Belege sortieren: Bankzeilen sauber prüfen und festschreiben
Belege sortieren bedeutet hier nicht, dass das Programm selbstständig Buchungen erzeugt. Eine CSV der Bank wird auf dem PC des Kunden gelesen. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Danach prüft der Mensch jede Zeile anhand des vorhandenen Belegs, der Konten und der vorgeschlagenen Zuordnung. Rot bedeutet: Der Beleg fehlt. Gelb weist auf ein fehlendes Konto oder eine unsichere Zuordnung hin. Erst eine grüne Zeile darf festgeschrieben werden. Diese Anleitung zeigt den vollständigen Weg von der vorbereiteten Datei bis zum Stapel für DATEV oder Addison. Dabei bleiben die Entscheidungen beim Menschen: Die Zeile wird von ihm gespeichert, und eine Kontonummer, die bisher nicht in den Büchern stand, setzt das Programm nicht selbst.
Dauer
Die Dauer lässt sich aus den vorhandenen Angaben nicht als feste Minuten- oder Stundenangabe ableiten. Maßgeblich ist, wie viele Bankzeilen vorliegen, ob zu jeder Zeile ein Beleg vorhanden ist und ob die Kontenzuordnung eindeutig ist. Der Ablauf wird deshalb nicht durch eine automatische Buchung verkürzt, sondern durch die Prüfung der einzelnen Zeilen bestimmt. Jede Zeile kann eine andere Farbe haben: Rot verlangt den fehlenden Beleg, Gelb verlangt eine Klärung, und Grün ist die Voraussetzung für das Festschreiben.
Für das Kennenlernen steht eine Demo über 14 Tage zur Verfügung; sie zeigt dieselbe Maske. Das beschreibt den Zeitraum der Demo, nicht die Bearbeitungsdauer eines Belegstapels. Auch die gebuchten Mengen werden nicht vom Programm geprüft. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen beziehungsweise bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Diese Angaben verändern nicht die Reihenfolge der Prüfung: CSV lesen, Beleg und Konto prüfen, Farbe beachten, dann die grüne Zeile manuell speichern.
Material
Benötigt werden die CSV der Bank, die zugehörigen Belege sowie die in den Büchern vorhandenen Konten. Die CSV ist die Quelle für die Bankzeilen. Der Beleg gehört zur jeweiligen Zeile, damit das Vorhandensein geprüft werden kann. Für die Kontierung sind die bestehenden Konten relevant. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden; Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Es ist daher dieser lokale Arbeitsplatz, an dem die Prüfung und die Vorbereitung stattfinden.
Zum Material gehört außerdem die Information, ob eine Zeile bereits durch eine passende Buchung geklärt ist. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Das ist eine Hilfe für die weitere Zuordnung, aber keine automatische Freigabe. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht ein. Für Sonderfälle stehen die bekannten Grenzen bereit: GWG bis 800 Euro netto, Sammelposten von 250,01 bis 1.000 Euro und Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto. Diese Werte werden bei der Einordnung berücksichtigt, ohne die manuelle Speicherung zu ersetzen.
Schritt 1
Lege zuerst die CSV der Bank am vorgesehenen PC bereit und lies sie mit dem Programm ein. In diesem ersten Schritt entsteht noch keine fertige Buchung. Das Programm bucht nicht von allein. Die eingelesene Zeile bleibt eine Zeile, die der Mensch prüfen und später selbst speichern muss. Weil die Verarbeitung auf dem PC des Kunden läuft, verlassen Belege und Buchungstexte diese Maschine nicht. Beginne deshalb mit der Bankdatei und arbeite die darin enthaltenen Vorgänge nacheinander ab.
Achte beim Einstieg auf die Frage, ob der Beleg zur Bankzeile vorhanden ist. Fehlt er, wird die Zeile rot. Eine rote Zeile ist damit nicht festschreibbar. Prüfe außerdem, ob bereits ein passender Buchungstext für eine ähnliche Zeile bereitliegt. Ein solcher geprüfter Text kann die nächste ähnliche Zuordnung unterstützen, macht aber aus der neuen Zeile noch keine automatisch gebuchte Position. Der Mensch bleibt für die Kontrolle und das Speichern verantwortlich.
Schritt 2
Ordne nun den Beleg der jeweiligen Bankzeile zu und prüfe, ob die Angaben für die Buchung ausreichen. Bei Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro; ab dem 1. Januar 2024 liegt sie bei 50 Euro. Für GWG gilt ein Betrag bis 800 Euro netto. Ein Sammelposten umfasst den Bereich von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto. Diese Grenzen sind jeweils mit dem passenden Vorgang zu betrachten.
Die zeitliche Grenze bei Geschenken gehört ausdrücklich zur Prüfung: Ein Betrag bis 35 Euro ist dem Zeitraum bis zum 31. Dezember 2023 zuzuordnen, während ab dem 1. Januar 2024 50 Euro gelten. Bei einer Kleinbetragsrechnung ist die Grenze als Bruttobetrag angegeben; beim GWG ist der Nettobetrag maßgeblich. Bleibt der Beleg aus, wird nicht trotz einer vermuteten Zuordnung weitergeschrieben. Die fehlende Grundlage hält die Bankzeile rot, bis der Beleg vorhanden ist.
