Keine Buchung ohne Beleg
Keine Buchung ohne Beleg ist die feste Leitlinie für den beschriebenen Ablauf. Das Programm liest eine CSV der Bank auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Aus der gelesenen Bankzeile entsteht nicht automatisch eine fertige Buchung: Der Mensch prüft die Angaben, ergänzt oder bestätigt die Zuordnung und speichert die Zeile selbst. Fehlt der Beleg, bleibt die Zeile rot. Sind Konten nicht vorhanden oder ist die Zuordnung unsicher, erscheint sie gelb. Erst eine grüne Zeile wird festgeschrieben. So lässt sich an jeder einzelnen Zeile erkennen, ob noch eine Unterlage oder eine Entscheidung fehlt. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Eine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht selbst. Lieferanten haben jeweils ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht; ein eigener Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Diese Anleitung beschreibt deshalb nicht nur eine Farbe, sondern die konkrete Frage: Was muss vor dem Festschreiben einer Bankbuchung vorhanden und geprüft sein? Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Dauer
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske wie der beschriebene Arbeitsbereich. Dadurch lässt sich der Umgang mit CSV-Zeilen, Belegen, Buchungstexten und den drei Prüfzuständen in genau der Oberfläche nachvollziehen, die für diesen Ablauf vorgesehen ist. Die Dauer verändert die Regel nicht: Eine Zeile wird nicht deshalb festgeschrieben, weil die Demo läuft oder weil eine ähnliche Bankbewegung bereits bekannt ist. Die menschliche Speicherung bleibt erforderlich. Für den laufenden Bezug nennt das Sparpaket 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis wird aus zwölf Monatspreisen abzüglich 10 Prozent gebildet. Daraus ergeben sich 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro.
Die Karten nennen beim Sparpaket bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten. Professionell nennt bis zu 3.000 Buchungen und ebenfalls bis zu 20 Mandanten. Für Ultra ist keine Obergrenze genannt. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Die Dauer der Demo und die genannten Preise sind daher von der eigentlichen Belegentscheidung zu trennen. Für den einzelnen Vorgang zählt nicht, wie viele Zeilen schon gelesen wurden, sondern ob zu genau dieser Zeile ein Beleg vorliegt, ob die Konten vorhanden sind und ob die Zuordnung sicher ist. Erst dann ist die grüne Farbe erreicht; erst danach darf die Zeile festgeschrieben werden.
Material
Für den beschriebenen Vorgang liegt eine CSV der Bank vor. Diese Datei wird auf dem PC des Kunden gelesen. Zusätzlich gehören die zu den Bankbewegungen passenden Belege und die vorgesehenen Buchungstexte zum Material. Belege und Buchungstexte verlassen die Maschine nicht. Die CSV allein genügt nicht für eine endgültige Buchung, denn der Belegstatus wird getrennt geprüft. Ein Bankeintrag ohne zugehörige Unterlage bleibt rot. Die Prüfung arbeitet damit an einer konkreten Zeile und an dem Material, das diese Zeile nachvollziehbar macht, statt aus der Bankdatei allein eine fertige Buchung zu erzeugen.
Auch Konten gehören zur Prüfung. Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Fehlt ein benötigtes Konto, wird die Zeile gelb; dasselbe gilt, wenn die Zuordnung unsicher ist. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, wird nicht vom Programm gesetzt. Für den ersten Bankstand gilt eine besondere Angabe: Er wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Das Material besteht deshalb nicht aus einer automatischen Kontenentscheidung, sondern aus Bankzeile, Beleg, Buchungstext und den vorhandenen Konten, die der Mensch zusammen prüft.
Schritt 1
Im ersten Schritt wird die CSV der Bank gelesen. Das Programm verarbeitet die Bankdatei auf dem PC des Kunden; Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Das Lesen der CSV ist noch keine Buchung. Das Programm bucht nicht von allein, und die Zeile wird nicht schon durch das Einlesen festgeschrieben. Der Mensch bleibt derjenige, der die Zeile speichert. Damit ist der Anfang des Vorgangs klar abgegrenzt: Zuerst kommt die Bankzeile in die Maske, danach folgt die Prüfung von Unterlage, Text und Konto.
Die erste Sichtung richtet sich auf die Frage, ob zur Bankbewegung ein Beleg vorhanden ist. Ist die Unterlage nicht vorhanden, erhält die Zeile Rot. Diese Farbe ist kein Hinweis auf eine bloße Empfehlung, sondern zeigt, dass die Zeile nicht festgeschrieben werden darf. Auch ein niedriger Betrag hebt die fehlende Unterlage nicht auf. Die Prüfung beginnt deshalb nicht mit dem Versuch, eine Kontonummer zu erraten, sondern mit der Feststellung, ob die Zeile durch einen vorhandenen Beleg getragen wird. Ohne diese Grundlage bleibt sie im roten Zustand.
Schritt 2
Im zweiten Schritt werden Beleg und Bankzeile inhaltlich zusammen betrachtet. Ist der Beleg vorhanden, wird geprüft, ob Konten und Zuordnung passen. Fehlt ein Konto oder ist die Zuordnung unsicher, steht die Zeile auf Gelb. Gelb bedeutet, dass die Prüfung noch nicht abgeschlossen ist. Eine ähnliche frühere Buchung ersetzt diese Entscheidung nicht. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen, doch er macht die neue Zeile nicht ohne weiteres grün. Der Mensch muss die konkrete Bankbewegung weiterhin prüfen und die Zeile selbst speichern.
Bei Lieferanten gilt, dass jeder Lieferant sein eigenes Konto hat. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Dadurch bleibt sichtbar, ob ein Konto bereits vorhanden ist oder ob zunächst eine menschliche Entscheidung erforderlich ist. Für den ersten Bankstand gilt außerdem nur die genannte Sonderregel: Er wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein eigener Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Diese Angaben verhindern, dass eine gelbe Kontenfrage durch eine automatische Annahme verdeckt wird.
Schritt 3
Im dritten Schritt wird die steuerliche Einordnung anhand der vorgegebenen Grenzen geprüft. Bewirtung wird im Verhältnis 70 zu 30 geteilt. Für Geschenke gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 die Grenze von 50 Euro. Für geringwertige Wirtschaftsgüter gilt ein Betrag bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Werte ändern nicht die Belegregel: Auch bei einem Betrag innerhalb einer Grenze muss der Beleg zur Zeile vorhanden sein.
Die Betrags- und Datumsgrenzen werden also erst sinnvoll, wenn die betreffende Ausgabe anhand der Zeile und ihrer Unterlage geprüft werden kann. Das Programm setzt keine Buchung allein wegen einer Zahl automatisch fest. Ebenso wird keine unsichere Zuordnung durch einen Grenzwert grün. Fehlt der Beleg, bleibt die Farbe Rot. Fehlen Konten oder ist die Einordnung nicht sicher, bleibt die Farbe Gelb. Erst wenn Beleg, Konto und Zuordnung geprüft sind, liegt die Voraussetzung für Grün vor. Die farbliche Entscheidung und die fachliche Grenze werden dadurch gemeinsam sichtbar, aber nicht miteinander verwechselt.
Schritt 4
Im vierten Schritt speichert der Mensch die geprüfte Zeile. Das Programm bucht nicht von allein. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Rot bleibt für den fehlenden Beleg reserviert, Gelb für fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung. Eine grüne Farbe ist damit das Ergebnis der Prüfung und nicht der Start eines automatischen Buchungslaufs. Der geprüfte Buchungstext kann bei der nächsten ähnlichen Zeile wieder bereitliegen, doch auch dort muss die konkrete Zeile erneut betrachtet werden. Das hält die Entscheidung an der einzelnen Bankbewegung.
Nach dem Festschreiben enthält der Stapel für den Export nur festgeschriebene grüne Buchungen. Dieser Stapel ist für DATEV oder Addison vorgesehen. Eine rote oder gelbe Zeile gelangt nicht in diesen Stapel. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Der beschriebene Umfang endet somit bei der geprüften, vom Menschen gespeicherten Buchung und ihrem Stapel für DATEV oder Addison. Die Grenze ist wichtig: Export festgeschriebener grüner Buchungen ist nicht dasselbe wie das automatische Erstellen einer Steuererklärung oder einer Lohnabrechnung.
Prüfung
Die abschließende Prüfung lässt sich an den drei Farben ablesen. Rot bedeutet: Der Beleg fehlt. Gelb bedeutet: Konten fehlen oder die Zuordnung ist unsicher. Grün bedeutet: Die Zeile darf festgeschrieben werden. Nur Grün kommt in den Stapel für DATEV oder Addison. Diese Reihenfolge beantwortet die Leitfrage der Seite unmittelbar: Eine Buchung ohne Beleg wird nicht festgeschrieben. Ist die Unterlage nicht vorhanden, bleibt die Zeile Rot; ist die Kontenlage oder Zuordnung offen, bleibt sie Gelb. Erst nach der menschlichen Prüfung und Speicherung einer grünen Zeile ist sie für den Stapel geeignet.
Zur Prüfung gehören außerdem die festen Sonderangaben: Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht, ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut, und jeder Lieferant hat sein eigenes Konto. Die Beträge für Bewirtung, Geschenke, GWG, Sammelposten und Kleinbetragsrechnung werden mit dem jeweils genannten Zeitraum und der jeweiligen Grenze gelesen. Die Demo zeigt 14 Tage dieselbe Maske; die Karten prüfen ihre genannten Mengen nicht. Anbieter ist die Global Prepaid UG (haftungsbeschränkt), HRB 215359 B, Amtsgericht Charlottenburg, Skarbinastraße 63, 12309 Berlin, Telefon +49 30 70767051. Stand der Prüfung bleibt der 18. Oktober 2026.
Kurz gefragt
Was passiert mit einer Bankzeile, wenn der Beleg fehlt?
Die Zeile wird rot dargestellt und bleibt damit von der Festschreibung ausgeschlossen. Das gilt unabhängig davon, ob der Betrag klein ist oder ob eine ähnliche Zeile bereits mit einem Buchungstext versehen wurde. Eine CSV der Bank kann gelesen werden, ersetzt aber nicht die zugehörige Unterlage. Der Mensch prüft deshalb die konkrete Zeile und speichert sie nicht als fertige Buchung, solange der Beleg fehlt. Erst wenn der Beleg vorliegt und die übrigen Prüfungen abgeschlossen sind, kann sich der Status ändern. Fehlen Konten oder bleibt die Zuordnung unsicher, wäre die Zeile danach nicht automatisch grün, sondern gelb. Nur Grün wird festgeschrieben und nur festgeschriebene grüne Buchungen gelangen in den Stapel für DATEV oder Addison.
Bucht das Programm eine CSV der Bank selbstständig?
Nein. Das Programm liest eine CSV der Bank auf dem PC des Kunden, aber es bucht nicht von allein. Die Zeile wird vom Menschen geprüft und von ihm gespeichert. Dabei bleiben Belege und Buchungstexte auf dieser Maschine. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen; daraus folgt jedoch keine automatische Festschreibung der neuen Zeile. Fehlt ein Konto oder ist die Zuordnung nicht sicher, zeigt die Zeile Gelb. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Erst eine grüne Zeile darf festgeschrieben werden. Der spätere Stapel enthält ausschließlich solche festgeschriebenen grünen Buchungen und ist für DATEV oder Addison bestimmt.
Welche Grenzen gelten bei Bewirtung, Geschenken und Rechnungen?
Bewirtung wird mit 70 zu 30 geteilt. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro; ab dem 1. Januar 2024 liegt sie bei 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Für den Sammelposten ist der Bereich von 250,01 bis 1.000 Euro angegeben. Eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto. Diese Grenzen sind Teil der Prüfung einer vorhandenen Ausgabe, ersetzen aber nicht den Beleg. Fehlt die Unterlage, bleibt die betreffende Zeile rot. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, wird sie gelb. Erst wenn die Voraussetzungen geprüft sind, kann der Mensch eine grüne Zeile festschreiben.
Was wird exportiert und was gehört nicht zum Umfang?
Der Stapel für DATEV oder Addison enthält ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Rote Zeilen wegen eines fehlenden Belegs und gelbe Zeilen wegen fehlender Konten oder unsicherer Zuordnung kommen nicht hinein. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Sein beschriebener Ablauf umfasst das Lesen der Bank-CSV, die Prüfung von Beleg, Konto und Zuordnung, die menschliche Speicherung einer grünen Zeile sowie den Stapel mit den festgeschriebenen grünen Buchungen. Für den ersten Bankstand gilt die einmalige Buchung gegen die Saldenvorträge. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Lieferanten haben ihr eigenes Konto.