Buchungen für Steuerberater vorbereiten
Buchungen für Steuerberater vorbereiten bedeutet hier: Bankdaten einlesen, Belege zuordnen, vorgeschlagene Buchungstexte kontrollieren und nur geprüfte Zeilen selbst festschreiben. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Eine CSV-Datei der Bank wird gelesen, aber aus einer eingelesenen Zeile entsteht nicht automatisch eine fertige Buchung. Der Mensch prüft den Vorgang, ergänzt oder bestätigt die Zuordnung und speichert die Zeile. Eine grüne Zeile gelangt anschließend in den Stapel für die Kanzlei. Rote und gelbe Zeilen bleiben vor der Übergabe zurück. So lässt sich die Vorbereitung klar von den Arbeiten unterscheiden, die weiterhin in der Kanzlei liegen. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Ablauf
Der konkrete Ablauf beginnt auf dem PC des Kunden. Zuerst wird die CSV der Bank eingelesen. Eine Bankzeile enthält die Angaben, die aus der Datei übernommen werden; das Programm entscheidet daraus jedoch nicht selbstständig über die endgültige Buchung. Der Mensch öffnet die Zeile, sieht den vorhandenen Belegstatus und prüft den Buchungstext. Ist für einen ähnlichen Vorgang bereits ein geprüfter Buchungstext vorhanden, liegt dieser Text bei der nächsten ähnlichen Zeile bereit. Er wird nicht blind übernommen, sondern vor dem Speichern kontrolliert. Fehlt eine Kontonummer in den bisherigen Büchern, setzt das Programm keine neue Kontonummer eigenmächtig ein.
Die Ampel macht die nächste Handlung sichtbar. Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. Gelb erscheint, wenn ein Konto fehlt oder die Zuordnung unsicher ist. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Danach enthält der Stapel für die Übergabe an DATEV oder Addison ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Lieferanten behalten ihr eigenes Konto; ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Der Ablauf endet also nicht bei der gelesenen Bankzeile, sondern erst bei der kontrollierten und gespeicherten grünen Zeile.
Vorteile und Nachteile
Ein praktischer Vorteil liegt in der klaren Trennung zwischen Vorschlag und Entscheidung. Das Programm liest die Bankdatei, stellt einen geprüften Buchungstext für einen ähnlichen Fall bereit und zeigt fehlende oder unsichere Angaben mit Rot beziehungsweise Gelb an. Dadurch bleibt erkennbar, welche Zeile noch Aufmerksamkeit braucht. Die Datenverarbeitung findet auf dem PC des Kunden statt; Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Für die Kanzlei entsteht am Ende ein begrenzter Übergabestapel, der nur grüne, bereits festgeschriebene Buchungen enthält. Auch die Kontenlogik bleibt nachvollziehbar, weil eine unbekannte Kontonummer nicht einfach neu angelegt wird und Lieferanten jeweils ihr eigenes Konto behalten.
Die Grenzen gehören ebenso zum Bild. Das Programm bucht nicht von allein: Jede Zeile wird vom Menschen geprüft und gespeichert. Eine fehlende Rechnung macht die Zeile rot, und eine unklare Kontierung macht sie gelb; beides verhindert die Festschreibung. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut, deshalb ersetzt die Anwendung keine eigene Prüfung der Kontenstruktur. Außerdem übernimmt sie weder das Senden einer Steuererklärung noch eine Lohnabrechnung. Auch fachliche Entscheidungen bleiben erforderlich, etwa bei Bewirtung, Geschenken, GWG, Sammelposten oder Kleinbetragsrechnungen. Die Vorbereitung kann geordnet werden, die Verantwortung für die steuerliche Einordnung wird dadurch nicht in eine automatische Entscheidung verwandelt.
Häufige Fehler
Ein häufiger Fehler ist, eine eingelesene CSV-Zeile mit einer fertigen Buchung zu verwechseln. Die Datei wird nur gelesen; der Mensch muss den Buchungstext und die Kontierung prüfen und die Zeile selbst speichern. Ebenso sollte eine gelbe Zeile nicht als erledigt behandelt werden. Gelb weist auf ein fehlendes Konto oder eine unsichere Zuordnung hin. Rot zeigt einen fehlenden Beleg. Nur Grün darf festgeschrieben werden. Wer diese Farben übersieht, kann den Übergabestapel falsch einschätzen. Vor dem Export lohnt daher eine Kontrolle, ob für jede geplante Zeile ein Beleg vorhanden ist und ob die Kontonummer bereits in den Büchern verwendet wird.
Auch bei der steuerlichen Zuordnung können falsche Annahmen entstehen. Bewirtung wird mit 70 zu 30 aufgeteilt. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro; ab dem 1. Januar 2024 liegt sie bei 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro, während eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto geht. Diese Angaben sollten zur jeweiligen Zeile und zum Beleg passen, statt aus einem ähnlichen Buchungstext ungeprüft übernommen zu werden. Zusätzlich ist zu beachten, dass der erste Bankstand einmal gegen die Saldenvorträge gebucht wird und Lieferanten nicht über einen gemeinsamen IBAN-Saldo zusammengeführt werden.
Fazit
Für die Vorbereitung von Buchungen für den Steuerberater ist der entscheidende Punkt die sichtbare Grenze zwischen maschineller Unterstützung und menschlicher Freigabe. Das Programm liest die Bank-CSV auf dem PC des Kunden, hält Belege und Buchungstexte dort und stellt einen bereits geprüften Text für eine ähnliche nächste Zeile bereit. Es führt die Buchung aber nicht ohne den Menschen aus. Die Ampel ordnet die offene Arbeit: Rot verlangt den fehlenden Beleg, Gelb verlangt eine Klärung von Konto oder Zuordnung, Grün erlaubt das Festschreiben. Erst die grünen Zeilen werden in den Stapel für DATEV oder Addison aufgenommen.
Damit ist der nächste Schritt für den Kunden eindeutig: CSV einlesen, jede Zeile mit Beleg und Kontierung prüfen, Unsicherheiten klären, nur grüne Zeilen speichern und anschließend den grünen Stapel an die Kanzlei übergeben. Die Kanzlei erhält keine automatisch erzeugte Steuererklärung und keine Lohnabrechnung aus diesem Programm. Die Demo zeigt 14 Tage lang dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Bei jährlicher Zahlung ergeben sich zwölf Monatspreise abzüglich 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten, 3.000 Buchungen beziehungsweise bei Ultra keine Obergrenze; das Programm prüft diese Mengen nicht.
Kurz gefragt
Was muss ich vor der Übergabe an den Steuerberater selbst tun?
Sie lesen zunächst die CSV der Bank ein und bearbeiten danach die einzelnen Zeilen im Programm. Eine gelesene Zeile ist noch keine gespeicherte Buchung. Prüfen Sie den vorhandenen Beleg, den Buchungstext und das verwendete Konto. Bei einer ähnlichen früheren Zeile kann ein geprüfter Buchungstext bereitliegen; auch diesen Vorschlag müssen Sie vor dem Speichern kontrollieren. Fehlt der Beleg, bleibt die Zeile rot. Fehlt ein Konto oder ist die Zuordnung nicht sicher, bleibt sie gelb. Erst wenn die Zeile grün ist, speichern Sie sie als festgeschriebene Buchung. Genau diese grünen Buchungen gelangen in den Stapel für DATEV oder Addison.
Bucht das Programm die Bankdaten automatisch?
Nein. Das Programm liest eine CSV der Bank und kann für eine ähnliche nächste Zeile einen zuvor geprüften Buchungstext bereithalten. Die eigentliche Entscheidung und das Speichern übernimmt nicht die Anwendung allein, sondern der Mensch. Eine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, wird nicht selbstständig eingesetzt. Auch eine ähnliche Zeile wird nicht ohne Kontrolle festgeschrieben. Die Ampel unterstützt die Prüfung: Rot steht für einen fehlenden Beleg, Gelb für ein fehlendes Konto oder eine unsichere Zuordnung. Nur Grün darf gespeichert werden. Dadurch bleibt zwischen dem Einlesen der Bankdaten und der fertigen Übergabe ein kontrollierbarer Arbeitsschritt bestehen.
Welche Buchungen landen im Stapel für die Kanzlei?
Der Stapel für DATEV oder Addison enthält ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Rote Zeilen wegen fehlender Belege und gelbe Zeilen wegen fehlender Konten oder unsicherer Zuordnung gehören nicht in diesen Stapel. Vor der Übergabe muss daher jede Zeile einzeln geprüft und gespeichert worden sein. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Für Lieferanten ist jeweils das eigene Konto vorgesehen; ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Das Programm sendet aus diesem Ablauf keine Steuererklärung und erstellt keine Lohnabrechnung. Die Übergabe betrifft somit den grünen Buchungsstapel, nicht die vollständige steuerliche Arbeit der Kanzlei.
Welche Grenzen und Preise gelten für die Vorbereitung?
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto pro Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis berechnet sich aus zwölf Monatspreisen abzüglich 10 Prozent und beträgt damit 421,20 Euro, 1.609,20 Euro beziehungsweise 3.229,20 Euro. Die Karten nennen beim Sparpaket bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten, bei Professionell 3.000 Buchungen und bei Ultra keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Zusätzlich bleiben die fachlichen Grenzen bestehen: Es versendet keine Steuererklärung, erledigt keine Lohnabrechnung und ersetzt nicht die Prüfung von Belegen, Konten oder steuerlichen Zuordnungen.