Ampel vor dem Stapel
Die Ampel vor dem Stapel beantwortet eine konkrete Frage: Welche Bankzeile darf bereits in den Stapel für DATEV oder Addison? Rot, Gelb und Grün zeigen den Prüfstand. Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. Gelb weist auf ein fehlendes Konto oder eine unsichere Zuordnung hin. Grün steht für eine Zeile, die geprüft und festgeschrieben werden kann. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Eine CSV der Bank wird gelesen, aber das Programm bucht nicht selbstständig. Der Mensch entscheidet und speichert die Zeile. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Dauer
Für die eigentliche Prüfung der Bankzeilen ist keine feste Bearbeitungsdauer vorgegeben. Entscheidend ist nicht eine automatisch verstrichene Zeit, sondern der Zustand jeder einzelnen Zeile. Die CSV der Bank wird gelesen, danach prüft der Mensch Beleg, Konto und Zuordnung. Eine Zeile wird nicht allein dadurch festgeschrieben, dass sie eingelesen wurde. Solange eine notwendige Angabe fehlt oder die Verbindung zwischen Zahlung und Konto unsicher bleibt, wartet die Zeile auf die menschliche Entscheidung.
Für das Kennenlernen steht eine Demo mit einer Dauer von 14 Tagen zur Verfügung. Während dieser Zeit wird dieselbe Maske gezeigt. Das ist eine festgelegte Demo-Frist und keine Zusage über die Dauer einer Buchungsprüfung. Auch der Übergang zum fertigen Stapel hängt an den einzelnen Farben: Rote und gelbe Zeilen bleiben ungeklärt, während geprüfte grüne Zeilen für den Stapel verwendet werden können. Die Prüfung ist deshalb zeilenbezogen und nicht als automatische Zeitstrecke beschrieben.
Material
Als Ausgangsmaterial dient eine CSV der Bank. Das Programm liest diese Datei auf dem PC des Kunden. Die Bankzeilen werden dadurch sichtbar und können einzeln geprüft werden. Zusätzlich gehört der jeweilige Beleg zur Prüfung, denn fehlt dieser Beleg, erhält die Zeile die Farbe Rot. Belege und Buchungstexte verlassen die Maschine des Kunden nicht. Für die Entscheidung braucht der Mensch außerdem die passende Kontenzuordnung oder muss erkennen, dass eine Zuordnung noch unsicher ist.
Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Das erleichtert die weitere Bearbeitung, ersetzt aber nicht die Prüfung der neuen Zeile. Eine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht ein. Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Beim ersten Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Diese Angaben gehören deshalb zur Vorbereitung, wenn aus den gelesenen Zeilen ein belastbarer Stapel entstehen soll.
Schritt 1
Legen Sie zuerst die CSV der Bank als Grundlage der Prüfung fest. Das Programm liest die Datei auf dem PC des Kunden; ein automatisches Buchen findet dabei nicht statt. Die eingelesene Zeile bleibt eine zu prüfende Bankzeile. Der Mensch sieht sich an, welcher Beleg dazugehört und ob die Zuordnung zu einem Konto klar ist. Schon an diesem Punkt wird deutlich, ob die Zeile weiter geprüft werden kann oder ob eine notwendige Information fehlt.
Beim ersten Bankstand ist außerdem die besondere Buchung zu beachten: Dieser wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Das ist von einem Saldo je IBAN zu unterscheiden, denn ein solcher Saldo ist nicht eingebaut. Lieferanten werden mit ihrem eigenen Konto geführt. Diese Vorgaben verhindern nicht die menschliche Prüfung, sondern legen fest, welche Kontenbeziehung beim Einstieg in die Bearbeitung berücksichtigt werden muss. Eine neue Kontonummer wird nicht einfach vom Programm gesetzt, wenn sie zuvor nie in den Büchern stand.
Schritt 2
Prüfen Sie als Nächstes, ob zur Bankzeile ein Beleg vorhanden ist. Fehlt der Beleg, wird die Zeile rot behandelt. Die Farbe zeigt damit nicht, dass die Zahlung verworfen wurde, sondern dass die notwendige Grundlage für das Festschreiben noch fehlt. Die rote Zeile darf nicht in den fertigen Stapel gelangen. Der Mensch muss den fehlenden Beleg klären, bevor aus dieser Zeile eine grüne Buchung werden kann.
Ist ein Beleg vorhanden, reicht das allein noch nicht für jede Buchung. Die Zuordnung kann weiterhin unsicher sein oder ein passendes Konto kann fehlen. In diesem Fall wird die Zeile gelb. Gelb bedeutet, dass die Kontenfrage oder die Zuordnung noch offen ist. Auch eine gelbe Zeile bleibt aus dem fertigen Stapel heraus. Die Ampel macht damit sichtbar, ob das Hindernis beim Beleg liegt oder bei Konto und Zuordnung.
Schritt 3
Bearbeiten Sie danach die steuerlich genannten Sonderfälle mit den vorgegebenen Beträgen und Aufteilungen. Bewirtung wird im Verhältnis 70 zu 30 geteilt. Für Geschenke gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro; ab dem 1. Januar 2024 liegt sie bei 50 Euro. Ein GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto. Diese Werte sind bei der Zuordnung der betreffenden Zeile zu berücksichtigen.
Die Beträge ändern die Ampellogik nicht. Fehlt bei einem solchen Vorgang der Beleg, bleibt die Bankzeile rot. Sind Konto oder Zuordnung nicht klar, bleibt sie gelb. Erst wenn die Prüfung des Vorgangs abgeschlossen ist, kann die Zeile grün werden. Ein bereits geprüfter Buchungstext kann bei der nächsten ähnlichen Zeile bereitliegen, doch das Programm überträgt keine bisher unbekannte Kontonummer automatisch. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, der die konkrete Zeile speichert.
Schritt 4
Speichern Sie eine Zeile erst dann, wenn sie grün ist. Grün ist die Voraussetzung dafür, dass die Buchung festgeschrieben wird. Das Programm bucht nicht von allein; die Zeile speichert der Mensch. Damit ist der Übergang von der gelesenen CSV-Zeile zur festgeschriebenen Buchung eine bewusste Handlung. Rote Zeilen wegen fehlendem Beleg und gelbe Zeilen wegen fehlendem Konto oder unsicherer Zuordnung werden nicht als fertige Buchungen behandelt.
Nach dem Festschreiben entsteht der Stapel für DATEV oder Addison ausschließlich aus grünen Buchungen. Rote und gelbe Zeilen gehören nicht hinein. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Der Stapel ist deshalb auf die festgeschriebenen grünen Buchungen begrenzt. Wenn die Ampel vor dem Stapel eingesetzt wird, lautet die praktische Regel: CSV lesen, Beleg und Zuordnung prüfen, Farbe beachten und erst bei Grün durch den Menschen festschreiben.
Prüfung
Kontrollieren Sie am Ende jede Zeile anhand ihrer Farbe und ihrer Grundlage. Rot verlangt den fehlenden Beleg. Gelb verlangt die Klärung eines fehlenden Kontos oder einer unsicheren Zuordnung. Grün zeigt, dass die Zeile geprüft und festgeschrieben werden darf. Prüfen Sie außerdem, ob der verwendete Buchungstext zu einer ähnlichen Zeile passt und ob keine Kontonummer eingesetzt wurde, die nie in den Büchern stand. Ein geprüfter Text ist eine Hilfe für die nächste ähnliche Zeile, aber kein Ersatz für die konkrete Kontrolle.
Vor der Weitergabe muss der Stapel ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen enthalten. Der erste Bankstand ist einmal gegen die Saldenvorträge gebucht, Lieferanten werden über ihr eigenes Konto geführt, und ein Saldo je IBAN wird nicht vorausgesetzt, weil er nicht eingebaut ist. Die Prüfung endet damit nicht bei der Farbansicht allein, sondern bei der Frage, ob jede enthaltene Buchung grün und tatsächlich festgeschrieben ist. Erst dieser Zustand beschreibt den vorgesehenen Stapel für DATEV oder Addison.
Kurz gefragt
Was bedeutet die rote Farbe bei einer Bankzeile?
Rot bedeutet, dass der Beleg zur Bankzeile fehlt. Die CSV kann gelesen worden sein, doch ohne Beleg ist die Prüfung nicht abgeschlossen. Die Zeile wird daher nicht als festgeschriebene grüne Buchung behandelt und gehört nicht in den Stapel für DATEV oder Addison. Der Mensch muss den Beleg prüfen beziehungsweise die fehlende Grundlage klären. Die Farbe Rot sagt dabei nichts über eine automatische Buchung aus, denn das Programm bucht nicht von allein. Die Zeile wird erst weitergeführt, wenn die notwendige Prüfung erfolgt ist.
Wann wird eine Zeile gelb?
Gelb wird eine Zeile, wenn ein Konto fehlt oder die Zuordnung unsicher ist. Ein vorhandener Beleg genügt also nicht zwingend, wenn die Kontenfrage noch offenbleibt. Die gelbe Zeile muss vor dem Festschreiben geklärt werden. Das Programm setzt keine Kontonummer ein, die nie in den Büchern stand. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen, aber auch dann entscheidet der Mensch über die konkrete neue Zeile. Erst die Farbe Grün erlaubt das Festschreiben und die Aufnahme in den späteren Stapel.
Was darf in den Stapel für DATEV oder Addison?
In diesen Stapel gehören nur festgeschriebene grüne Buchungen. Rote Zeilen wegen eines fehlenden Belegs und gelbe Zeilen wegen eines fehlenden Kontos oder einer unsicheren Zuordnung bleiben draußen. Der Mensch speichert die Zeile; das Programm bucht nicht selbstständig. Der Stapel enthält damit keine Steuererklärung und keine Lohnabrechnung, weil das Programm keine Steuererklärung sendet und keine Lohnabrechnung macht. Die Ampel dient hier der Prüfung des Buchungsstands vor der Weitergabe.
Welche Preise und Demo-Frist gelten?
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell kostet 149 Euro und Ultra kostet 299 Euro. Der Jahrespreis wird als zwölf Monatspreise minus 10 Prozent angegeben: 421,20 Euro für das Sparpaket, 1.609,20 Euro für Professionell und 3.229,20 Euro für Ultra. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra wird keine Obergrenze genannt. Das Programm prüft diese Mengen nicht.
Wie werden Bewirtung, Geschenke und geringwertige Wirtschaftsgüter behandelt?
Bewirtung wird mit einer Aufteilung von 70 zu 30 angegeben. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 ein Betrag von 35 Euro; ab dem 1. Januar 2024 gilt ein Betrag von 50 Euro. GWG gelten bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Beträge und Fristen beschreiben die zu prüfenden Vorgaben. Die Ampelfarbe bleibt davon abhängig, ob Beleg, Konto und Zuordnung für die jeweilige Zeile geklärt sind.
Wo läuft das Programm und was passiert mit den Daten?
Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Eine CSV der Bank wird gelesen, anschließend prüft der Mensch die einzelnen Zeilen. Das Programm bucht nicht von allein, und die Zeile speichert der Mensch. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Damit bleibt die Entscheidung über die konkrete Buchung mit der Prüfung am Kunden-PC verbunden.