Mandanten auf dem Kanzlei-PC
Mandanten auf dem Kanzlei-PC zu bearbeiten bedeutet hier: Das Programm läuft auf dem PC des Kunden, während Belege und Buchungstexte diese Maschine nicht verlassen. Für die Verarbeitung wird eine CSV der Bank gelesen. Das Programm bucht daraus nicht selbstständig. Stattdessen prüft der Mensch jede Zeile, ergänzt oder bestätigt den Buchungstext und entscheidet anhand der Ampelfarbe, ob die Buchung festgeschrieben werden darf. So lässt sich der konkrete Weg von der Bankdatei bis zum Stapel für DATEV oder Addison nachvollziehen, ohne eine Steuererklärung oder eine Lohnabrechnung mit diesem Programm zu verbinden. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Ablauf
Am Anfang steht eine CSV der Bank. Diese Datei wird auf dem PC eingelesen, auf dem das Programm läuft. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Danach arbeitet die zuständige Person die einzelnen Bankzeilen durch. Das Programm bucht keine Zeile von allein: Der Mensch speichert die geprüfte Zeile. Für die nächste ähnliche Zeile kann ein bereits geprüfter Buchungstext bereitliegen. Das beschleunigt die wiederkehrende Zuordnung, ersetzt aber nicht die Prüfung der neuen Zeile. Eine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht selbst.
Die Ampel entscheidet über den nächsten Schritt. Fehlt zu einer Bankzeile der Beleg, erscheint sie rot. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, wird sie gelb. Erst eine grüne Zeile darf festgeschrieben werden. Der spätere Stapel für DATEV oder Addison enthält ausschließlich solche festgeschriebenen grünen Buchungen. Beim ersten Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Lieferanten haben jeweils ihr eigenes Konto; ein automatisch gebildeter Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Der Ablauf endet damit nicht bei einer selbsttätigen Buchung, sondern bei einer bewussten Freigabe durch den Menschen.
Vorteile und Nachteile
Ein wesentlicher Vorteil der Verarbeitung auf dem Kanzlei-PC ist der begrenzte Ort der Datenverarbeitung: Die Belege und Buchungstexte bleiben auf der Maschine, auf der das Programm ausgeführt wird. Außerdem trennt die Ampel sichtbare Prüfzustände voneinander. Rot macht auf einen fehlenden Beleg aufmerksam, Gelb zeigt fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung, und Grün kennzeichnet die einzige Zeilenart, die festgeschrieben werden darf. Der vorbereitete Buchungstext für eine ähnliche spätere Bankzeile kann wiederverwendet werden. Die abschließende Auswahl bleibt beim Menschen, der die Zeile speichert.
Dem stehen klare Grenzen gegenüber. Die Bank-CSV wird zwar gelesen, aber das Programm bucht nicht automatisch. Eine neue Kontonummer wird nicht eigenständig angelegt oder eingesetzt, wenn sie nie in den Büchern vorkam. Auch ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Die Anwendung sendet keine Steuererklärung und erledigt keine Lohnabrechnung. Ihr Stapel für DATEV oder Addison umfasst nur festgeschriebene grüne Buchungen. Bei der Einordnung bestimmter Geschäftsvorfälle müssen außerdem die vorgegebenen Grenzen beachtet werden: Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt, Geschenke liegen bis zum 31. Dezember 2023 bei 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 bei 50 Euro, GWG gelten bis 800 Euro netto, der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro und eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto.
Häufige Fehler
Ein häufiger Fehler wäre, eine eingelesene Bankzeile mit einer bereits gebuchten Zeile zu verwechseln. Das Lesen der CSV ist nur der Beginn; gespeichert wird erst durch den Menschen. Rot darf nicht festgeschrieben werden, weil der Beleg fehlt. Gelb darf ebenfalls nicht als fertige Buchung behandelt werden, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher bleibt. Grün ist die notwendige Farbe für die Festschreibung. Ein geprüfter Buchungstext ist dabei eine Hilfe für eine ähnliche Zeile, aber keine Erlaubnis, jede neue Zeile ungeprüft gleich zu behandeln. Besonders bei einer Kontonummer, die noch nie in den Büchern stand, darf nicht angenommen werden, dass das Programm sie selbst passend einsetzt.
