Lieferanten eigenes Konto: Anleitung für die Zuordnung einer Bankzeile
Ein Lieferanten eigenes Konto ist in diesem Ablauf die Grundlage dafür, dass ein Lieferant nicht nur über einen allgemeinen Sammelansatz behandelt wird. Diese Anleitung zeigt am konkreten Ablauf des Programms, wie eine Bank-CSV gelesen, eine Zeile geprüft, ein Buchungstext für eine ähnliche Zeile vorbereitet und eine grüne Buchung festgeschrieben wird. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Wichtig ist dabei die klare Grenze: Das Programm bucht nicht von allein. Die Zeile wird erst gespeichert, wenn der Mensch sie geprüft und festgeschrieben hat. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Dauer
Für die zeitliche Einordnung stehen zwei Angaben fest. Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Damit lässt sich der beschriebene Ablauf in derselben Oberfläche nachvollziehen, ohne dass für die Demo eine andere Maske genannt werden muss. Der Ablauf selbst bleibt an den einzelnen Bankzeilen orientiert: Eine CSV der Bank wird gelesen, die Angaben werden mit Beleg und Kontenzuordnung betrachtet, und erst eine grüne Zeile kann festgeschrieben werden. Eine automatische Buchung ist nicht Teil dieses Ablaufs.
Für die Nutzung werden drei Monatspreise genannt: Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell kostet 149 Euro und Ultra kostet 299 Euro. Der Jahrespreis entspricht zwölf Monatspreisen minus 10 Prozent. Daraus ergeben sich 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Diese Angaben beschreiben die verfügbaren Preis- und Mengenangaben, nicht eine zusätzliche Bearbeitungsdauer.
Material
Für den beschriebenen Vorgang werden eine CSV der Bank, die zugehörigen Belege und die erforderlichen Konten benötigt. Die CSV ist die Datei, aus der das Programm die Bankzeilen liest. Der Beleg gehört zur Prüfung der jeweiligen Zeile. Fehlt der Beleg, wird die Zeile rot. Sind Konten nicht vorhanden oder ist die Zuordnung unsicher, wird die Zeile gelb. Erst wenn die Angaben für eine Zeile ausreichend geklärt sind, kann sie grün sein und festgeschrieben werden.
Die Verarbeitung findet auf dem PC des Kunden statt. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Zum Material gehört außerdem die Information, welchem Lieferanten ein eigenes Konto zugeordnet werden soll. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Nach dem ersten Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Diese Punkte gehören deshalb zur Vorbereitung der Konten und dürfen bei der Prüfung der ersten Bankzeilen nicht ausgelassen werden.
Schritt 1
Im ersten Schritt wird die CSV der Bank bereitgestellt und vom Programm gelesen. Dabei beginnt der Vorgang mit den tatsächlich vorhandenen Bankzeilen, nicht mit einer selbsttätigen Buchung. Die Datei liefert die Zeilen, die anschließend angesehen und zugeordnet werden. Für jede Zeile ist der passende Beleg zu prüfen. Ist der Beleg nicht vorhanden, erhält die Zeile die rote Kennzeichnung. Rot bedeutet in diesem Ablauf, dass die Zeile nicht festgeschrieben werden darf, weil der notwendige Beleg fehlt.
Danach wird geprüft, ob die Konten vorhanden sind und ob die Zuordnung sicher ist. Fehlen Konten oder bleibt die Zuordnung unsicher, erscheint die Zeile gelb. Die Farbe macht damit sichtbar, an welcher Stelle die Prüfung noch nicht abgeschlossen ist. Der Mensch entscheidet anhand der vorliegenden Angaben weiter. Das Programm liest die CSV, aber es speichert die Buchung nicht ohne diese menschliche Entscheidung. Eine rote oder gelbe Zeile ist daher noch keine festgeschriebene Buchung und darf nicht mit einer grünen Zeile gleichgesetzt werden.
Schritt 2
Im zweiten Schritt wird dem Lieferanten das eigene Konto zugeordnet, sofern dieses Konto in den Büchern vorhanden ist. Genau hier ist die Grenze der automatischen Unterstützung zu beachten: Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Die Zuordnung kann also nicht dadurch entstehen, dass eine unbekannte Kontonummer einfach übernommen wird. Der vorhandene Buchungsbestand ist der Bezugspunkt für die Kontonummer, die bei einer ähnlichen Bankzeile verwendet werden kann.
Für die erste Bankbewegung des Lieferanten wird der erste Bankstand einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Das Programm stellt keinen Saldo je IBAN bereit. Deshalb ist dieser erste Stand als eigener Prüfungspunkt zu behandeln und nicht als bereits eingebauter IBAN-Saldo anzusehen. Sobald ein geprüfter Buchungstext vorliegt, liegt er für die nächste ähnliche Zeile bereit. Das ist eine Vorbereitung für eine weitere Zuordnung, aber keine selbsttätige Festschreibung und keine Erzeugung eines Kontos, das zuvor nicht in den Büchern stand.
