Belege auf dem PC verarbeiten: Anleitung
Belege auf dem PC zu verarbeiten bedeutet in diesem Ablauf, dass das Programm auf dem PC des Kunden läuft und die Belege ebenso wie die Buchungstexte diese Maschine nicht verlassen. Als Ausgangspunkt dient eine CSV der Bank. Das Programm liest die Zeilen, bucht aber nicht selbstständig. Der Mensch prüft jede Zeile, ergänzt oder bestätigt den Buchungstext und entscheidet, ob die Zeile festgeschrieben wird. Diese Anleitung beschreibt deshalb die Reihenfolge von der bereitliegenden CSV bis zum Stapel für DATEV oder Addison. Sie zeigt außerdem, welche Ampelfarbe zu beachten ist, wann eine Buchung nicht grün werden kann und welche Grenzen bei Konten, Belegen und Mengen gelten.
Dauer
Für die Erprobung steht eine Demo über 14 Tage zur Verfügung. Während dieser Zeit zeigt die Demo dieselbe Maske, die auch für den beschriebenen Ablauf maßgeblich ist. Eine andere Maske oder ein davon abweichender Prozess wird hier nicht vorausgesetzt. Die Dauer von 14 Tagen ist daher der konkrete zeitliche Rahmen, in dem der Ablauf mit einer CSV, den Belegen und den Buchungstexten nachvollzogen werden kann. Die 14 Tage sind keine Aussage darüber, wie viele Buchungen bearbeitet werden; die Karten nennen dafür eigene Mengen.
Für die Nutzung nach der Demo gibt es drei genannte Monatspreise: Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell kostet 149 Euro und Ultra kostet 299 Euro. Der Jahrespreis wird aus zwölf Monatspreisen abzüglich 10 Prozent gebildet. Daraus ergeben sich 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht.
Material
Benötigt wird eine CSV der Bank, die gelesen werden kann. Zusätzlich gehören die zu den Bankzeilen passenden Belege und die Buchungstexte zum Material des Ablaufs. Die Verarbeitung findet auf dem PC des Kunden statt. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Die CSV ist dabei die Quelle für die zu prüfenden Zeilen; sie führt aber nicht dazu, dass das Programm eigenständig bucht. Für jede Zeile bleibt die Entscheidung beim Menschen.
Zum Material gehört außerdem die Information, welches Lieferantenkonto verwendet wird, wenn eine Zahlung einem Lieferanten zugeordnet ist. Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Für die Übergabe wird schließlich ein Stapel benötigt, der ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen enthält. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung.
Schritt 1
Beginne mit der CSV der Bank und lasse die darin enthaltenen Zeilen lesen. Das Programm liest die CSV, nimmt jedoch keine Buchung von allein vor. Jede Zeile bleibt zunächst eine zu prüfende Grundlage. Der Mensch muss die Zeile ansehen, den vorhandenen Beleg berücksichtigen und den Buchungstext prüfen. Diese Trennung ist für den Ablauf entscheidend: Das Einlesen der Bankdaten ist nicht dasselbe wie das Festschreiben einer Buchung.
Ordne einen vorhandenen Beleg der jeweiligen Zeile zu und achte auf die Ampelfarbe. Fehlt der Beleg, wird die Zeile rot. Rot bedeutet in diesem Ablauf, dass sie nicht festgeschrieben werden darf. Bei einer roten Zeile ist daher zuerst der fehlende Beleg zu klären. Die CSV allein ersetzt den Beleg nicht. Der nächste Schritt beginnt erst mit einer Zeile, deren Beleglage geprüft und deren Buchungstext bearbeitbar ist.
Schritt 2
Prüfe anschließend den Buchungstext und die Kontenzuordnung. Ein geprüfter Buchungstext liegt für die nächste ähnliche Zeile bereit. Das erleichtert die Bearbeitung ähnlicher Zeilen, ersetzt aber nicht die Prüfung der einzelnen Zeile. Wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist, wird die Zeile gelb. Gelb ist damit ein sichtbares Zeichen dafür, dass die Zuordnung noch nicht sicher genug für eine Festschreibung ist.
Setze keine Kontonummer, die nie in den Büchern stand. Das Programm legt eine solche Kontonummer nicht selbst an. Bei Lieferanten ist das eigene Lieferantenkonto zu beachten. Für den ersten Bankstand gilt die einmalige Buchung gegen die Saldenvorträge. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut und darf deshalb nicht als vorhandene Funktion behandelt werden. Erst wenn Beleg, Konto und Zuordnung zusammenpassen, kann die Zeile weiter geprüft werden.
Schritt 3
Ordne die steuerlich genannten Sachverhalte mit den vorgegebenen Grenzen ein, bevor du eine Zeile festschreibst. Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro; ab dem 1. Januar 2024 gilt die Grenze von 50 Euro. Für geringwertige Wirtschaftsgüter gilt ein Betrag bis 800 Euro netto. Diese Angaben gehören zur Prüfung des passenden Buchungstextes und der richtigen Zuordnung.
Bei einem Sammelposten liegt der Bereich von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Grenzen sind unterschiedlich und dürfen bei der Prüfung nicht vermischt werden. Die Zeile bleibt nur dann für den nächsten Schritt geeignet, wenn der Beleg vorhanden ist, die Konten bekannt sind und die Zuordnung nicht unsicher ist. Eine bloße Ähnlichkeit zu einer früheren Zeile macht die neue Zeile noch nicht automatisch festschreibbar.
Schritt 4
Schreibe nur eine grüne Zeile fest. Rot steht für einen fehlenden Beleg, gelb für fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung. Nur grün bedeutet in diesem Ablauf, dass die Buchung festgeschrieben werden kann. Die Entscheidung trifft der Mensch; das Programm bucht nicht selbstständig aus der gelesenen CSV. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen, doch auch diese nächste Zeile muss ihre eigene Beleg- und Kontenprüfung durchlaufen.
Sammle danach ausschließlich die festgeschriebenen grünen Buchungen für den Stapel. Der Stapel ist für DATEV oder Addison bestimmt und enthält keine roten oder gelben Zeilen. Eine Zeile ohne Beleg, mit fehlendem Konto oder mit unsicherer Zuordnung gehört deshalb nicht in diesen Stapel. Der Ablauf endet an dieser Stelle nicht mit einer Steuererklärung oder einer Lohnabrechnung: Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung.
Prüfung
Kontrolliere am Ende jede Zeile anhand der Ampel und der festgelegten Regeln. Rot muss wegen des fehlenden Belegs zurückgehalten werden. Gelb muss wegen eines fehlenden Kontos oder einer unsicheren Zuordnung offenbleiben. Grün ist die einzige Farbe, bei der die Zeile festgeschrieben wird. Prüfe außerdem, ob ein Lieferant sein eigenes Konto erhalten hat, ob der erste Bankstand einmal gegen die Saldenvorträge gebucht wurde und ob nicht fälschlich ein Saldo je IBAN vorausgesetzt wird. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Vor der Übergabe muss der Stapel nochmals auf seinen Inhalt geprüft werden. Er darf nur festgeschriebene grüne Buchungen enthalten und kann für DATEV oder Addison bereitgestellt werden. Eine selbstständige Buchung durch das Programm ist nicht Teil des Ablaufs. Ebenso gehören eine Steuererklärung und eine Lohnabrechnung nicht zu den Funktionen. Prüfe zuletzt die genannten Betragsgrenzen: Bewirtung 70 zu 30, Geschenke mit 35 Euro bis zum 31. Dezember 2023 und 50 Euro ab dem 1. Januar 2024, GWG bis 800 Euro netto, Sammelposten von 250,01 bis 1.000 Euro sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.
Kurz gefragt
Verlässt ein Beleg den PC des Kunden?
Nein. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Für den beschriebenen Ablauf bedeutet das, dass die Prüfung der CSV-Zeilen, der Belege und der Buchungstexte auf diesem PC erfolgt. Die CSV der Bank wird gelesen, aber das Programm bucht nicht von allein. Der Mensch sieht die Zeile an, prüft den Beleg und entscheidet über die weitere Bearbeitung. Erst eine grüne Zeile darf festgeschrieben werden. Für den späteren Stapel werden ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen verwendet. Die lokale Verarbeitung ändert nichts daran, dass eine fehlende Anlage rot und eine unsichere Kontenzuordnung gelb bleibt.
Was passiert, wenn ein Beleg oder ein Konto fehlt?
Fehlt der Beleg, ist die Zeile rot. Eine rote Zeile wird nicht festgeschrieben und gehört nicht in den Stapel für DATEV oder Addison. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, ist die Zeile gelb. Auch eine gelbe Zeile wird nicht festgeschrieben. Der Mensch muss deshalb vor der Festschreibung prüfen, ob der Beleg vorhanden ist, ob die Konten bekannt sind und ob die Zuordnung sicher ist. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen, aber er macht die neue Zeile nicht automatisch grün. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht.
Welche Buchungen stehen im Stapel für DATEV oder Addison?
Der Stapel enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Rote Zeilen wegen eines fehlenden Belegs und gelbe Zeilen wegen fehlender Konten oder einer unsicheren Zuordnung bleiben draußen. Die Farbe ist deshalb vor der Übergabe zu kontrollieren. Der Mensch schreibt die grüne Zeile fest; das Programm bucht nicht von allein aus der CSV. Der Stapel ist für DATEV oder Addison bestimmt. Das Programm sendet jedoch keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Diese beiden Tätigkeiten gehören nicht zum beschriebenen Umfang. Vor der Übergabe sind außerdem die Kontenzuordnung, das eigene Konto des Lieferanten und die einmalige Buchung des ersten Bankstands gegen die Saldenvorträge zu beachten.
Welche Betragsgrenzen müssen bei der Prüfung beachtet werden?
Bei Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt. Für Geschenke gilt bis zum 31. Dezember 2023 ein Betrag von 35 Euro; ab dem 1. Januar 2024 gilt ein Betrag von 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten liegt von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Angaben müssen jeweils zur Art des Belegs passen. Sie sind nicht zu einer einzigen Grenze zusammenzufassen. Der Mensch prüft die Zeile und den Buchungstext, bevor die Ampelfarbe für die Festschreibung maßgeblich wird. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben; bei fehlendem Beleg bleibt sie rot, bei fehlendem Konto oder unsicherer Zuordnung gelb.