Auch bei den Stammdaten und beim ersten Bankstand ist Genauigkeit wichtig. Lieferanten werden auf ihrem eigenen Konto geführt. Ein Saldo je IBAN entsteht nicht automatisch, weil diese Funktion nicht eingebaut ist. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht; dieser Schritt darf nicht mit einer laufenden automatischen Bankabstimmung verwechselt werden. Für den Export gehört nur festgeschriebenes Grün in den Stapel. Rot oder Gelb dürfen nicht in den Stapel für DATEV oder Addison gelangen. Ebenso sollte niemand aus dem Vorhandensein dieses Stapels ableiten, dass das Programm eine Steuererklärung sendet oder eine Lohnabrechnung erstellt.
Fazit
Für die Frage, wie Mandanten auf dem Kanzlei-PC bearbeitet werden, ist der entscheidende Punkt die Zuständigkeit: Das Programm liest die Bank-CSV und stellt Informationen sowie Prüfzustände bereit, aber der Mensch bucht nicht durch bloßes Einlesen. Die Zeile wird erst durch die menschliche Prüfung und Speicherung festgeschrieben. Der konkrete Kontrollweg lautet daher: CSV einlesen, Beleg und Kontenzuordnung prüfen, die Ampelfarbe beachten, nur eine grüne Zeile festschreiben und anschließend den Stapel mit den grünen Buchungen für DATEV oder Addison verwenden. Belege und Buchungstexte bleiben dabei auf der Maschine, auf der das Programm läuft.
Für den Umfang stehen drei Karten mit den genannten Grenzen zur Verfügung: Das Sparpaket nennt bis zu 500 Buchungen und kostet 39 Euro netto im Monat. Professionell nennt bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen und kostet 149 Euro im Monat. Ultra kostet 299 Euro im Monat und nennt keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Der Jahrespreis beträgt jeweils zwölf Monatspreise abzüglich 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Damit lässt sich vorab genau der Bildschirm ansehen, an dem die Zeilen geprüft und grüne Buchungen festgeschrieben werden.
Kurz gefragt
Bucht das Programm eine eingelesene Bank-CSV automatisch?
Nein. Die CSV der Bank wird gelesen, doch aus dem Einlesen entsteht keine automatisch festgeschriebene Buchung. Der Mensch prüft die einzelne Zeile, berücksichtigt den Beleg, die Konten und die Zuordnung und speichert sie anschließend selbst. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Das ist eine Unterstützung für wiederkehrende Fälle, aber keine automatische Freigabe aller folgenden Zeilen. Eine Kontonummer, die zuvor nie in den Büchern stand, setzt das Programm ebenfalls nicht selbst. Für den späteren Stapel zählen ausschließlich grüne Buchungen, die zuvor festgeschrieben wurden.
Was bedeuten die Farben Rot, Gelb und Grün?
Rot bedeutet, dass der Beleg zur Zeile fehlt. Gelb erscheint, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. In beiden Fällen darf die Zeile nicht als fertige Buchung behandelt werden. Nur Grün kennzeichnet eine Zeile, die festgeschrieben werden darf. Diese Farblogik beschreibt den praktischen Prüfpunkt vor dem Export: Der Mensch sieht die Zeile, klärt den jeweiligen Grund für Rot oder Gelb und speichert erst dann, wenn der Zustand Grün erreicht ist. Der Stapel für DATEV oder Addison enthält deshalb nur festgeschriebene grüne Buchungen und nicht ungeklärte oder beleglose Zeilen.
Wie werden Lieferanten, der erste Bankstand und IBAN-Salden behandelt?
Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Daraus folgt für die Prüfung, dass eine IBAN nicht als automatisch erzeugte Kontenlogik betrachtet werden darf. Ebenso ersetzt der einmalige Buchungsschritt für den ersten Bankstand keine automatische laufende Zuordnung. Die verantwortliche Person muss die vorhandenen Konten und die konkrete Bankzeile weiterhin prüfen. Wenn eine Kontonummer bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm sie nicht selbst ein. Diese Grenze gehört zum beschriebenen Ablauf auf dem Kanzlei-PC.
Welche Leistungen sind nicht Teil des Programms?
Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Sein Stapel für DATEV oder Addison enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Auch daraus entsteht keine Aussage, dass die weiteren steuerlichen oder lohnbezogenen Arbeiten automatisch erledigt würden. Für die Buchungsprüfung bleiben die Ampelfarbe, der Beleg, die Konten und die Zuordnung maßgeblich. Zusätzlich gelten die genannten Einordnungen für bestimmte Geschäftsvorfälle: Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt, Geschenke liegen ab dem 1. Januar 2024 bei 50 Euro, GWG gelten bis 800 Euro netto, und eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto.