Addison-Buchungen vorbereiten
Addison-Buchungen vorzubereiten bedeutet hier: Eine CSV der Bank wird auf dem PC des Kunden gelesen, passende Belege werden zugeordnet, Buchungstexte werden geprüft und nur grüne Zeilen werden festgeschrieben. Das Programm bucht nicht selbstständig. Die einzelne Zeile speichert der Mensch. Belege und Buchungstexte verlassen den Kunden-PC nicht. Diese Anleitung beschreibt deshalb nicht den Versand einer Steuererklärung oder die Lohnabrechnung, sondern die Vorbereitung eines Stapels mit geprüften Buchungen für DATEV oder Addison. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Dauer
Für die eigentliche Vorbereitung ist keine feste Bearbeitungszeit vorgegeben. Die Dauer hängt an den vorhandenen Bankzeilen, den Belegen, den Konten und der Sicherheit der Zuordnung. Eine CSV der Bank wird gelesen; aus diesem Lesen folgt aber noch keine automatische Buchung. Jede Zeile bleibt zunächst ein Arbeitsfall, den der Mensch ansehen, mit dem passenden Beleg verbinden und anschließend selbst speichern muss. Fehlt die Unterlage, wird die Zeile rot. Fehlt ein Konto oder bleibt die Zuordnung unsicher, erscheint sie gelb.
Für das Kennenlernen gibt es eine Demo mit 14 Tagen. In dieser Zeit wird dieselbe Maske gezeigt; ein anderer Ablauf oder eine andere Oberfläche ist aus den vorliegenden Angaben nicht abzuleiten. Die Preisstufen lauten Sparpaket 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis ergibt sich aus zwölf Monatspreisen abzüglich 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro beziehungsweise 3.229,20 Euro. Diese Angaben beschreiben Dauer und Preise, nicht eine zugesagte Bearbeitungszeit.
Material
Für die Vorbereitung gehören eine CSV der Bank, die zu den Bankzeilen gehörenden Belege und die für die Buchung benötigten Konten zusammen. Die CSV liefert die gelesenen Bankdaten; sie ersetzt den Beleg nicht. Ist kein Beleg vorhanden, bleibt die betreffende Zeile rot. Ein kleiner Betrag ändert daran nichts. Eine Kleinbetragsrechnung kann bis 250 Euro brutto reichen, doch bei einer vollständig fehlenden Unterlage wird daraus keine grüne Zeile. Die Prüfung richtet sich also auf die konkrete Zeile und ihre vorhandenen Unterlagen.
Außerdem muss feststehen, welches Lieferantenkonto zu einem Lieferanten gehört. Lieferanten haben jeweils ihr eigenes Konto. Eine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht neu. Ein bereits geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen; er wird trotzdem als Vorschlag angesehen und nicht als automatische Festschreibung. Beim ersten Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut.
Schritt 1
Beginnen Sie mit der CSV der Bank und lassen Sie die darin enthaltenen Zeilen auf dem PC des Kunden lesen. Die Verarbeitung läuft dort. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Prüfen Sie danach jede Zeile gegen den vorhandenen Beleg, statt aus Datum, Betrag oder Banktext allein eine fertige Buchung abzuleiten. Das Programm bucht nicht von allein. Die Verantwortung für das Speichern der einzelnen Zeile bleibt beim Menschen.
Ordnen Sie dem Zahlungsvorgang den Beleg und das zugehörige Lieferantenkonto zu. Ein Lieferant erhält sein eigenes Konto; eine neue Kontonummer wird nicht erfunden, wenn sie nie in den Büchern stand. Beim ersten Bankstand ist einmal die Buchung gegen die Saldenvorträge zu berücksichtigen. Eine automatische Saldenbildung je IBAN ist nicht vorhanden. Dieser erste Schritt endet daher nicht mit einem selbsttätigen Kontieren, sondern mit einer sichtbaren und prüfbaren Arbeitsgrundlage je Bankzeile.
Schritt 2
Sehen Sie sich anschließend den Buchungstext und das vorgeschlagene Konto an. Wenn ein Buchungstext bereits geprüft wurde, kann derselbe geprüfte Text für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Das ist eine Hilfe für vergleichbare Fälle, aber keine selbstständige Buchung. Die Zeile wird erst weitergeführt, wenn der Mensch den Vorschlag geprüft hat und ihn speichern will. Eine Kontonummer, die in den Büchern nie vorkam, wird vom Programm nicht eigenständig angelegt oder eingesetzt.
Bei den Sachverhalten mit besonderen Beträgen müssen die geltenden Grenzen am jeweiligen Vorgang beachtet werden. Bewirtung wird im Verhältnis 70 zu 30 geteilt. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro; ab dem 1. Januar 2024 liegt sie bei 50 Euro. Für GWG gilt die Grenze von 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto. Diese Werte ersetzen nicht den Beleg und führen nicht ohne menschliches Speichern zu einer Buchung.
Schritt 3
Ordnen Sie nun den Prüfstatus der Zeile zu. Rot bedeutet: Der Beleg fehlt. Gelb bedeutet: Ein Konto fehlt oder die Zuordnung ist unsicher. Grün ist nur dann möglich, wenn die Unterlagen und die Zuordnung für diese Zeile geprüft sind. Die Farben sind deshalb keine bloße Anzeige neben der Liste, sondern trennen die Fälle, die noch offen sind, von den Fällen, die festgeschrieben werden dürfen. Auch ein vorhandener Buchungstext nimmt dem Menschen diese Prüfung nicht ab.
Speichern Sie die Zeile erst, wenn sie grün ist. Rote und gelbe Fälle bleiben aus dem festgeschriebenen Bestand heraus. Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto kann bei den erforderlichen Angaben vereinfacht sein; fehlt der Beleg aber vollständig, bleibt die Zeile rot. Entsprechendes gilt für ein unsicheres Konto: Solange die Zuordnung nicht klar ist, ist die Zeile gelb und wird nicht festgeschrieben. So lässt sich vor dem Export erkennen, welche Buchungen tatsächlich weitergegeben werden dürfen.
Schritt 4
Nach der Prüfung entsteht der Stapel für DATEV oder Addison ausschließlich aus festgeschriebenen grünen Buchungen. Rot markierte und gelb markierte Zeilen gehören nicht in diesen Stapel. Das Programm sendet keine Steuererklärung und erledigt keine Lohnabrechnung. Der Zweck dieses Schrittes ist enger: Die zuvor gelesenen Bankzeilen werden mit geprüften Belegen, Konten und Buchungstexten als grüne, vom Menschen gespeicherte Buchungen für die weitere Arbeit bereitgestellt.
Beachten Sie bei der Menge die Angaben der jeweiligen Karten. Sparpaket nennt bis zu 500 Buchungen und bis zu 20 Mandanten. Professionell nennt 3.000 Buchungen und bis zu 20 Mandanten. Für Ultra ist keine Obergrenze bei den Buchungen genannt; die Kartenangaben enthalten ebenfalls bis zu 20 Mandanten. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Deshalb ist die Mengenangabe eine Information zur Karte und keine automatische Sperre während des Vorbereitens.
Prüfung
Vor dem Festschreiben können Sie jede Bankzeile anhand einer kurzen Reihenfolge kontrollieren: Erstens liegt der Beleg vor? Zweitens ist der Lieferant dem eigenen Konto zugeordnet? Drittens passt der Buchungstext zur geprüften ähnlichen Zeile, sofern ein solcher Text bereitliegt? Viertens ist das Konto tatsächlich vorhanden und die Zuordnung sicher? Fünftens wurden die genannten Grenzen bei Bewirtung, Geschenken, GWG, Sammelposten oder Kleinbetragsrechnung richtig berücksichtigt? Fehlt eine Antwort oder bleibt sie unsicher, darf die Zeile nicht grün werden.
Zum Schluss muss die Ampel mit dem Ergebnis übereinstimmen. Rot steht für den fehlenden Beleg, Gelb für ein fehlendes Konto oder eine unsichere Zuordnung, Grün für die geprüfte und speicherbare Zeile. Nur die festgeschriebenen grünen Buchungen gelangen in den Stapel für DATEV oder Addison. Prüfen Sie außerdem, ob der erste Bankstand einmal gegen die Saldenvorträge gebucht wurde und ob Sie nicht versehentlich einen Saldo je IBAN erwarten. Eine automatische Prüfung der Kartenmengen findet nicht statt.
Kurz gefragt
Bucht das Programm die Bankzeilen selbst?
Nein. Es liest eine CSV der Bank, zeigt die Arbeitsgrundlage und kann einen geprüften Buchungstext für eine ähnliche nächste Zeile bereithalten. Die Zeile wird vom Menschen geprüft und gespeichert. Erst eine grüne, festgeschriebene Zeile gehört zum Stapel.
Was geschieht ohne Beleg?
Die betreffende Zeile ist rot. Sie wird nicht als grüne Buchung festgeschrieben und gelangt nicht in den Stapel für DATEV oder Addison. Auch eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto setzt voraus, dass die Unterlage vorhanden ist.
Wann ist eine Zeile gelb?
Gelb bedeutet, dass ein Konto fehlt oder die Zuordnung unsicher ist. Erst wenn die Kontenfrage und die Zuordnung geprüft sind, kann die Zeile grün werden. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht selbst.
Welche Buchungen enthält der Stapel für Addison?
Der Stapel enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Rote und gelbe Zeilen werden nicht übernommen. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung.
Wie werden der erste Bankstand und IBAN-Salden behandelt?
Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Lieferanten haben jeweils ihr eigenes Konto.
Welche steuerlichen Betragsgrenzen sind in der Vorbereitung genannt?
Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt. Geschenke liegen bis zum 31. Dezember 2023 bei 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 bei 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto, der Sammelposten von 250,01 bis 1.000 Euro und die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto.
Wie lange kann die Demo genutzt werden?
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Genannt sind außerdem 39 Euro netto monatlich für Sparpaket, 149 Euro für Professionell und 299 Euro für Ultra. Der Jahrespreis beträgt 421,20 Euro, 1.609,20 Euro beziehungsweise 3.229,20 Euro.