Buchungen für Buchhalter vorbereiten
Buchungen für Buchhalter vorzubereiten bedeutet hier: Eine Bankzeile wird eingelesen, mit einem Beleg und einem passenden Buchungstext geprüft und erst danach von einem Menschen gespeichert. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Eine CSV der Bank kann gelesen werden, doch das Programm bucht nicht von allein. Die Entscheidung bleibt bei der Person, die die Zeile prüft und speichert. Eine geprüfte Formulierung steht für die nächste ähnliche Zeile bereit, ohne dass eine neue, bislang unbekannte Kontonummer automatisch in die Bücher gesetzt wird. Diese Seite beschreibt den konkreten Weg von der Bankdatei bis zum grünen Exportstapel und nennt die Grenzen bei Konten, Belegen, Steuererklärungen, Lohnabrechnung und Mengen. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Ablauf
Der konkrete Anfang ist die Bankdatei: Eine CSV der Bank wird gelesen. Die betreffende Zeile erhält ihren Buchungstext nicht deshalb endgültig, weil sie importiert wurde. Das Programm bucht nicht von allein. Der Mensch prüft die Zeile, ordnet sie ein und speichert sie selbst. Für eine bereits geprüfte ähnliche Zeile liegt ein Buchungstext bereit. Das erleichtert die Bearbeitung wiederkehrender Vorgänge, ersetzt aber nicht die Prüfung. Belege und Buchungstexte bleiben auf dem PC des Kunden; sie verlassen diese Maschine nicht. Damit ist der erste praktische Schritt klar: CSV einlesen, Zeile ansehen, Beleg und Konto prüfen, Text übernehmen oder korrigieren und erst dann speichern.
Die Ampel macht sichtbar, ob eine Zeile festgeschrieben werden darf. Fehlt der Beleg, ist die Zeile rot. Fehlen Konten oder bleibt die Zuordnung unsicher, erscheint sie gelb. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Ein Konto, das bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Lieferanten haben jeweils ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht; ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Nach der Prüfung enthält der Stapel für DATEV oder Addison ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung.
Vorteile und Nachteile
Ein Vorteil liegt in der klaren Trennung zwischen Vorschlag, Prüfung und Speicherung. Ein einmal geprüfter Buchungstext kann bei der nächsten ähnlichen Zeile bereitliegen. Wiederkehrende Buchungen müssen dadurch nicht jedes Mal mit einem leeren Text beginnen. Die Ampelfarben geben außerdem eine verständliche Arbeitsregel vor: Rot weist auf den fehlenden Beleg hin, Gelb auf fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung, Grün auf eine Zeile, die festgeschrieben werden kann. Der Datenweg bleibt auf dem PC des Kunden, weil Belege und Buchungstexte diese Maschine nicht verlassen. Für den Austausch mit DATEV oder Addison entsteht ein Stapel, der nur grüne und bereits festgeschriebene Buchungen enthält.
Die Grenzen gehören genauso zur Vorbereitung. Das Einlesen einer CSV ist keine selbsttätige Buchung; jeder Eintrag wird durch den Menschen gespeichert. Eine bislang unbekannte Kontonummer wird nicht automatisch angelegt. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut, und beim ersten Bankstand ist einmal die Buchung gegen die Saldenvorträge vorgesehen. Auch die fachliche Reichweite ist begrenzt: Eine Steuererklärung wird nicht gesendet, eine Lohnabrechnung wird nicht erstellt. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske.
Häufige Fehler
Der häufigste Fehler bei der Vorbereitung wäre, eine eingelesene CSV-Zeile mit einer bereits gebuchten Zeile zu verwechseln. Das Programm liest die Bankdatei, speichert die Buchung aber nicht von allein. Auch ein bereitliegender Buchungstext ist kein Ersatz für die Kontrolle des konkreten Belegs. Fehlt der Beleg, gehört die Zeile in den roten Zustand. Sind Konten nicht vorhanden oder ist die Zuordnung nicht sicher, bleibt die Zeile gelb. Erst eine grüne Zeile darf festgeschrieben werden. Wer eine gelbe oder rote Zeile trotzdem als erledigt behandelt, überspringt genau die Prüfung, für die die Anzeige gedacht ist. Deshalb sollte vor dem Speichern immer zuerst Beleg, Konto und Zuordnung geprüft werden.
Ein weiterer Fehler ist die Annahme, dass jede Lieferantenbuchung über ein allgemeines Konto oder über einen automatisch gebildeten Saldo je IBAN laufen müsse. Lieferanten haben ihr eigenes Konto, und ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ebenso darf der Umfang des Programms nicht mit einer Steuer- oder Lohnfunktion verwechselt werden: Der fertige Stapel enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen für DATEV oder Addison; eine Steuererklärung wird nicht gesendet und eine Lohnabrechnung nicht gemacht. Bei den Sachverhalten müssen außerdem die vorgegebenen Grenzen stimmen: Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt, Geschenke liegen bis zum 31. Dezember 2023 bei 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 bei 50 Euro, GWG gilt bis 800 Euro netto, der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro und eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto.
Fazit
Wer Buchungen für Buchhalter vorbereiten möchte, kann sich an einer einfachen Reihenfolge orientieren: Die Bank-CSV wird gelesen, die einzelne Zeile wird mit dem vorhandenen Beleg betrachtet, ein passender geprüfter Buchungstext wird verwendet oder angepasst, die Kontenzuordnung wird kontrolliert und der Mensch speichert. Rot bedeutet fehlender Beleg, Gelb bedeutet fehlendes Konto oder unsichere Zuordnung, Grün ist die einzige Farbe für eine Festschreibung. Die Daten bleiben dabei auf dem PC des Kunden. Dieses Vorgehen beantwortet die praktische Frage der Seite: Vorbereitet ist eine Buchung erst dann für den Export, wenn sie geprüft und grün festgeschrieben wurde; das bloße Einlesen der Bankdatei reicht nicht.
Für die weitere Einordnung gelten die genannten Grenzen und Preise. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis beträgt jeweils zwölf Monatspreise minus 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze, und das Programm prüft diese Mengen nicht. Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Anbieter ist die Global Prepaid UG (haftungsbeschränkt), HRB 215359 B, Amtsgericht Charlottenburg, Skarbinastraße 63, 12309 Berlin, Telefon +49 30 70767051. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Kurz gefragt
Bucht das Programm eine eingelesene CSV automatisch?
Nein. Eine CSV der Bank wird gelesen, aber das Programm bucht nicht von allein. Die eingelesene Zeile muss von einem Menschen geprüft und gespeichert werden. Ein Buchungstext, der bei einer ähnlichen Zeile bereits geprüft wurde, kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Dadurch steht eine passende Formulierung schneller zur Verfügung, doch die neue Zeile bleibt ein eigener Prüffall. Vor dem Speichern sind insbesondere der Beleg, das Konto und die Zuordnung zu betrachten. Fehlt der Beleg, wird die Zeile rot angezeigt. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, ist sie gelb. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Erst diese festgeschriebenen grünen Buchungen gelangen in den Stapel für DATEV oder Addison.
Was passiert, wenn der Beleg oder das passende Konto fehlt?
Fehlt der Beleg, ist die Zeile rot. Das macht sichtbar, dass sie nicht als fertige Buchung behandelt werden darf. Fehlen Konten oder bleibt die Zuordnung unsicher, ist die Zeile gelb. Auch dann darf sie nicht als grüne Buchung festgeschrieben werden. Nur Grün ist für die Festschreibung vorgesehen. Ein Konto, das nie zuvor in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Für den ersten Bankstand gilt außerdem: Er wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Die Prüfung besteht deshalb nicht nur darin, eine Bankzeile zu lesen, sondern darin, den Beleg und die Kontensituation zu klären und die Zeile erst danach durch den Menschen zu speichern.
Welche Buchungen werden an DATEV oder Addison übergeben?
Der Stapel für DATEV oder Addison enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Rote Zeilen mit fehlendem Beleg und gelbe Zeilen mit fehlenden Konten oder unsicherer Zuordnung gehören nicht in diesen fertigen Stapel. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Die Übergabe des Stapels ist daher nicht mit einer vollständigen steuerlichen Bearbeitung gleichzusetzen. Für die Vorbereitung ist entscheidend, dass die einzelne Zeile geprüft wurde, dass ihr Beleg vorhanden ist, dass die Kontenzuordnung sicher ist und dass der Mensch sie gespeichert hat. Ein zuvor geprüfter Buchungstext kann bei einer ähnlichen Zeile helfen, ändert aber nichts an dieser Reihenfolge. Die Ausgangsdaten bleiben auf dem PC des Kunden; Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht.
Welche Preise und Mengen gelten für die drei Pakete?
Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis wird aus zwölf Monatspreisen minus 10 Prozent gebildet. Daraus ergeben sich 421,20 Euro für das Sparpaket, 1.609,20 Euro für Professionell und 3.229,20 Euro für Ultra. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Diese Angaben stehen unter dem Stand der Prüfung vom 18. Oktober 2026. Anbieter ist die Global Prepaid UG (haftungsbeschränkt), HRB 215359 B, Amtsgericht Charlottenburg, Skarbinastraße 63, 12309 Berlin, Telefon +49 30 70767051.