addison enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Eingelesene CSV-Zeilen ohne menschliche Speicherung gehören nicht hinein. Ebenso werden rote Zeilen mit fehlendem Beleg und gelbe Zeilen mit fehlenden Konten oder unsicherer Zuordnung nicht als fertige Buchungen behandelt. Diese Begrenzung macht sichtbar, welche Vorarbeit abgeschlossen ist und welche Zeilen noch geklärt werden müssen. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Die Übergabe eines grünen Stapels ist daher nicht mit einer vollständigen steuerlichen Bearbeitung gleichzusetzen. Sie stellt nur die geprüften und festgeschriebenen Buchungen für die weitere Arbeit in der jeweils genannten Umgebung bereit.
Welche Preise und Mengen gelten für die Pakete?
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis wird aus zwölf Monatspreisen abzüglich 10 Prozent gebildet und beträgt 421,20 Euro, 1.609,20 Euro beziehungsweise 3.229,20 Euro. Die Karten nennen beim Sparpaket bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten, bei Professionell 3.000 Buchungen und bei Ultra keine Obergrenze. Diese Mengen werden vom Programm nicht geprüft. Die genannten Paketdaten beschreiben daher Preise und ausgewiesene Kartenangaben, aber keine automatische Mengenbegrenzung innerhalb des Programms. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.