Beleg fotografieren und Buchung gezielt vorbereiten
Beleg fotografieren bedeutet hier nicht, dass aus einem Bild automatisch eine fertige Buchung entsteht. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Für die Bearbeitung wird eine CSV der Bank gelesen. Danach sieht der Mensch die betreffende Zeile, den vorhandenen Beleg und den vorgeschlagenen Buchungstext. Erst wenn die Angaben geprüft sind und die Zeile grün ist, speichert der Mensch die Buchung. Diese Seite beschreibt genau den Weg vom fotografierten Beleg bis zum festgeschriebenen Datensatz und grenzt ihn von den Vorgängen ab, die das Programm nicht übernimmt.
Dauer
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske wie die spätere Bearbeitung. Dadurch lässt sich der Vorgang mit dem Beleg, der CSV der Bank und den Buchungszeilen in einer einheitlichen Ansicht nachvollziehen. Die Dauer der Demo verändert weder die Prüfung noch die Zuständigkeit: Das Programm liest die vorliegenden Daten, schlägt bei einer ähnlichen Zeile einen geprüften Buchungstext vor und wartet auf die Entscheidung des Menschen. Eine Buchung wird nicht allein deshalb festgeschrieben, weil ein Bild vorhanden ist oder eine Zeile aus der Bank-CSV gelesen wurde.
Für den laufenden Zugang gelten die genannten Monatspreise. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis beträgt jeweils zwölf Monatspreise minus 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen beim Sparpaket bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten, bei Professionell 3.000 Buchungen und bis zu 20 Mandanten; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht.
Material
Für den Vorgang braucht der Mensch den Beleg als lesbare Unterlage, die CSV der Bank und die Buchungszeile, in der die Zahlung erscheint. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden; Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Die CSV wird gelesen, damit die Bankbewegungen als Zeilen vorliegen. Das Lesen der Datei ist jedoch keine automatische Buchung. Die Person, die den Beleg bearbeitet, muss die Angaben einordnen, die Zuordnung prüfen und die Zeile selbst speichern, sobald die Voraussetzungen erfüllt sind.
Zum Material gehört außerdem das Wissen über die Konten und die Regeln, die für die konkrete Zeile relevant sind. Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Bei einer Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt. Für Geschenke gelten bis zum 31. Dezember 2023 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto, der Sammelposten von 250,01 bis 1.000 Euro und die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto.
Schritt 1
Zuerst wird der Beleg fotografiert und der passenden Bankzeile zugeordnet. Entscheidend ist, dass die Unterlage lesbar vorliegt und die Angaben auf dem Beleg zur betreffenden Bewegung passen. Der Betrag allein ersetzt den Beleg nicht. Fehlt die Unterlage, bleibt die Zeile rot. Eine Kleinbetragsrechnung kann bis 250 Euro brutto gehen, doch auch bei diesem Betrag muss die Rechnung vorhanden sein, wenn sie für die Prüfung der Zeile benötigt wird. Die Farbe macht damit sichtbar, ob der erste notwendige Nachweis vorhanden ist.
Die Bankdaten stammen aus der CSV. Das Programm liest die Datei und stellt die Zeilen für die weitere Prüfung bereit, schreibt aber keine Buchung selbst. Der Mensch entscheidet, welcher fotografierte Beleg zu welcher Bewegung gehört, und öffnet die Zeile zur Kontrolle. Bei einem Lieferanten wird dessen eigenes Konto berücksichtigt. Falls ein Konto noch nie in den Büchern stand, wird keine neue Kontonummer eigenständig gesetzt. Ebenso wird kein Saldo je IBAN gebildet; der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht.
Schritt 2
Danach wird der Buchungstext geprüft. Für die nächste ähnliche Zeile kann ein geprüfter Buchungstext bereitliegen. Dieser Text ist eine Vorbereitung für die menschliche Kontrolle und keine endgültige Buchung. Die Person vergleicht den Inhalt mit dem Beleg und der Bankzeile. Eine frühere Prüfung führt nicht dazu, dass jede neue Zeile ohne Sichtung festgeschrieben wird. Besonders bei einem bisher unbekannten Konto bleibt die Entscheidung beim Menschen, weil das Programm eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, nicht selbst einsetzt.
Bei den fachlichen Angaben zählt die Einordnung der vorliegenden Unterlage. Eine Bewirtung wird mit 70 zu 30 geteilt. Bei Geschenken ist das Datum der maßgebliche Bezugspunkt: Bis zum 31. Dezember 2023 gilt die Grenze von 35 Euro, ab dem 1. Januar 2024 die Grenze von 50 Euro. Für GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto. Diese Beträge beschreiben die vorgesehenen Grenzen; sie ersetzen weder den Beleg noch die Prüfung der jeweiligen Zeile.
Schritt 3
Nun zeigt die Ampel, ob die Zeile weiterbearbeitet werden kann. Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. Gelb bedeutet, dass Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. In beiden Fällen wird nicht festgeschrieben. Erst eine grüne Zeile darf gespeichert werden. Der Mensch prüft deshalb nicht nur, ob ein Bild vorhanden ist, sondern auch, ob der Inhalt zum Zahlungsvorgang passt und ob die Kontierung eindeutig genug ist. Ein vorgeschlagener Text kann die Kontrolle unterstützen, nimmt der Person aber nicht die Entscheidung ab.
