Textgedächtnis
Das Textgedächtnis unterstützt die Zuordnung ähnlicher Bankzeilen, ohne Belege oder Buchungstexte vom PC des Kunden zu übertragen. Die zentrale Frage dieser Anleitung lautet: Wie wird aus einer bereits geprüften Zuordnung ein wiederverwendbarer Buchungstext? Eine CSV der Bank wird gelesen, die einzelne Zeile bleibt unter menschlicher Kontrolle, und nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Der Mensch speichert die Buchung. Das Programm bucht nicht von allein. Auf dieser Seite geht es deshalb um den konkreten Weg von der eingelesenen Bankzeile bis zum Stapel für DATEV oder Addison. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Dauer
Die Demo des Programms dauert 14 Tage. Während dieser Zeit zeigt die Demo dieselbe Maske, die auch für den beschriebenen Umgang mit Bankzeilen maßgeblich ist. Eine zusätzliche oder abweichende Oberfläche ist für die Demo nicht genannt. Für die Nutzung stehen drei Monatspreise fest: Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell kostet 149 Euro und Ultra kostet 299 Euro. Der Jahrespreis wird aus zwölf Monatspreisen abzüglich 10 Prozent gebildet.
Die daraus genannten Jahrespreise betragen 421,20 Euro für das Sparpaket, 1.609,20 Euro für Professionell und 3.229,20 Euro für Ultra. Die Karten nennen beim Sparpaket bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten, bei Professionell 3.000 Buchungen und bei Ultra keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Die Dauer der Demo und die Preisangaben sind damit von der Prüfung der Bankzeilen zu trennen: Die Maske zeigt den gleichen Bereich, die Mengen werden jedoch nicht automatisch kontrolliert.
Material
Benötigt wird eine CSV der Bank. Diese Datei wird gelesen, damit die Bankzeilen im Programm erscheinen. Hinzu kommt der jeweilige Beleg, soweit er vorhanden ist, sowie die Zuordnung zu einem Konto und der Buchungstext. Belege und Buchungstexte verlassen den PC des Kunden nicht. Das Programm läuft auf diesem PC. Damit beschreibt das Material zugleich die technische Grenze des Vorgangs: Die Bankdatei wird auf der Maschine verarbeitet, auf der das Programm läuft.
Für die weitere Prüfung sind außerdem die bereits geprüften Buchungstexte relevant. Ein geprüfter Buchungstext liegt für die nächste ähnliche Zeile bereit. Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Beim ersten Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Diese Punkte gehören zum Materialverständnis, weil sie festlegen, welche Angaben vorhanden sein müssen und welche Kontenlogik nicht automatisch ersetzt wird.
Schritt 1
Im ersten Schritt wird die CSV der Bank gelesen. Die Bankzeilen werden dadurch in der Maske sichtbar. Die Datei führt nicht unmittelbar zu einer fertigen Buchung, denn das Programm bucht nicht von allein. Die Zeile speichert der Mensch. Für jede Zeile bleibt daher die Unterscheidung zwischen dem eingelesenen Bankvorgang und der später festgeschriebenen Buchung erhalten. Der Start besteht aus dem Lesen der Datei, nicht aus einer automatischen Buchung.
Bereits bekannte Zuordnungen können für die nächste ähnliche Zeile als geprüfter Buchungstext bereitliegen. Das ist das Textgedächtnis: Ein zuvor geprüfter Text wird bei einer ähnlichen Zeile wieder angeboten. Die Kontonummer wird dabei nicht beliebig ergänzt. Stand eine Kontonummer nie in den Büchern, setzt das Programm sie nicht. Bei Lieferanten bleibt das jeweilige eigene Konto maßgeblich. So beginnt die Bearbeitung mit der vorhandenen Bankdatei, dem bekannten Buchungstext und den Konten, die tatsächlich in den Büchern standen.
Schritt 2
Nun wird die Zeile anhand der vorhandenen Angaben geprüft. Fehlt der Beleg, ist die Zeile rot. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, ist sie gelb. Diese Farben zeigen nicht denselben Zustand in verschiedenen Worten, sondern trennen fehlende Unterlagen, fehlende Konten und unsichere Zuordnung voneinander. Eine rote Zeile hat keinen Beleg. Eine gelbe Zeile braucht eine Klärung bei Konto oder Zuordnung. Beide Farben führen noch nicht zu einer festgeschriebenen grünen Buchung.
Der Buchungstext aus dem Textgedächtnis bleibt ein Vorschlag für die nächste ähnliche Zeile. Er ersetzt nicht die menschliche Prüfung der konkreten Bankzeile. Auch die Kontenentscheidung wird nicht durch eine frei erfundene Kontonummer ergänzt. Für den ersten Bankstand gilt zusätzlich: Er wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Diese Angaben markieren die Grenzen dessen, was in diesem Schritt aus der Bankzeile abgeleitet werden kann.
Schritt 3
Im dritten Schritt entscheidet der Mensch, ob die Angaben für die Zeile ausreichen. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Rot bleibt die Zeile, wenn der Beleg fehlt. Gelb bleibt sie, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Die Farbe ist damit an die Prüfung gebunden und nicht an eine automatische Vermutung. Das Programm kann einen bereits geprüften Buchungstext für eine ähnliche Zeile bereithalten, aber die Zeile wird erst durch den Menschen gespeichert.
Bei den inhaltlichen Regeln bleiben die genannten Grenzen bestehen. Bewirtung teilt 70 zu 30. Geschenke liegen bis zum 31. Dezember 2023 bei 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 bei 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten liegt von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Werte beschreiben die zu prüfenden Buchungsangaben; sie machen aus einer roten oder gelben Zeile nicht selbstständig eine grüne Zeile.
Schritt 4
Ist die Zeile grün und wird sie vom Menschen gespeichert, gehört sie zu den festgeschriebenen Buchungen. Erst diese grünen Buchungen gelangen in den Stapel für DATEV oder Addison. Der Stapel enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Rote Zeilen mit fehlendem Beleg und gelbe Zeilen mit fehlenden Konten oder unsicherer Zuordnung gehören nicht in diesen Stapel. Damit bleibt die Farbe unmittelbar mit dem Umfang der Übergabe verbunden.
Der Stapel ist keine Steuererklärung und keine Lohnabrechnung. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Seine beschriebene Aufgabe endet bei den festgeschriebenen grünen Buchungen für DATEV oder Addison. Die Speicherung bleibt eine Handlung des Menschen. Das Textgedächtnis hilft bei der nächsten ähnlichen Zeile, ersetzt aber weder die Prüfung der konkreten Angaben noch die Entscheidung, ob die Zeile festgeschrieben werden darf.
Prüfung
Die Prüfung lässt sich an einer festen Reihenfolge ablesen: Zuerst wird die CSV der Bank gelesen. Danach wird geprüft, ob der Beleg vorhanden ist, ob die benötigten Konten vorhanden sind und ob die Zuordnung sicher ist. Eine fehlende Beleggrundlage führt zu Rot. Fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung führen zu Gelb. Nur Grün darf festgeschrieben werden. Der Mensch speichert die Zeile. Der geprüfte Buchungstext kann anschließend für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen.
Für die abschließende Einordnung müssen außerdem die Grenzen des Programms beachtet werden. Belege und Buchungstexte verlassen den PC des Kunden nicht. Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht, ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Die Mengenangaben der Karten werden vom Programm nicht geprüft. Die Prüfung gilt daher dem einzelnen Vorgang und der festgeschriebenen grünen Zeile, nicht einer automatischen Kontrolle der genannten Buchungsmengen.
Kurz gefragt
Was bedeutet Textgedächtnis bei einer ähnlichen Bankzeile?
Textgedächtnis bedeutet hier, dass ein geprüfter Buchungstext für die nächste ähnliche Zeile bereitliegt. Grundlage ist eine zuvor geprüfte Zuordnung, die bei einer ähnlichen Bankzeile wieder als Text verfügbar sein kann. Das Programm bucht dadurch nicht selbstständig. Die Zeile speichert der Mensch. Auch eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, wird nicht gesetzt. Fehlt der Beleg, erhält die Zeile die Farbe Rot. Fehlen Konten oder bleibt die Zuordnung unsicher, wird sie Gelb. Erst eine grüne Zeile darf festgeschrieben werden. Der bereitliegende Text unterstützt also die nächste ähnliche Zeile, ersetzt aber nicht die Prüfung und Speicherung durch den Menschen.
Welche Buchungen gelangen in den Stapel für DATEV oder Addison?
Der Stapel enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Eine grüne Zeile setzt voraus, dass die Angaben für die konkrete Zeile geprüft wurden und der Mensch sie gespeichert hat. Eine rote Zeile gelangt nicht in den Stapel, wenn der Beleg fehlt. Eine gelbe Zeile gelangt nicht hinein, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Die Quelle kann eine eingelesene CSV der Bank sein; Belege und Buchungstexte verlassen dabei den PC des Kunden nicht. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Die Übergabe beschreibt somit den Stapel geprüfter grüner Buchungen und nicht eine darüber hinausgehende automatische Abwicklung.