Buchhaltung für Kanzleien
Buchhaltung für Kanzleien heißt hier: die Vorarbeit bleibt auf dem Kanzlei-PC, die Kanzlei öffnet nur festgeschriebene grüne Buchungen.
Der Buchungsassistent unterstützt Kanzleien bei der Prüfung wiederkehrender Bankzeilen und Belege, ohne die Entscheidung über eine Buchung abzunehmen. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Eine CSV der Bank wird eingelesen, danach prüft der Mensch jede vorgeschlagene Zeile. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Für die weitere Bearbeitung kann ein Stapel mit festgeschriebenen grünen Buchungen für DATEV oder Addison entstehen. Diese Seite erklärt den konkreten Ablauf, die Grenzen der Automatik, die Kennzeichnung in Rot, Gelb und Grün sowie die Angaben, die bei Preisen und Mengen am Stand der Prüfung gelten. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Ablauf
Der Ausgangspunkt ist eine CSV der Bank. Das Programm liest die darin enthaltenen Zeilen auf dem PC des Kunden. Es bucht nicht von allein: Die Zeile wird erst durch den Menschen gespeichert. Für eine nächste ähnliche Zeile kann ein geprüfter Buchungstext bereitliegen. Diese Unterstützung ersetzt nicht die Prüfung der konkreten Zeile. Auch eine Kontonummer, die bisher nicht in den Büchern stand, setzt das Programm nicht selbst ein. Dadurch bleibt die Entscheidung, ob ein Konto verwendet werden darf, bei der Person, die die Buchung kontrolliert.
Die Prüfung wird durch drei Farben sichtbar gemacht. Fehlt der Beleg, erscheint die Zeile rot. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, wird sie gelb angezeigt. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Der daraus gebildete Stapel für DATEV oder Addison enthält ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Das Programm sendet keine Steuererklärung und erledigt keine Lohnabrechnung. Die Kanzlei erhält damit keinen ungeprüften Bestand, sondern einen Bestand, dessen einzelne Zeilen vorher durch den Menschen freigegeben wurden.
Vorteile und Nachteile
Ein wesentlicher Vorteil liegt darin, dass die Belege und Buchungstexte auf der Maschine des Kunden bleiben. Die CSV der Bank wird dort gelesen, und die Prüfung kann an derselben Stelle erfolgen. Wiederkehrende Inhalte lassen sich über einen bereits geprüften Buchungstext für eine ähnliche Zeile erneut aufgreifen. Das kann die manuelle Eingabe bei gleichartigen Vorgängen verringern. Die Farbkennzeichnung macht außerdem sichtbar, an welcher Stelle noch ein Beleg, ein Konto oder eine sichere Zuordnung fehlt. Für die Übergabe steht anschließend nur der grüne, festgeschriebene Bestand bereit.
Die Grenzen gehören zur sachlichen Prüfung dazu. Das Programm nimmt keine Buchung selbstständig vor, weil die Zeile vom Menschen gespeichert werden muss. Eine unbekannte Kontonummer wird nicht automatisch angelegt. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut, und Lieferanten haben jeweils ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Außerdem endet der Umfang bei den beschriebenen Buchungen: Steuererklärungen werden nicht versendet, Lohnabrechnungen werden nicht erstellt. Die Ampelfarben zeigen offene Punkte, lösen diese aber nicht ohne Prüfung auf.
Häufige Fehler
Ein häufiger Fehler wäre, eine rote Zeile wie eine fertige Buchung zu behandeln. Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. In diesem Zustand gehört die Zeile nicht in den festgeschriebenen Bestand. Gelb hat eine andere Bedeutung: Entweder fehlt ein Konto oder die Zuordnung ist unsicher. Auch eine gelbe Zeile darf deshalb nicht als abschließend geklärt angesehen werden. Erst Grün erlaubt das Festschreiben. Wer die Farbe vor dem Speichern nicht beachtet, kann den vorgesehenen Prüfpunkt überspringen. Für jede Bankzeile bleibt daher zu klären, ob der Beleg vorhanden ist, das Konto vorhanden ist und die Zuordnung sicher ist.
Bei wiederkehrenden Vorgängen darf ein geprüfter Buchungstext nicht mit einer neuen Kontonummer verwechselt werden. Das Programm setzt keine Kontonummer ein, die nie in den Büchern stand. Ebenso sollte der erste Bankstand nicht als eingebauter Saldo je IBAN verstanden werden: Ein solcher Saldo ist nicht Bestandteil des Programms. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht, während Lieferanten ihr eigenes Konto haben. Bei Sonderregeln müssen außerdem die geltenden Grenzen beachtet werden: Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt, Geschenke liegen bis zum 31. Dezember 2023 bei 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 bei 50 Euro.
Fazit
Für eine Kanzlei ist der Buchungsassistent vor allem ein Prüf- und Übergabewerkzeug. Die Bankdaten kommen als CSV auf den PC des Kunden, dort bleiben Belege und Buchungstexte, und dort wird jede Zeile durch den Menschen beurteilt. Die Farben geben eine klare Reihenfolge vor: Rot verlangt den fehlenden Beleg, Gelb verlangt die Klärung von Konto oder Zuordnung, Grün erlaubt das Festschreiben. Erst danach kann die Buchung in den Stapel für DATEV oder Addison gelangen. Die Zuständigkeit für die Freigabe bleibt damit sichtbar und wird nicht durch eine automatische Buchung ersetzt.
Vor einer Nutzung sollten Kanzleien außerdem die fachlichen Grenzen und die gewählte Menge beachten. Die Karten nennen beim Sparpaket bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten, beim Professionell-Paket 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Die Jahrespreise ergeben sich aus zwölf Monatspreisen abzüglich 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro.
Kurz gefragt
Bleiben Belege und Buchungstexte auf dem PC des Kunden?
Ja. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Auch die CSV der Bank wird dort gelesen. Diese Angabe beschreibt den Ort der Verarbeitung und nicht eine automatische Freigabe der Buchungen. Die Entscheidung über die einzelne Zeile bleibt beim Menschen. Der Mensch prüft den vorhandenen Beleg, die Konten und die Zuordnung und speichert die Zeile erst dann. Für die Kanzlei ist deshalb wichtig, den lokalen Ablauf von der späteren Übergabe zu trennen: Erst wird auf dem PC geprüft und festgeschrieben, danach kann der Stapel mit den grünen Buchungen für DATEV oder Addison bereitgestellt werden.
Bucht das Programm die eingelesenen Bankzeilen selbstständig?
Nein. Eine CSV der Bank wird gelesen, aber das Programm bucht nicht von allein. Die Zeile speichert der Mensch. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen; daraus folgt jedoch keine automatische Entscheidung für jede neue Zeile. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Vor dem Festschreiben muss deshalb die konkrete Zeile geprüft werden. Die Farblogik unterstützt diesen Schritt: Rot weist auf einen fehlenden Beleg hin, Gelb auf fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung, und nur Grün führt zum Festschreiben. Erst festgeschriebene grüne Buchungen gelangen in den vorgesehenen Stapel.
Was bedeuten Rot, Gelb und Grün bei einer Buchungszeile?
Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. Eine solche Zeile ist damit noch nicht für das Festschreiben vorgesehen. Gelb zeigt an, dass Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Auch diese Zeile braucht eine Prüfung und Klärung. Grün ist die einzige Farbe, bei der die Zeile festgeschrieben wird. Der Stapel für DATEV oder Addison enthält anschließend nur festgeschriebene grüne Buchungen. Die Farben sind daher keine Bewertung der gesamten Buchhaltung, sondern eine Kennzeichnung des jeweiligen Prüfstands. Sie ersetzen weder den fehlenden Beleg noch die Entscheidung über ein Konto. Erst die menschliche Prüfung führt von einer offenen oder unsicheren Zeile zu einer festgeschriebenen Buchung.
Welche Grenzen und Preise gelten am Stand der Prüfung?
Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Lieferanten haben ihr eigenes Konto, und der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis entspricht zwölf Monatspreisen minus 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro beziehungsweise 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten beim Sparpaket, 3.000 Buchungen bei Professionell und keine Obergrenze bei Ultra. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.