Die Farblogik trennt vorhandene Unterlagen von einer belastbaren Buchung. Eine rote Zeile bleibt offen, bis der erforderliche Beleg vorliegt. Eine gelbe Zeile bleibt ebenfalls offen, wenn ein Konto fehlt oder die Zuordnung nicht sicher ist. Wird eine Zeile grün, prüft der Mensch den Vorschlag nochmals und speichert selbst. So wird nicht aus einer gelesenen CSV-Zeile automatisch ein festgeschriebener Datensatz. Das Programm schreibt nur dann weiter, wenn die menschliche Prüfung die grüne Zeile bestätigt.
Schritt 4
Nach der Kontrolle speichert der Mensch ausschließlich die grüne Zeile. Der Stapel für DATEV oder Addison enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Rote Zeilen wegen eines fehlenden Belegs und gelbe Zeilen wegen fehlender Konten oder unsicherer Zuordnung gelangen nicht in diesen Stapel. Damit bleibt im Export erkennbar, dass die vorherige Prüfung abgeschlossen wurde. Der Ablauf endet nicht schon beim Fotografieren und auch nicht beim Lesen der CSV, sondern erst mit der bewussten Speicherung der grünen Buchung.
Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Sein beschriebener Bereich liegt bei der Verarbeitung der Bank-CSV, der Zuordnung des Belegs, dem geprüften Buchungstext und der Festschreibung durch den Menschen. Lieferanten werden über ihr eigenes Konto geführt. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht; ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Diese Grenzen gelten auch dann, wenn eine ähnliche Zeile bereits einen geprüften Buchungstext für die nächste Prüfung bereithält.
Prüfung
Die abschließende Prüfung folgt einer festen Reihenfolge: Ist der Beleg vorhanden und lesbar? Passt er zur Zeile aus der gelesenen CSV? Ist das Konto vorhanden und die Zuordnung sicher? Gibt es einen geprüften Buchungstext für eine ähnliche Zeile, der mit den aktuellen Angaben übereinstimmt? Danach wird die Farbe betrachtet. Rot steht für einen fehlenden Beleg, gelb für fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung. Nur grün darf festgeschrieben werden. Die Speicherung nimmt der Mensch vor; das Programm bucht nicht von allein.
Für die Prüfung der Beträge gelten die genannten Grenzen und Daten. Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt. Geschenke liegen bis zum 31. Dezember 2023 bei 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 bei 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto, der Sammelposten von 250,01 bis 1.000 Euro und die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto. Der fertige Stapel für DATEV oder Addison enthält nur grüne, festgeschriebene Buchungen. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Die Prüfung umfasst außerdem den vorgesehenen Leistungsumfang. Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto monatlich, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Die Jahrespreise betragen 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Beim Sparpaket werden bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten genannt, bei Professionell 3.000 Buchungen und bis zu 20 Mandanten; Ultra hat keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht.
Für die Zuordnung der verantwortlichen Firma gilt: Global Prepaid UG (haftungsbeschränkt), HRB 215359 B, Amtsgericht Charlottenburg, Skarbinastraße 63, 12309 Berlin, Telefon +49 30 70767051. Der beschriebene Vorgang bleibt auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Die CSV der Bank wird gelesen, doch die Buchung wird erst durch das Speichern des Menschen festgeschrieben. So lässt sich nach der Prüfung klar unterscheiden, was gelesen, was vorgeschlagen und was tatsächlich gespeichert wurde.
Kurz gefragt
Wird ein fotografierter Beleg automatisch gebucht?
Nein. Das Foto ist eine Unterlage für die Prüfung. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden, liest eine CSV der Bank und stellt die darin enthaltenen Bewegungen als Zeilen bereit. Es bucht nicht von allein. Der Mensch ordnet den Beleg der passenden Zeile zu, prüft den Buchungstext und entscheidet, ob die Zuordnung sicher ist. Fehlt der Beleg, ist die Zeile rot. Fehlen Konten oder bleibt die Zuordnung unsicher, ist sie gelb. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben, und auch das Speichern übernimmt der Mensch. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen, ersetzt aber nicht die Kontrolle der aktuellen Angaben.
Was passiert mit einer roten oder gelben Zeile?
Eine rote Zeile zeigt an, dass der Beleg fehlt. Sie wird nicht festgeschrieben und gehört nicht in den späteren Stapel. Eine gelbe Zeile weist darauf hin, dass Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Auch sie bleibt offen, bis die erforderliche Prüfung möglich ist. Erst bei Grün darf der Mensch die Buchung speichern. Der Stapel für DATEV oder Addison enthält ausschließlich solche festgeschriebenen grünen Buchungen. Das Programm übernimmt weder die Steuererklärung noch die Lohnabrechnung. Die Ampel dient daher als klare Trennung zwischen einer noch nicht vollständigen Zeile und einem Datensatz, den der Mensch geprüft und gespeichert hat.
Welche Grenzen gelten bei Beträgen und Zeitpunkten?
Bei einer Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt. Für Geschenke gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 die Grenze von 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten liegt von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Grenzen ordnen die Angaben ein, die auf dem vorhandenen Beleg und in der Bankzeile geprüft werden. Sie machen eine fehlende Unterlage nicht entbehrlich. Auch eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto wird nicht allein durch den Betrag ersetzt, wenn der Beleg für die konkrete Prüfung fehlt.
Welche Preise und Mengen werden genannt?
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis berechnet sich als zwölf Monatspreise minus 10 Prozent und beträgt 421,20 Euro, 1.609,20 Euro beziehungsweise 3.229,20 Euro. Die Karten nennen für das Sparpaket bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten, für Professionell 3.000 Buchungen und bis zu 20 Mandanten. Bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Die Preis- und Mengenangaben stehen damit neben dem eigentlichen Ablauf der Belegprüfung und verändern nicht die Ampelfarben oder die Pflicht zur menschlichen Speicherung.