Schritt 3
Prüfe danach Konto und Zuordnung. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, erscheint die Zeile gelb. Gelb ist ein Hinweis auf eine offene Prüfung und keine Freigabe. Ein geprüfter Buchungstext darf für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen, doch die Ähnlichkeit ersetzt nicht die Kontrolle des einzelnen Vorgangs. Ebenso setzt das Programm keine Kontonummer ein, die nie in den Büchern stand. Die vorhandenen Konten bilden die Grenze für die vorgeschlagene Bearbeitung.
Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Diese Vorgabe ist bei der Zuordnung zu beachten, statt einen Lieferantenvorgang beliebig einem anderen Konto zuzuschreiben. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Deshalb gehört die Prüfung des ersten Bankstands in diesen Arbeitsschritt, während die Bankzeilen weiterhin einzeln anhand von Beleg, Konto und Buchungstext kontrolliert werden.
Schritt 4
Speichere die Zeile erst, wenn sie grün ist. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Rot bleibt wegen des fehlenden Belegs offen; Gelb bleibt wegen eines fehlenden Kontos oder einer unsicheren Zuordnung offen. Der entscheidende Handgriff liegt beim Menschen: Das Programm bucht nicht von allein, und die Zeile wird von ihm gespeichert. Ein vorbereiteter Buchungstext kann die nächste ähnliche Zeile unterstützen, aber auch diese Zeile muss ihre eigene Prüfung bestehen.
Arbeite in derselben Reihenfolge weiter, bis jede geprüfte Position ihren passenden Status hat. Für die Ausgabe werden keine roten oder gelben Zeilen verwendet. Der Stapel für DATEV oder Addison enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Damit ist die Farbe nicht bloß eine Anzeige, sondern die sichtbare Grenze zwischen einer noch offenen Bankzeile und einer für den Stapel zugelassenen Buchung. Steuererklärungen werden nicht gesendet, und eine Lohnabrechnung macht das Programm ebenfalls nicht.
Prüfung
Prüfe zum Abschluss jede grüne Zeile noch einmal gegen den zugehörigen Beleg, das verwendete Konto und den Buchungstext. Kontrolliere besonders Bewirtung mit der Aufteilung 70 zu 30, Geschenke mit 35 Euro bis zum 31. Dezember 2023 beziehungsweise 50 Euro ab dem 1. Januar 2024, GWG bis 800 Euro netto, den Sammelposten von 250,01 bis 1.000 Euro und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Danach muss klar sein, dass der Stapel nur grüne, festgeschriebene Buchungen enthält.
Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026. Zu den Preisen gehören das Sparpaket mit 39 Euro netto im Monat, Professionell mit 149 Euro und Ultra mit 299 Euro. Der Jahrespreis beträgt jeweils zwölf Monatspreise minus 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Prüfung des Ablaufs bleibt davon getrennt. Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske; die genannten Mengen werden vom Programm nicht geprüft. Anbieter: Global Prepaid UG (haftungsbeschränkt), HRB 215359 B, Amtsgericht Charlottenburg, Skarbinastraße 63, 12309 Berlin, Telefon +49 30 70767051.
Kurz gefragt
Was geschieht, wenn der Beleg zu einer Bankzeile fehlt?
Die Zeile wird rot angezeigt und bleibt damit offen. Der fehlende Beleg ist nicht durch einen vermuteten Buchungstext, ein vorhandenes Konto oder eine ähnliche frühere Zeile ersetzt. Solange die Grundlage fehlt, darf die Position nicht als grüne Buchung festgeschrieben werden. Erst wenn der Beleg vorhanden ist, kann die Zeile erneut geprüft werden. Danach sind weiterhin die Kontenzuordnung und der Buchungstext zu kontrollieren. Das Programm bucht nicht von allein; der Mensch entscheidet über die Prüfung und speichert die Zeile selbst. In den späteren Stapel für DATEV oder Addison gelangen nur festgeschriebene grüne Buchungen.
Worin unterscheiden sich gelbe und grüne Zeilen?
Gelb bedeutet, dass ein Konto fehlt oder die Zuordnung unsicher ist. Eine gelbe Zeile zeigt deshalb eine offene Entscheidung und darf nicht festgeschrieben werden. Grün bedeutet, dass die erforderliche Prüfung abgeschlossen ist und die Zeile festgeschrieben werden kann. Auch bei einer grünen Zeile bleibt der Speichervorgang beim Menschen; das Programm bucht nicht eigenständig. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen, aber eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, wird nicht automatisch gesetzt. Der Stapel enthält ausschließlich die grünen Buchungen, die tatsächlich festgeschrieben wurden.
Welche Grenzen müssen bei der Prüfung beachtet werden?
Für Bewirtung gilt eine Aufteilung von 70 zu 30. Bei Geschenken beträgt die genannte Grenze bis zum 31. Dezember 2023 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Angaben verwenden unterschiedliche Bezugsgrößen und Zeitpunkte: Beim GWG ist der Nettobetrag genannt, bei der Kleinbetragsrechnung der Bruttobetrag, und bei Geschenken entscheidet zusätzlich das Datum. Die passende Grenze wird deshalb bei der einzelnen Belegprüfung betrachtet.