Wiederkehrende Lieferanten
Wiederkehrende Lieferanten lassen sich mit einem klaren Prüfweg bearbeiten: Eine CSV der Bank wird eingelesen, ein bereits geprüfter Buchungstext kann für eine ähnliche Zeile bereitliegen, und der Mensch entscheidet weiterhin über die Festschreibung. Diese Anleitung zeigt, wie Sie die Zeile von der ersten Sichtung bis zum Stapel für DATEV oder Addison behandeln. Belege und Buchungstexte bleiben dabei auf dem PC des Kunden. Das Programm bucht nicht selbstständig und setzt keine neue Kontonummer in die Bücher.
Dauer
Die Dauer für wiederkehrende Lieferanten hängt nicht von einer automatischen Verbuchung ab, sondern von der Prüfung der jeweiligen Bankzeile. Eine CSV der Bank wird gelesen. Danach sehen Sie den Text, den Betrag und die Zuordnung in der Maske des Programms. Ein bereits geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Das verkürzt die wiederholte Suche nach derselben Zuordnung, ersetzt aber nicht Ihre Entscheidung. Die Zeile wird erst gespeichert, wenn der Mensch sie bewusst festschreibt.
Für den Einstieg steht eine Demo über 14 Tage zur Verfügung; sie zeigt dieselbe Maske. Die monatlichen Preise betragen beim Sparpaket 39 Euro netto, bei Professionell 149 Euro und bei Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis entspricht zwölf Monatspreisen abzüglich 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro oder 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht.
Material
Für die Bearbeitung brauchen Sie die CSV der Bank, die zugehörigen Belege und die vorhandenen Konten des Lieferanten. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Die CSV ist die Grundlage für die eingelesenen Bankzeilen; sie führt jedoch nicht zu einer Buchung ohne Ihre Bestätigung. Fehlt der Beleg, wird die Zeile rot angezeigt. So bleibt sichtbar, dass die Unterlage vor der Festschreibung noch fehlt.
Zusätzlich ist die Kontenlage wichtig. Jeder Lieferant hat sein eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Eine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, erscheint die Zeile gelb. Als Ergebnis kommt nur ein Stapel mit festgeschriebenen grünen Buchungen für DATEV oder Addison in Betracht.
Schritt 1
Lesen Sie zunächst die CSV der Bank ein und betrachten Sie die wiederkehrende Lieferantenzeile in der Maske. Der Text kann etwa zu einer regelmäßig auftretenden Zahlung gehören; aus den vorliegenden Angaben folgt aber keine automatische Buchung. Prüfen Sie deshalb, ob der passende Beleg vorhanden ist. Ist er nicht vorhanden, bleibt die Zeile rot. In diesem Zustand wird sie nicht festgeschrieben. Die Farbe dient als sichtbare Grenze zwischen einer noch unvollständigen Zeile und einer Zeile, die weiter geprüft werden kann.
Ordnen Sie die Zahlung dem eigenen Lieferantenkonto zu, sofern dieses Konto bereits in den Büchern vorhanden ist. Der Name allein erzeugt keine neue Kontonummer. Wenn das benötigte Konto fehlt, wird die Zeile gelb und bleibt offen. Gleiches gilt, wenn mehrere Zuordnungen möglich sind oder die Zuordnung unsicher ist. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht; ein automatisch gebildeter Saldo je IBAN gehört nicht zum Programm. Damit beginnt die Bearbeitung mit vorhandenen Konten und nicht mit einer erfundenen Nummer.
Schritt 2
Prüfen Sie anschließend den Buchungstext und die vorgeschlagene Zuordnung. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Das bedeutet: Wenn eine spätere Bankzeile dem bereits geprüften Text entspricht, sehen Sie den passenden Text als Grundlage für die erneute Entscheidung. Der Vorschlag wird nicht ohne Ihre Handlung zur Buchung. Sie prüfen weiterhin, ob der Beleg zur Zeile gehört und ob das Lieferantenkonto vorhanden ist. Erst danach können Sie die Zeile selbst speichern.
Achten Sie bei wiederkehrenden Sachverhalten auf die steuerliche Vorgabe, die zu den Fakten der Zahlung gehört. Bewirtung wird mit 70 zu 30 geteilt. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 die Grenze von 50 Euro. Für GWG gilt ein Betrag bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Angaben ersetzen nicht die Prüfung des einzelnen Belegs.
Schritt 3
Entscheiden Sie nun, ob die Zeile vollständig und eindeutig ist. Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. Gelb bedeutet, dass Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Nur Grün erlaubt die Festschreibung. Diese Ampel macht bei wiederkehrenden Lieferanten sichtbar, an welcher Stelle Ihre Prüfung noch nicht abgeschlossen ist. Ein grüner Zustand entsteht daher nicht allein dadurch, dass ein Text schon einmal vorkam. Auch die aktuelle Zeile muss mit ihrem Beleg und dem vorhandenen Lieferantenkonto zusammenpassen.
Das Programm schreibt die Buchung nicht von allein. Sie sehen den Buchungstext und die Zuordnung, prüfen die Angaben und speichern die Zeile als Mensch. Wenn sich der erste geprüfte Text später als ungeeignet erweist, muss die nächste ähnliche Zeile nicht blind übernommen werden. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, wird nicht gesetzt. So bleibt auch bei wiederholten Zahlungen die Kontenlage maßgeblich und nicht nur die Ähnlichkeit des Banktextes.
