Belege auf diesem PC
Belege auf diesem PC verlassen diese Maschine nicht. Fehlt der Beleg, bleibt die Buchung rot.
Belege werden auf dem PC des Kunden verarbeitet. Eine CSV der Bank liefert die gelesenen Zeilen, während der Mensch jede Buchung selbst speichert. Diese Anleitung zeigt, wie Belege, Buchungstexte, Konten und Ampelfarben zusammengehören, welche Angaben bei der Prüfung zählen und welcher Stapel am Ende für den Export bereitliegt. Belege und Buchungstexte verlassen die Maschine nicht. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Dauer
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske wie die anschließende Nutzung. Für die Bearbeitung einer Zeile ist kein automatisches Festschreiben vorgesehen: Der Mensch prüft den Beleg, den Buchungstext, das Konto und die Ampelfarbe und speichert die Zeile selbst. Dadurch besteht der Ablauf aus Lesen, Zuordnen und einer bewussten Entscheidung. Das Programm bucht nicht von allein.
Für den laufenden Einsatz stehen drei Monatspreise zur Verfügung: Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell kostet 149 Euro und Ultra kostet 299 Euro. Bei jährlicher Zahlung gilt jeweils der Preis für zwölf Monate abzüglich 10 Prozent. Daraus ergeben sich 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht.
Material
Für die Bearbeitung gehören die vorhandenen Belege und die CSV der Bank zum Material. Die CSV wird gelesen und liefert die Bankzeilen, die anschließend geprüft werden. Belege und Buchungstexte bleiben auf dem PC des Kunden; sie verlassen diese Maschine nicht. Eine Zeile erhält ihren Buchungstext nicht durch ein selbstständiges Buchen, sondern durch die Prüfung und Speicherung durch den Menschen.
Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Das erleichtert die weitere Zuordnung, ersetzt aber nicht die Prüfung der neuen Zeile. Eine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Für den ersten Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut und darf daher nicht als vorhandene Funktion vorausgesetzt werden.
Schritt 1
Lies zunächst die CSV der Bank ein und betrachte die daraus gelesene Zeile zusammen mit dem zugehörigen Beleg. Die Bankdatei liefert die Grundlage für die Prüfung, sie löst jedoch keine selbstständige Buchung aus. Der Mensch entscheidet, welcher Buchungstext verwendet wird und ob die Zeile gespeichert werden darf. Ein vorhandener geprüfter Text kann bei der nächsten ähnlichen Zeile bereitliegen, bleibt aber vor dem Speichern zu kontrollieren.
Ordne den Lieferanten seinem eigenen Konto zu, sofern ein solcher Geschäftsvorgang vorliegt. Verwende keine Kontonummer, die bislang nie in den Büchern stand; das Programm setzt eine solche Nummer nicht. Bei der Eröffnung der Bankdaten wird der erste Bankstand einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Weil kein Saldo je IBAN eingebaut ist, ist diese Information nicht als automatische Einzelzuordnung je IBAN vorhanden.
Schritt 2
Prüfe danach, ob der Beleg zur Bankzeile vorhanden ist. Fehlt der Beleg, wird die Zeile rot. Eine rote Zeile gehört damit nicht zu den Buchungen, die am Ende festgeschrieben werden. Die Ampelfarbe macht den fehlenden Nachweis sichtbar und verhindert, dass eine Zeile ohne Beleg als fertige Buchung behandelt wird. Der Mensch sieht deshalb vor dem Speichern, ob die notwendige Grundlage vorliegt.
Sind Konten nicht vorhanden oder ist die Zuordnung unsicher, wird die Zeile gelb. Gelb bedeutet, dass die Zuordnung noch nicht ausreichend geklärt ist. In diesem Zustand wird die Zeile nicht als fertige grüne Buchung behandelt. Prüfe den Buchungstext, das Konto und den Beleg erneut, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Das Programm nimmt eine unsichere Zuordnung nicht eigenständig als richtig an.
Schritt 3
Prüfe nun die inhaltlichen Sonderfälle der Zeile. Bewirtung wird im Verhältnis 70 zu 30 geteilt. Für Geschenke gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro; ab dem 1. Januar 2024 liegt sie bei 50 Euro. Bei einem geringwertigen Wirtschaftsgut gilt eine Grenze von 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto.
Diese Beträge gehören zur Prüfung des jeweiligen Belegs und nicht zu einer automatischen Entscheidung außerhalb der Zeile. Vergleiche deshalb Datum, Betrag, Beleg und Zuordnung miteinander. Die zeitliche Grenze bei Geschenken ist ausdrücklich zu beachten: Für einen Beleg bis zum 31. Dezember 2023 gilt 35 Euro, für einen Beleg ab dem 1. Januar 2024 gilt 50 Euro. Auch bei GWG, Sammelposten und Kleinbetragsrechnung muss der passende Betrag zur jeweiligen Regel passen.
Schritt 4
Speichere die Zeile erst, wenn die Prüfung zu einer grünen Zeile geführt hat. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Die Farbe ist damit die sichtbare Voraussetzung für den nächsten Schritt: Rot bleibt wegen des fehlenden Belegs zurück, Gelb bleibt wegen fehlender Konten oder unsicherer Zuordnung offen. Der Mensch nimmt die Festschreibung vor; das Programm bucht nicht von allein.
Nach der Festschreibung enthält der Stapel für DATEV oder Addison ausschließlich grüne Buchungen. Rote und gelbe Zeilen gehören nicht in diesen Stapel. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Der Exportstapel ist daher auf die festgeschriebenen grünen Buchungen begrenzt und ersetzt weder eine Steuererklärung noch eine Lohnabrechnung.
Prüfung
Kontrolliere vor dem Abschluss jede Zeile anhand derselben sichtbaren Merkmale: Ist der Beleg vorhanden, sodass die Zeile nicht rot ist? Sind die Konten vorhanden und ist die Zuordnung sicher, sodass die Zeile nicht gelb ist? Wurde der Buchungstext geprüft und von einem Menschen gespeichert? Nur wenn die Zeile grün ist, darf sie festgeschrieben werden. Ein bereits geprüfter Text für eine ähnliche Zeile hilft bei der Vorbereitung, ersetzt aber nicht diese Kontrolle.
Kontrolliere zusätzlich die besonderen Angaben: Lieferanten verwenden ihr eigenes Konto, der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht, und ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Prüfe bei Sonderfällen die Aufteilung 70 zu 30 bei Bewirtung sowie die zeitabhängigen Geschenkgrenzen von 35 Euro bis zum 31. Dezember 2023 und 50 Euro ab dem 1. Januar 2024. Erst danach darf der Stapel für DATEV oder Addison die grünen Buchungen enthalten.
Kurz gefragt
Verlassen Belege und Buchungstexte den Kunden-PC?
Nein. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Die CSV der Bank wird auf diesem Rechner gelesen und liefert die zu prüfenden Zeilen. Aus dem Einlesen entsteht keine automatische Buchung: Der Mensch prüft den Inhalt, entscheidet über Buchungstext und Konto und speichert die Zeile selbst. Auch eine ähnliche Folgezeile wird nicht allein deshalb festgeschrieben, weil ein geprüfter Buchungstext bereitliegt.
Was bedeuten die Farben rot, gelb und grün?
Rot zeigt an, dass der Beleg fehlt. Gelb erscheint, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Diese Farben beschreiben damit den Stand der Prüfung und trennen offene Zeilen von fertigen Buchungen. Der Stapel für DATEV oder Addison enthält anschließend nur festgeschriebene grüne Buchungen. Das Programm entscheidet nicht eigenständig über die Speicherung; der Mensch nimmt diesen Schritt vor.
Welche Beträge gelten bei Bewirtung, Geschenken und GWG?
Bewirtung wird mit einer Aufteilung von 70 zu 30 behandelt. Für Geschenke gilt bis einschließlich 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro. Ab dem 1. Januar 2024 gilt die Grenze von 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten umfasst den Bereich von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Werte gehören zur Prüfung des jeweiligen Belegs und sind mit Datum und Betrag abzugleichen.
Was geschieht mit dem ersten Bankstand und mit Lieferanten?
Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Außerdem setzt das Programm keine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand. Deshalb sind Kontoangaben und Zuordnung vor dem Speichern zu prüfen. Eine CSV der Bank liefert zwar die gelesenen Bankzeilen, sie führt aber nicht selbstständig zu einer Buchung. Die Speicherung übernimmt immer der Mensch.
Was enthält der Stapel für DATEV oder Addison?
Der Stapel für DATEV oder Addison enthält ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Eine rote Zeile wegen eines fehlenden Belegs und eine gelbe Zeile wegen fehlender Konten oder unsicherer Zuordnung gehören nicht hinein. Vor dem Festschreiben sind deshalb Beleg, Buchungstext, Konto und Ampelfarbe zu prüfen. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Der Stapel bleibt auf die grünen Buchungen begrenzt.
Welche Nutzung und Preise sind angegeben?
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Die Jahrespreise werden als zwölf Monatspreise abzüglich 10 Prozent angegeben: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gilt keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht.
Wer steht hinter dem Angebot?
Als Firma ist die Global Prepaid UG (haftungsbeschränkt) angegeben. Der Registereintrag lautet HRB 215359 B beim Amtsgericht Charlottenburg. Die Anschrift ist Skarbinastraße 63, 12309 Berlin. Telefonisch ist die Firma unter +49 30 70767051 erreichbar. Diese Angaben bezeichnen das Unternehmen hinter dem Angebot. Für den Ablauf der Belegprüfung bleiben die genannten Regeln maßgeblich: Der Vorgang läuft auf dem PC des Kunden, der Mensch speichert die grüne Zeile, und der Exportstapel enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen.