Mehrere Belege, eine Abbuchung: Anleitung für die Zuordnung
Wenn mehrere Belege zu einer einzigen Bankabbuchung gehören, ordnen Sie die vorhandenen Belege derselben Zeile zu und prüfen anschließend die Angaben, bevor Sie speichern. Diese Anleitung beschreibt den konkreten Umgang mit einer gelesenen CSV der Bank: Das Programm schlägt Buchungstexte vor, setzt keine unbekannte Kontonummer und schreibt nichts selbstständig fest. Belege und Buchungstexte bleiben auf dem PC des Kunden. Die eine Abbuchung wird daher nicht still in mehrere Bankzeilen umgewandelt; maßgeblich ist die Zuordnung innerhalb der vorhandenen Zeile.
Dauer
Für die Bearbeitung einer Zeile gibt es keine vorgegebene Zeitangabe. Entscheidend ist, ob die zugehörigen Belege vorhanden sind, ob die Konten bekannt sind und ob die Zuordnung eindeutig ist. Bei mehreren Belegen zu einer Abbuchung prüfen Sie deshalb zunächst die Unterlagen und die Summe. Passt die Zuordnung, kann die Zeile nach der Prüfung grün sein. Fehlt ein Beleg, bleibt sie rot. Sind Konten nicht vorhanden oder ist die Verbindung zwischen Zeile und Belegen unsicher, bleibt sie gelb.
Die Demo steht 14 Tage zur Verfügung und zeigt dieselbe Maske. Das ist eine festgelegte Dauer für die Demo, nicht eine zugesagte Bearbeitungszeit für eine einzelne Abbuchung. Nach dem Prüfen speichert der Mensch die Zeile selbst. Das Programm bucht nicht von allein. Auch bei einer wiederkehrenden ähnlichen Zeile wird nur ein bereits geprüfter Buchungstext bereitgelegt; die Festschreibung erfolgt erst durch die Person, die den Vorgang kontrolliert.
Material
Benötigt werden die CSV der Bank, die zugehörigen Belege und die für die Buchung erforderlichen Konten. Die CSV liefert die Bankzeile, in der die eine Abbuchung gelesen wird. Die Belege zeigen, welche einzelnen Vorgänge zu dieser Belastung gehören. Bei einem Lieferanten wird dessen eigenes Konto verwendet. Eine Kontonummer, die bisher nicht in den Büchern stand, setzt das Programm nicht selbst. Fehlt ein benötigtes Konto, ist die Zuordnung nicht vollständig.
Zum Material gehört außerdem die Information über den ersten Bankstand, weil dieser einmal gegen die Saldenvorträge gebucht wird. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Für die steuerliche Einordnung gelten die vorhandenen Regeln: Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt, und bei Geschenken gelten bis zum 31. Dezember 2023 35 Euro sowie ab dem 1. Januar 2024 50 Euro. Für GWG gilt eine Grenze von 800 Euro netto; der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto.
Schritt 1
Lesen Sie zuerst die CSV der Bank ein und suchen Sie die Zeile mit der einen Abbuchung. Diese Zeile ist der Ausgangspunkt für die weitere Bearbeitung. Öffnen Sie danach die dazugehörigen Belege und prüfen Sie, ob tatsächlich mehrere Belege zu genau dieser Belastung gehören. Die Prüfung beginnt also bei einer vorhandenen Bankzeile und nicht bei einer frei erfundenen Aufteilung. Die Bankdatei wird gelesen; eine Buchung entsteht dadurch noch nicht automatisch.
Bleibt ein erforderlicher Beleg aus, erkennen Sie das an der roten Zeile. In diesem Zustand darf die Buchung nicht als erledigt behandelt werden. Der fehlende Beleg muss nicht durch eine Vermutung ersetzt werden. Auch eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto bleibt ein Beleg, der vorhanden sein muss, selbst wenn für diese Rechnungsart weniger Angaben erforderlich sind. Die Ampelfarbe zeigt damit bereits im ersten Schritt, ob die Grundlage vollständig ist.
Schritt 2
Ordnen Sie nun jeden vorhandenen Beleg der Bankzeile zu, die die gemeinsame Abbuchung enthält. Prüfen Sie dabei die einzelnen Beträge und den Zusammenhang zum Lieferanten. Mehrere Belege können zu einer einzigen Belastung gehören, ohne dass daraus mehrere Bankzeilen werden. Der Lieferant hat sein eigenes Konto. Wenn der Lieferant bereits bekannt ist, kann ein geprüfter Buchungstext für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Dieser Vorschlag ersetzt nicht die Kontrolle der Belege.
Bei der Kontenprüfung gilt eine feste Grenze: Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, wird nicht vom Programm eingesetzt. Fehlt ein Konto oder ist die Zuordnung unsicher, wird die Zeile gelb. Gelb bedeutet, dass die Unterlagen oder die Konten noch nicht ausreichend geklärt sind. Prüfen Sie deshalb die Zuordnung jedes einzelnen Belegs, bevor Sie die Zeile speichern. Die Verantwortung für die Auswahl und das Speichern bleibt beim Menschen.
Schritt 3
Kontrollieren Sie die fachlichen Werte der zugeordneten Belege. Bei Bewirtung wird die Aufteilung 70 zu 30 berücksichtigt. Bei Geschenken ist das Datum für die Grenze maßgeblich: Bis zum 31. Dezember 2023 gilt 35 Euro, ab dem 1. Januar 2024 gilt 50 Euro. Für ein GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten betrifft Beträge von 250,01 bis 1.000 Euro. Diese Angaben helfen bei der Prüfung der Belege, ändern aber nicht die Tatsache, dass die Belege der Bankzeile zugeordnet und kontrolliert werden müssen.
Achten Sie außerdem auf den ersten Bankstand. Dieser wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Eine automatische Bildung eines Saldos je IBAN ist nicht eingebaut. Wenn die gemeinsame Abbuchung aus mehreren Belegen besteht, bleiben die einzelnen Belege als Grundlage der Zuordnung erkennbar. Prüfen Sie deshalb nicht nur den Gesamtzusammenhang, sondern auch, ob jedes Dokument dem richtigen Lieferantenkonto und der passenden Bankzeile zugeordnet wurde.
Schritt 4
Speichern Sie die Bankzeile erst, wenn der Status grün ist und die Zuordnung geprüft wurde. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Rot bedeutet, dass ein Beleg fehlt. Gelb steht für ein fehlendes Konto oder eine unsichere Zuordnung. Diese Farben sind daher eine konkrete Entscheidungshilfe für den letzten Arbeitsschritt: Rot und Gelb werden nicht als fertige Buchung weitergegeben. Das Programm übernimmt die Entscheidung nicht anstelle des Menschen.
Nach der Festschreibung enthält der Stapel für DATEV oder Addison ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Nicht festgeschriebene rote oder gelbe Zeilen gehören nicht in diesen Stapel. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Der beschriebene Vorgang endet bei der geprüften, gespeicherten Buchung und dem Stapel mit den grünen Buchungen. Die ursprünglichen Belege und Buchungstexte verlassen den PC des Kunden nicht.
Prüfung
Prüfen Sie vor dem endgültigen Speichern in dieser Reihenfolge: Ist die CSV-Zeile die richtige Abbuchung? Sind alle zugehörigen Belege vorhanden? Gehören die einzelnen Belege zu derselben Belastung? Ist das Konto des Lieferanten vorhanden? Ist der Buchungstext geprüft? Sind die fachlichen Grenzen für Bewirtung, Geschenke, GWG, Sammelposten und Kleinbetragsrechnung richtig berücksichtigt? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind und die Zeile grün erscheint, wird sie festgeschrieben.
Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026. Zu diesem Stand gelten die genannten Beträge und Zeitgrenzen. Prüfen Sie außerdem, ob nur grüne Buchungen im Stapel für DATEV oder Addison stehen. Eine unbekannte Kontonummer darf nicht ergänzt worden sein, und ein fehlender Beleg darf nicht durch eine Annahme ersetzt werden. Das Programm liest die Bank-CSV und stellt geprüfte Buchungstexte bereit; die Person kontrolliert die Angaben und speichert die Zeile.
Preise und Umfang
Für den beschriebenen Umfang stehen drei Monatspreise fest: Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Bei jährlicher Zahlung wird der Jahrespreis aus zwölf Monatspreisen minus 10 Prozent berechnet. Daraus ergeben sich 421,20 Euro für das Sparpaket, 1.609,20 Euro für Professionell und 3.229,20 Euro für Ultra. Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske wie der jeweilige Arbeitsbereich.
Die Karten nennen beim Sparpaket bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten. Professionell nennt 3.000 Buchungen. Für Ultra ist keine Obergrenze genannt. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Diese Angaben beschreiben den genannten Paketumfang; sie verändern weder die Ampelprüfung noch die Regel, dass ausschließlich eine grüne Zeile festgeschrieben wird. Für die Auswahl der nächsten Informationen können Sie die Demo, die Preise, die Anleitung oder die Leistungen öffnen.
Anbieterangaben
Anbieter ist die Global Prepaid UG (haftungsbeschränkt). Die Handelsregisterangabe lautet HRB 215359 B, zuständig ist das Amtsgericht Charlottenburg. Als Anschrift ist Skarbinastraße 63, 12309 Berlin angegeben. Telefonisch ist die Firma unter +49 30 70767051 erreichbar. Diese Angaben gehören zur Anbieterinformation und sind unabhängig davon, wie die Bankzeile, die Belege und die grüne Festschreibung im Programm bearbeitet werden.
Für die Verarbeitung gilt weiterhin: Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Die Bank wird über eine CSV eingelesen, aber keine Buchung wird ohne die Person festgeschrieben. Der konkrete Vorgang bei mehreren Belegen und einer Abbuchung bleibt damit nachvollziehbar: Bankzeile öffnen, Belege zuordnen, Konten und Einordnung prüfen, Ampelfarbe kontrollieren und nur bei Grün speichern.
Kurz gefragt
Was passiert, wenn mehrere Belege zusammen genau eine Abbuchung erklären?
Die Bank-CSV liefert eine einzelne Zeile für die Abbuchung. Dieser Zeile ordnen Sie die mehreren vorhandenen Belege zu und prüfen die einzelnen Beträge sowie den Lieferanten. Die Belege werden dadurch nicht zu einer neuen Bankzeile gemacht. Sind alle Angaben vollständig und ist die Zuordnung sicher, erscheint die Zeile grün. Erst dann speichert der Mensch die Buchung. Fehlt ein Beleg, bleibt die Zeile rot; fehlen Konten oder ist die Zuordnung nicht eindeutig, bleibt sie gelb.
Bucht das Programm die gemeinsame Abbuchung automatisch?
Nein. Das Programm liest die CSV der Bank und kann einen geprüften Buchungstext für eine nächste ähnliche Zeile bereitstellen. Es bucht nicht von allein und setzt auch keine Kontonummer ein, die bisher nicht in den Büchern stand. Die Person prüft die Belege, den Lieferanten, die Konten und die Zuordnung. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Dadurch geht in den Stapel für DATEV oder Addison ausschließlich eine bereits geprüfte und gespeicherte Buchung ein.
Welche Farbe hat eine Zeile mit fehlendem Beleg?
Fehlt der Beleg zu einer Abbuchung, ist die Zeile rot. Rot zeigt an, dass die Grundlage für eine Festschreibung nicht vollständig ist. Gelb wird eine Zeile, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Grün bedeutet, dass die Prüfung abgeschlossen ist und die Zeile festgeschrieben werden darf. Die Farben ersetzen nicht die menschliche Kontrolle, sondern machen sichtbar, ob noch ein Beleg, ein Konto oder eine eindeutige Zuordnung fehlt.
Welche Regeln gelten für die Belege bei Bewirtung, Geschenken und GWG?
Bewirtung teilt das Programm 70 zu 30. Für Geschenke gilt bis zum 31. Dezember 2023 eine Grenze von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 eine Grenze von 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Werte dienen der Prüfung der vorhandenen Belege. Auch ein Beleg mit vereinfachten Angaben muss vorhanden und der richtigen Abbuchung zugeordnet sein.
Was wird an den Stapel für DATEV oder Addison übergeben?
Der Stapel enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Rote Zeilen wegen fehlender Belege und gelbe Zeilen wegen fehlender Konten oder unsicherer Zuordnung gehören nicht hinein. Das Programm sendet keine Steuererklärung und erstellt keine Lohnabrechnung. Die Übergabe bezieht sich auf die geprüften grünen Buchungen aus dem beschriebenen Vorgang. Belege und Buchungstexte verlassen den PC des Kunden nicht, weil das Programm dort läuft.