Schritt 4
Speichern Sie nur die grüne Zeile. Danach gehört sie zu den festgeschriebenen grünen Buchungen, die im Stapel für DATEV oder Addison enthalten sein können. Rote und gelbe Zeilen gehören nicht in diesen Stapel. Der Stapel besteht ausschließlich aus Buchungen, die diesen sichtbaren Prüfzustand erreicht haben. Das Programm sendet keine Steuererklärung und erledigt keine Lohnabrechnung. Der beschriebene Zweck bleibt damit auf die Prüfung und Vorbereitung der Buchungen aus der Bank-CSV begrenzt.
Bei den wiederkehrenden Lieferanten ist der konkrete Unterschied zwischen Vorschlag und Speicherung wichtig: Der geprüfte Buchungstext kann für eine ähnliche nächste Zeile bereitliegen, aber die Zeile wird nicht automatisch festgeschrieben. Sie entscheiden erneut und speichern selbst. Die Verarbeitung bleibt auf dem PC des Kunden; Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Für die weitere Übergabe verwenden Sie anschließend nur den Stapel der grünen, bereits festgeschriebenen Buchungen.
Prüfung
Kontrollieren Sie vor dem Abschluss vier Punkte: Ist die CSV eingelesen? Liegt der Beleg zur Bankzeile vor? Gibt es das richtige eigene Konto des Lieferanten bereits in den Büchern? Ist die Zuordnung eindeutig und die Zeile grün? Fehlt ein Beleg, muss die Zeile rot bleiben. Fehlen Konten oder besteht Unsicherheit, bleibt sie gelb. Erst bei Grün darf der Mensch speichern. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht; einen Saldo je IBAN erzeugt das Programm nicht.
Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026. Prüfen Sie außerdem die jeweils geltenden Grenzangaben am Beleg: 70 zu 30 bei Bewirtung, 35 Euro bei Geschenken bis zum 31. Dezember 2023, 50 Euro ab dem 1. Januar 2024, GWG bis 800 Euro netto, Sammelposten von 250,01 bis 1.000 Euro und Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto. Der fertige Stapel darf nur festgeschriebene grüne Buchungen enthalten. Für Fragen zum Anbieter gilt: Global Prepaid UG (haftungsbeschränkt), HRB 215359 B, Amtsgericht Charlottenburg, Skarbinastraße 63, 12309 Berlin, Telefon +49 30 70767051.
Kurz gefragt
Wird eine wiederkehrende Lieferantenzeile automatisch gebucht?
Nein. Eine CSV der Bank wird gelesen, und ein geprüfter Buchungstext kann für eine nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Die Zeile speichert sich jedoch nicht selbst. Der Mensch prüft Beleg, Konto und Zuordnung und entscheidet anschließend über die Speicherung. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Fehlt der Beleg, ist die Zeile rot; fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, ist sie gelb. Der Stapel für DATEV oder Addison enthält danach ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen.
Was passiert, wenn ein Lieferantenkonto noch nicht vorhanden ist?
Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Fehlt das benötigte Konto, wird die Zeile gelb und bleibt damit außerhalb der festgeschriebenen grünen Buchungen. Jeder Lieferant hat sein eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Die vorhandene Kontenlage muss deshalb bei der Prüfung berücksichtigt werden, bevor Sie eine Zeile speichern.
Welche Bedeutung haben die Farben der Bankzeile?
Rot zeigt an, dass der Beleg fehlt. Gelb weist darauf hin, dass Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Grün ist der Zustand, in dem die Zeile festgeschrieben werden darf. Die Farben bilden damit die sichtbare Prüfreihenfolge für wiederkehrende Lieferanten ab. Ein bekannter oder ähnlicher Buchungstext genügt allein nicht für Grün. Auch die aktuelle Zahlung braucht den passenden Beleg, ein vorhandenes Lieferantenkonto und eine eindeutige Zuordnung. Erst danach speichert der Mensch die Zeile.
Was enthält der Stapel für die weitere Verarbeitung?
Der Stapel für DATEV oder Addison enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Rote Zeilen mit fehlendem Beleg und gelbe Zeilen mit fehlenden Konten oder unsicherer Zuordnung gehören nicht hinein. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Sein beschriebener Beitrag liegt bei der Verarbeitung der Bank-CSV, der Bereitstellung eines bereits geprüften Buchungstextes für eine ähnliche Zeile und der Vorbereitung des Stapels nach einer menschlichen Prüfung.
Welche Preise und Mengen nennt die aktuelle Übersicht?
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Bei Jahreszahlung werden zwölf Monatspreise um 10 Prozent vermindert; daraus ergeben sich 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra besteht keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht.
Welche Fremdpreise sind auf der Vergleichsseite genannt?
Auf der Vergleichsseite werden Finmatics Basis mit 750 Euro, Plus mit 900 Euro, Pro mit 1050 Euro und Enterprise mit 1200 Euro im Monat bei Jahreszahlung genannt. docunest wird mit 99 Euro plus Basis ab 49 Euro aufgeführt. Für Candis stehen 389, 599 und 789 Euro, für Taxdoo ab 49 Euro. Diese Angaben gehören ausschließlich zur Vergleichsseite und sind keine Bewertung, kein Testsiegertitel und keine Aussage über die Qualität der Angebote.