Buchhaltung in Alltagssprache: Zeilen prüfen und selbst festschreiben
Buchhaltung in Alltagssprache bedeutet hier, dass eine Bankzeile nicht durch eine frei erfundene Kontonummer ergänzt wird und auch nicht automatisch in die Bücher gelangt. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Eine CSV der Bank wird gelesen, der Mensch prüft die vorgeschlagene Zuordnung und speichert die Zeile selbst. Fehlt ein Beleg, bleibt die Zeile rot. Sind Konten nicht vorhanden oder ist die Zuordnung unsicher, erscheint sie gelb. Erst eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Der folgende Ratgeber beschreibt diesen konkreten Umgang mit Buchungstexten, Ampelfarben, Konten, Belegen und dem späteren Stapel für DATEV oder Addison. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Ablauf
Am Anfang steht eine CSV-Datei der Bank. Das Programm liest die darin enthaltenen Zeilen auf dem PC des Kunden. Es bucht nicht von allein: Die jeweilige Zeile bleibt so lange offen, bis der Mensch sie prüft und speichert. Für eine nächste ähnliche Zeile kann ein geprüfter Buchungstext bereitliegen. Das erleichtert die wiederkehrende Zuordnung, ersetzt aber nicht die Entscheidung des Menschen. Eine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht eigenständig. Dadurch bleibt die Buchung an vorhandene Konten gebunden, statt bei einer unbekannten Kontonummer eine neue Zuordnung vorzutäuschen.
Die Ampel zeigt, was vor dem Festschreiben noch fehlt. Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. Gelb weist darauf hin, dass Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Nur die grüne Zeile wird festgeschrieben. Der anschließende Stapel für DATEV oder Addison enthält ausschließlich solche festgeschriebenen grünen Buchungen. Das Programm sendet keine Steuererklärung und erledigt keine Lohnabrechnung. Lieferanten haben jeweils ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht; ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Genau diese Punkte gehören zur Prüfung einer Zeile, bevor sie im Export landet.
Vorteile und Nachteile
Ein Vorteil der Alltagssprache liegt in der klaren Trennung zwischen Vorschlag und Entscheidung. Ein bereits geprüfter Buchungstext kann bei der nächsten ähnlichen Bankzeile bereitliegen, während die eigentliche Speicherung weiterhin durch den Menschen erfolgt. Die lokalen Daten bleiben auf dem PC des Kunden: Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Auch die Ampelfarben geben eine unmittelbare Orientierung. Rot macht den fehlenden Beleg sichtbar, gelb markiert fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung, und grün zeigt die Zeile, die festgeschrieben werden darf. So bleibt erkennbar, welche Zeilen in den späteren Stapel aufgenommen werden.
Die Grenzen sind ebenso konkret. Das Programm bucht nicht selbst, prüft die auf den Karten genannten Mengen nicht und legt keine Kontonummer an, die noch nie in den Büchern stand. Ein eigener Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Außerdem bleiben Aufgaben außerhalb des beschriebenen Buchungsstapels: Eine Steuererklärung wird nicht gesendet, und eine Lohnabrechnung wird nicht gemacht. Bei bestimmten Sachverhalten gelten die vorgegebenen Grenzen und Aufteilungen. Bewirtung wird mit 70 zu 30 geteilt. Für Geschenke gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 die Grenze von 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto, der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro, und eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto.
Häufige Fehler
Ein häufiger Fehler ist, eine rote Zeile trotz fehlendem Beleg als erledigt zu behandeln. Verständlicher Text reicht dafür nicht aus: Fehlt der Beleg, bleibt die Zeile rot. Ebenso darf eine gelbe Zeile nicht als grün angesehen werden, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Die Farbe ist daher keine bloße Darstellung, sondern zeigt, ob die Zeile festgeschrieben werden kann. Wer eine ähnliche Buchung erkennt, kann den bereitliegenden geprüften Buchungstext prüfen, muss die aktuelle Zeile aber weiterhin selbst speichern. Das Programm übernimmt diese Entscheidung nicht und erzeugt auch keine bislang unbekannte Kontonummer.
Ein weiterer Fehler entsteht beim Bankanfang oder bei der Behandlung von Lieferanten. Lieferanten haben ihr eigenes Konto; ein einziger Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Für den späteren Export ist außerdem entscheidend, dass der Stapel für DATEV oder Addison nur festgeschriebene grüne Buchungen enthält. Rote und gelbe Zeilen gehören nicht in diesen Stapel. Auch die zusätzlichen Aufgaben dürfen nicht zugerechnet werden: Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Die 14-tägige Demo zeigt dieselbe Maske wie die weiteren Nutzungsmöglichkeiten. Die Karten nennen beim Sparpaket bis zu 500 Buchungen, beim Professionell-Paket bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; beim Ultra-Paket gibt es keine Obergrenze. Diese Mengen werden vom Programm nicht geprüft.
Fazit
Buchhaltung in Alltagssprache folgt hier einem kontrollierten Muster: CSV einlesen, Zeile ansehen, Beleg und Konto prüfen, Zuordnung nachvollziehen und erst dann selbst speichern. Die Farben helfen bei der Reihenfolge der Prüfung. Rot steht für den fehlenden Beleg, gelb für fehlende Konten oder Unsicherheit, grün für die Zeile, die festgeschrieben werden darf. Ein geprüfter Buchungstext kann für eine ähnliche nächste Zeile bereitliegen, doch eine unbekannte Kontonummer wird nicht eingesetzt. Die Daten bleiben auf dem PC des Kunden, weil Belege und Buchungstexte diese Maschine nicht verlassen. Am Ende enthält der Stapel für DATEV oder Addison nur die festgeschriebenen grünen Buchungen.
Für die sachliche Einordnung der Nutzung gehören auch die Grenzen und Preise zum Gesamtbild. Die Demo dauert 14 Tage. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis beträgt zwölf Monatspreise minus 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Anbieter ist die Global Prepaid UG (haftungsbeschränkt), HRB 215359 B, Amtsgericht Charlottenburg, Skarbinastraße 63, 12309 Berlin, Telefon +49 30 70767051. Die Maske bleibt in der Demo dieselbe; die Karten nennen die jeweiligen Mengen, ohne dass das Programm sie prüft. Damit ist die zentrale Frage dieser Seite beantwortet: Alltagssprache unterstützt die Prüfung, ersetzt aber weder die menschliche Speicherung noch die fachliche Verantwortung für eine grüne Buchungszeile.
Kurz gefragt
Bucht das Programm eine eingelesene Bankzeile automatisch?
Nein. Das Programm liest eine CSV der Bank, nimmt die enthaltenen Zeilen also als Grundlage für die Prüfung. Die Buchung erfolgt jedoch nicht von allein. Der Mensch prüft die jeweilige Zeile und speichert sie selbst. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen, aber auch dann wird die aktuelle Zeile nicht ohne menschliche Speicherung festgeschrieben. Eine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Für den späteren Stapel ist außerdem festgelegt, dass nur festgeschriebene grüne Buchungen für DATEV oder Addison enthalten sind.
Was bedeuten Rot, Gelb und Grün bei einer Buchungszeile?
Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. Eine solche Zeile bleibt rot und wird nicht als grüne Buchung festgeschrieben. Gelb erscheint, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Auch dann ist die Prüfung noch nicht abgeschlossen. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Diese grüne Zeile kann anschließend in den Stapel für DATEV oder Addison gelangen, denn dieser Stapel enthält ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Die Farben machen damit sichtbar, ob noch ein Beleg, ein Konto oder eine sichere Zuordnung fehlt.
Welche Grenzen gelten für Bewirtung, Geschenke und GWG?
Bewirtung wird mit 70 zu 30 geteilt. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro. Ab dem 1. Januar 2024 liegt diese Grenze bei 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten liegt von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Angaben beschreiben die genannten Grenzen und Aufteilungen; sie ändern nichts am übrigen Prüfweg mit Beleg, Konto, Zuordnung und Ampelfarbe. Fehlt der Beleg, bleibt die entsprechende Zeile rot.
Was ist in Demo, Paketen und Jahrespreisen enthalten?
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis wird als zwölf Monatspreise minus 10 Prozent genannt: 421,20 Euro für das Sparpaket, 1.609,20 Euro für Professionell und 3.229,20 Euro für Ultra. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; beim Ultra-Paket gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Unabhängig vom Paket sendet es keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung.