Anfangssaldo Bank richtig erfassen und buchen
Der Anfangssaldo Bank wird aus der CSV der Bank gelesen und anschließend als erste Bankbewegung gegen die Saldenvorträge gebucht. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden; Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Wichtig ist die Trennung zwischen dem Lesen der Bankzeile und dem Festschreiben der Buchung: Das Programm bucht nicht von allein. Der Mensch prüft die Zeile, ergänzt oder bestätigt die Zuordnung und speichert sie erst dann. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. So bleibt bei diesem konkreten Ablauf sichtbar, ob ein Beleg vorhanden ist, ob Konten fehlen oder ob eine Zuordnung unsicher ist. Für den Anfangssaldo gilt zusätzlich: Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein eigener Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Dauer
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske wie der beschriebene Arbeitsablauf. Eine feste Dauer für das Erfassen des Anfangssaldos ist nicht vorgegeben, weil sie von der vorhandenen CSV, den Belegen und der Klärung der Konten abhängt. Sicher festgelegt ist dagegen die Reihenfolge: Die Bankdatei wird gelesen, die Zeile wird geprüft, der Mensch speichert die Buchung, und erst danach gehört sie zum festgeschriebenen Bestand. Diese Trennung verhindert, dass aus dem bloßen Einlesen bereits eine Buchung entsteht. Der Anfangssaldo ist dabei kein laufender Saldo je IBAN, sondern der erste Bankstand, der einmal gegen die Saldenvorträge gebucht wird.
Die zeitliche Orientierung besteht somit aus dem verfügbaren Prüfzeitraum der Demo und dem einzelnen Prüfvorgang je Zeile. Eine rote Zeile bleibt offen, solange der Beleg fehlt. Eine gelbe Zeile bleibt klärungsbedürftig, wenn ein Konto fehlt oder die Zuordnung unsicher ist. Erst eine grüne Zeile kann der Mensch festschreiben. Für den weiteren Export zählt nicht, wann die CSV eingelesen wurde, sondern welche Buchungen am Ende festgeschrieben und grün sind. Der Stapel für DATEV oder Addison enthält ausschließlich diese festgeschriebenen grünen Buchungen.
Material
Für den beschriebenen Vorgang wird eine CSV der Bank benötigt. In dieser Datei stehen die Bankzeilen, die das Programm liest. Außerdem gehören die zugehörigen Belege und die Angaben zur Kontierung zum Prüfmaterial. Belege und Buchungstexte bleiben auf dem PC des Kunden; sie verlassen diese Maschine nicht. Das Material dient deshalb nicht nur dem Einlesen, sondern auch der Entscheidung über die Ampelfarbe. Fehlt ein Beleg, wird die betreffende Zeile rot. Sind Konten nicht vorhanden oder ist die Zuordnung unsicher, wird sie gelb. Eine grüne Zeile ist die einzige Zeile, die festgeschrieben werden darf.
Für den Anfangssaldo braucht es zusätzlich den ersten Bankstand und die Saldenvorträge, gegen die dieser Stand einmal gebucht wird. Lieferanten haben ihr eigenes Konto; eine Lieferantenbuchung wird daher nicht dadurch ersetzt, dass nur der Bankstand betrachtet wird. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Das Material darf deshalb nicht als Grundlage für eine getrennte automatische IBAN-Saldierung verstanden werden. Die CSV liefert die zu lesenden Bankzeilen, die Belege stützen die Prüfung, und die vorhandenen Konten bestimmen, ob eine Zuordnung grün, gelb oder rot weiterbearbeitet werden kann.
Schritt 1
Zuerst wird die CSV der Bank eingelesen. Das Programm liest die Datei auf dem PC des Kunden; Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Dieser erste Schritt bedeutet noch keine Buchung. Die Bankzeile ist zunächst nur der Ausgangspunkt für die Prüfung. Besonders beim Anfangssaldo ist darauf zu achten, dass der erste Bankstand als einmalige Buchung gegen die Saldenvorträge behandelt wird. Ein Saldo je IBAN entsteht daraus nicht, weil diese Funktion nicht eingebaut ist. Die Lieferanten bleiben ihren eigenen Konten zugeordnet, auch wenn eine Zahlung in der Bankdatei erscheint.
Nach dem Einlesen wird jede relevante Zeile anhand der vorhandenen Angaben betrachtet. Der Mensch muss erkennen können, ob ein Beleg vorhanden ist und ob die benötigten Konten existieren. Das Programm setzt keine Kontonummer, die nie in den Büchern stand. Deshalb kann eine unbekannte Kontonummer nicht einfach als fertige Kontierung übernommen werden. Ebenso ersetzt das Lesen der CSV keine Entscheidung über die Buchung. Die Zeile wird erst dann weitergeführt, wenn ihre Angaben und der Bezug zum Anfangssaldo oder zur jeweiligen Zahlung geprüft worden sind.
Schritt 2
Im zweiten Schritt wird die Zeile einer Ampelfarbe zugeordnet. Fehlt der Beleg, ist die Zeile rot. Rot bedeutet in diesem Ablauf, dass sie nicht festgeschrieben werden darf. Fehlen Konten oder bleibt die Zuordnung unsicher, ist die Zeile gelb. Gelb kennzeichnet damit einen Klärungsbedarf und keine fertige Buchung. Nur wenn die notwendigen Angaben vorhanden sind und die Zuordnung geprüft ist, wird die Zeile grün. Diese Farben beziehen sich auf die konkrete Prüfsituation und ersetzen nicht die Entscheidung des Menschen.
Bei einem Anfangssaldo ist besonders der Unterschied zwischen dem Bankstand und einer einzelnen späteren Zahlung zu beachten. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Für Lieferanten gilt zugleich, dass sie ihr eigenes Konto haben. Eine Zeile darf also nicht allein deshalb als passend gelten, weil sie aus der Bankdatei stammt. Fehlt das passende Konto, setzt das Programm keine Kontonummer, die bisher nicht in den Büchern stand. Bei Unsicherheit bleibt die Zeile gelb, bis die Zuordnung geprüft werden kann.
Schritt 3
Im dritten Schritt prüft der Mensch die vorgeschlagene oder bereits geprüfte Zuordnung und entscheidet, ob die Zeile gespeichert werden kann. Das Programm bucht nicht von allein. Der Mensch speichert die Zeile selbst. Eine geprüfte Buchungstextform liegt anschließend für die nächste ähnliche Zeile bereit. Diese Wiederverwendung betrifft den Buchungstext; sie erlaubt nicht, eine nie in den Büchern vorhandene Kontonummer einzusetzen. Die vorhandenen Konten und der Beleg bleiben daher für jede Entscheidung maßgeblich.
Auch steuerlich relevante Aufteilungen gehören in diese menschliche Prüfung. Bewirtung teilt 70 zu 30. Geschenke liegen bis zum 31. Dezember 2023 bei 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 bei 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten liegt von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Grenzwerte ändern nichts an der Ampellogik: Fehlt der Beleg oder ist die Kontierung nicht sicher, bleibt die Zeile rot oder gelb und wird nicht als grüne Buchung festgeschrieben.
Schritt 4
Im vierten Schritt wird ausschließlich die grüne Zeile festgeschrieben. Das Programm übernimmt diese Handlung nicht selbst; der Mensch speichert die geprüfte Zeile. Damit ist nachvollziehbar, dass der Anfangssaldo nicht aus einer stillen automatischen Buchung entstanden ist, sondern aus einer gelesenen CSV-Zeile, einer Prüfung und einer bewussten Speicherung. Rote Zeilen wegen fehlender Belege sowie gelbe Zeilen wegen fehlender Konten oder unsicherer Zuordnung bleiben außerhalb des festgeschriebenen Ergebnisses.
Der danach gebildete Stapel für DATEV oder Addison enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Das gilt auch für die übrigen gespeicherten Bankbuchungen und nicht nur für den Anfangssaldo. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Der Export ersetzt daher weder die Prüfung der Ampelfarbe noch die Entscheidung des Menschen. Für den ersten Bankstand bleibt die fachliche Aussage unverändert: Er wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht; ein separater Saldo je IBAN ist nicht eingebaut.
Prüfung
Die Prüfung des Anfangssaldos beginnt mit drei Fragen: Wurde die Bankdatei als CSV gelesen? Ist der betrachtete Betrag der erste Bankstand? Und wurde dieser Stand einmal gegen die Saldenvorträge gebucht? Danach wird die Zeile anhand der Ampel kontrolliert. Rot steht für einen fehlenden Beleg, gelb für fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung, grün für eine geprüfte und speicherbare Zeile. Nur die grüne Zeile darf festgeschrieben sein. Der Mensch muss die Speicherung vornehmen, weil das Programm nicht von allein bucht.
Vor dem Stapel für DATEV oder Addison wird außerdem geprüft, ob keine rote oder gelbe Zeile als festgeschriebene Buchung darin enthalten ist. Die Konten der Lieferanten müssen ihre eigene Zuordnung behalten. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, darf nicht durch das Programm gesetzt worden sein. Ebenso darf aus dem Anfangssaldo kein nicht vorhandener Saldo je IBAN abgeleitet werden. Als Unternehmensangabe gehört zur Einordnung: Firma ist Global Prepaid UG (haftungsbeschränkt), HRB 215359 B, Amtsgericht Charlottenburg, Skarbinastraße 63, 12309 Berlin, Telefon +49 30 70767051.
Kurz gefragt
Bucht das Programm den Anfangssaldo der Bank automatisch?
Nein. Das Programm liest eine CSV der Bank, nimmt die darin enthaltenen Zeilen aber nicht von allein als Buchungen. Der Mensch prüft die jeweilige Zeile und speichert sie selbst. Für den Anfangssaldo bedeutet das: Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht, nachdem die betreffende Zeile geprüft wurde. Eine grüne Zeile kann festgeschrieben werden. Fehlt der Beleg, bleibt sie rot; fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, bleibt sie gelb. Die automatische Festlegung einer Kontonummer, die nie in den Büchern stand, ist nicht vorgesehen.
Was passiert, wenn der Anfangssaldo mit einer IBAN verbunden ist?
Ein eigener Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Der beschriebene Vorgang arbeitet deshalb nicht mit einer gesonderten Saldenführung für jede IBAN. Maßgeblich ist der erste Bankstand, der einmal gegen die Saldenvorträge gebucht wird. Die CSV liefert die zu lesende Bankzeile, doch daraus entsteht weder automatisch eine Buchung noch ein zusätzlicher IBAN-Saldo. Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Fehlt für eine Zuordnung ein Konto, setzt das Programm keine Kontonummer, die nie in den Büchern stand; die Zeile bleibt dann gelb, sofern nicht zugleich ein Beleg fehlt.
Welche Zeilen dürfen in den Stapel für DATEV oder Addison?
Der Stapel enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Eine rote Zeile gehört nicht hinein, wenn der Beleg fehlt. Eine gelbe Zeile gehört nicht hinein, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Das Programm bucht nicht selbst, daher muss der Mensch die geprüfte grüne Zeile speichern. Erst diese Speicherung macht sie zu einer festgeschriebenen Buchung für den Stapel. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Der Stapel ist somit auf festgeschriebene grüne Buchungen begrenzt und übernimmt nicht diese weiteren Aufgaben.
Welche Betragsgrenzen werden bei der Prüfung berücksichtigt?
Für Bewirtung wird eine Aufteilung von 70 zu 30 genannt. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 die Grenze von 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Angaben sind Teil der Prüfung einer Buchungszeile. Sie ändern nicht die Voraussetzungen für das Festschreiben: Nur eine grüne Zeile darf gespeichert werden, während eine rote oder gelbe Zeile offen bleibt.
Welche Preise und Mengen gehören zum beschriebenen Angebot?
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis ist jeweils zwölf Monatspreise minus 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Diese Angaben betreffen Angebot und Mengenangaben, nicht die fachliche Regel, dass eine grüne Zeile vom Menschen festgeschrieben werden muss.