Schritt 3
Im dritten Schritt wird die inhaltliche Zuordnung der einzelnen Zeile geprüft. Ein vorhandener Beleg und ein vorhandenes Konto reichen nicht aus, wenn die Zuordnung weiterhin unsicher ist; in diesem Fall bleibt die Zeile gelb. Ist der Beleg vorhanden und sind Konten sowie Zuordnung geklärt, kann die Zeile grün werden. Die Ampelfarben sind damit unmittelbar mit den Prüfgründen verbunden: Rot steht für den fehlenden Beleg, Gelb für fehlende Konten oder Unsicherheit, Grün für die Zeile, die festgeschrieben werden darf.
Bei bestimmten Sachverhalten gelten die vorgegebenen Werte. Bewirtung teilt 70 zu 30. Für Geschenke gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 die Grenze von 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Werte ersetzen nicht die Prüfung des Belegs; sie sind die Angaben, die bei der Zuordnung des jeweiligen Sachverhalts berücksichtigt werden.
Schritt 4
Im vierten Schritt entscheidet der Mensch über das Festschreiben. Das Programm bucht nicht von allein. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Eine rote Zeile wegen eines fehlenden Belegs und eine gelbe Zeile wegen eines fehlenden Kontos oder einer unsicheren Zuordnung bleiben außerhalb dieses Schritts. Der geprüfte Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen, doch auch diese weitere Zeile muss anhand ihrer eigenen Angaben geprüft werden. Die Bereitstellung eines Textes ist deshalb nicht mit einer automatischen Buchung gleichzusetzen.
Nach der Festschreibung enthält der Stapel für DATEV oder Addison nur festgeschriebene grüne Buchungen. Rote und gelbe Zeilen gehören nicht in diesen Stapel. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Der beschriebene Zweck endet damit bei der geprüften und festgeschriebenen Buchung sowie beim Stapel der grünen Buchungen. Eine Steuererklärung oder eine Lohnabrechnung wird aus diesem Ablauf nicht abgeleitet und ist nicht Bestandteil der genannten Funktion.
Prüfung
Die abschließende Prüfung folgt der Ampel und dem vorhandenen Buchungsbestand. Zuerst wird kontrolliert, ob der Beleg zur Bankzeile vorhanden ist. Fehlt er, muss die Zeile rot bleiben. Danach wird geprüft, ob das notwendige Konto in den Büchern steht und ob die Zuordnung sicher ist. Bei einem fehlenden Konto oder einer unsicheren Zuordnung bleibt die Zeile gelb. Erst wenn diese Punkte geklärt sind, darf die Zeile grün sein. Nur diese grüne Zeile wird festgeschrieben; erst festgeschriebene grüne Buchungen gelangen in den Stapel für DATEV oder Addison.
Für das Lieferanten eigene Konto gehört außerdem die Kontrolle des ersten Bankstands dazu. Dieser wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut und darf daher nicht als vorhandene Funktion vorausgesetzt werden. Ebenso wird keine Kontonummer übernommen, die nie in den Büchern stand. Die Prüfung endet mit der menschlichen Entscheidung über die konkrete Zeile. Das Programm verarbeitet die CSV und stellt einen geprüften Buchungstext für die nächste ähnliche Zeile bereit, aber es nimmt dem Menschen weder die Prüfung noch das Festschreiben ab.
Kurz gefragt
Bucht das Programm eine Bankzeile automatisch auf das eigene Lieferantenkonto?
Nein. Eine CSV der Bank wird gelesen, aber das Programm bucht nicht von allein. Die konkrete Zeile wird vom Menschen geprüft und nur dann festgeschrieben, wenn sie grün ist. Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. Gelb bedeutet, dass Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Erst Grün erlaubt das Festschreiben. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen, doch daraus entsteht keine automatische Buchung. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm ebenfalls nicht. Das eigene Konto des Lieferanten muss daher im vorhandenen Buchungsbestand berücksichtigt werden.
Was muss beim ersten Bankstand und beim Export beachtet werden?
Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut, deshalb gehört dieser Punkt ausdrücklich in die Prüfung. Vor dem Festschreiben werden außerdem Beleg, Konto und Zuordnung betrachtet. Nur grüne Zeilen werden festgeschrieben. Der Stapel für DATEV oder Addison enthält anschließend nur diese festgeschriebenen grünen Buchungen. Rote oder gelbe Zeilen gehören nicht in den Stapel. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Die Verarbeitung läuft auf dem PC des Kunden; Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht.