Einnahmen-Ausgaben-Ordner: Anleitung für die Prüfung und Buchung
Der Einnahmen-Ausgaben-Ordner wird in dieser Anleitung als klarer Prüfweg beschrieben: Eine CSV-Datei der Bank wird auf dem PC des Kunden gelesen, Belege und Buchungstexte verlassen diesen Rechner nicht, und keine Buchung wird ohne menschliche Speicherung festgeschrieben. Die Farben zeigen, was vor der Übernahme zu klären ist. Rot bedeutet, dass ein Beleg fehlt. Gelb weist auf fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung hin. Erst eine grüne Zeile darf festgeschrieben werden. Danach enthält der Stapel für DATEV oder Addison nur solche grünen Buchungen. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Dauer
Für die Nutzung steht eine Demo mit einer Dauer von 14 Tagen zur Verfügung. In dieser Demo wird dieselbe Maske gezeigt, die auch für die Bearbeitung der Bankzeilen und die Vorbereitung der Buchungen verwendet wird. Die Dauer beschreibt damit den verfügbaren Demozeitraum; sie verändert weder die Prüfung einer einzelnen Zeile noch die Verantwortung für die abschließende Speicherung. Der Einnahmen-Ausgaben-Ordner bleibt inhaltlich an den vorhandenen Belegen, der Bank-CSV und der jeweiligen Zuordnung ausgerichtet.
Für die Preise gelten die genannten Monats- und Jahresbeträge. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis entspricht zwölf Monatspreisen abzüglich 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro beziehungsweise 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht.
Material
Für den beschriebenen Vorgang braucht es den PC des Kunden, die CSV der Bank, die zugehörigen Belege und die Konten, die für die Buchungszuordnung verwendet werden. Das Programm läuft auf diesem PC. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Die Bank-CSV liefert die Zeilen, die geprüft werden sollen; sie ersetzt aber keine menschliche Entscheidung und führt nicht selbst zu einer fertigen Buchung.
Zum Material gehört außerdem der jeweilige Beleg zu einer Bankzeile, soweit ein solcher Beleg vorhanden ist. Fehlt er, wird die Zeile rot. Sind Konten nicht vorhanden oder ist die Zuordnung unsicher, erscheint die Zeile gelb. Für den späteren Stapel werden ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen herangezogen. Das Programm sendet keine Steuererklärung und erledigt keine Lohnabrechnung. Es stellt deshalb nur den beschriebenen Buchungsstapel für DATEV oder Addison bereit.
Schritt 1
Zuerst wird die CSV der Bank eingelesen. Die darin enthaltenen Zeilen bilden den Ausgangspunkt für den Einnahmen-Ausgaben-Ordner. Dabei bleibt die Verarbeitung auf dem PC des Kunden. Weder Belege noch Buchungstexte verlassen diese Maschine. Das Programm bucht nicht von allein: Das Lesen der CSV ist daher noch keine Festschreibung und auch keine automatische Buchung.
Prüfe bei jeder Zeile, ob der passende Beleg vorhanden ist und ob die Angaben für die weitere Zuordnung ausreichen. Eine fehlende Unterlage ist nicht zu übergehen, denn die betreffende Zeile wird rot angezeigt. Diese Farbe markiert einen offenen Belegpunkt. Die Zeile bleibt damit von einer grünen Festschreibung getrennt, bis der fehlende Beleg vorliegt. Die erste Entscheidung im Ablauf lautet deshalb: Beleg vorhanden oder Beleg fehlt.
Schritt 2
Im nächsten Schritt wird die Kontenzuordnung betrachtet. Fehlen Konten oder ist nicht sicher, welches Konto zu einer Zeile gehört, wird die Zeile gelb angezeigt. Gelb steht damit für eine offene fachliche Zuordnung. Auch eine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht eigenständig. Die Entscheidung über ein solches Konto bleibt außerhalb einer automatischen Festschreibung.
Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Dieser Punkt ist bei der Zuordnung zu berücksichtigen, wenn eine Bankzeile einem Lieferanten zugeordnet wird. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Diese Angaben gehören zur Prüfung der vorhandenen Konten und Salden; sie ändern nichts daran, dass eine unsichere oder unvollständige Zeile gelb bleibt und nicht als fertige grüne Buchung behandelt wird.
Schritt 3
Ist die Zuordnung geprüft, kann ein geprüfter Buchungstext für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Das bedeutet nicht, dass jede nachfolgende Zeile ohne Prüfung übernommen wird. Der bereitliegende Text dient nur als vorhandene Grundlage für eine ähnliche Zeile. Der Mensch entscheidet weiterhin, ob die konkrete Bankzeile passt und ob sie gespeichert werden darf. Das Programm bucht nicht von allein und speichert die Zeile nicht ohne diese menschliche Handlung.
Bei wiederkehrenden Sachverhalten bleibt deshalb die Farblogik maßgeblich. Rot verlangt den fehlenden Beleg, gelb weist auf fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung hin, und nur grün ist für die Festschreibung zugelassen. Auch wenn ein Buchungstext bereits für eine ähnliche Zeile vorliegt, muss die neue Zeile anhand ihres Belegs und ihrer Kontenzuordnung geprüft werden. Eine nie in den Büchern vorhandene Kontonummer wird nicht automatisch gesetzt.
Schritt 4
Erst wenn Beleg und Zuordnung geprüft sind, wird die Zeile als grün behandelt und vom Menschen festgeschrieben. Diese Grenze ist für den Einnahmen-Ausgaben-Ordner entscheidend: Der Stapel für DATEV oder Addison darf nur festgeschriebene grüne Buchungen enthalten. Rote und gelbe Zeilen gehören nicht in diesen Stapel. Die Farbe ist daher keine bloße Kennzeichnung, sondern trennt fertige Buchungen von Punkten, die noch nicht abgeschlossen sind.
Bei bestimmten Sachverhalten gelten die vorgegebenen Beträge und Aufteilungen. Bewirtung wird mit 70 zu 30 geteilt. Für Geschenke gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 die Grenze von 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Werte werden bei der Prüfung der jeweiligen Zeile herangezogen; sie ersetzen nicht den erforderlichen Beleg.
Prüfung
Am Ende wird kontrolliert, ob jede übernommene Zeile grün und festgeschrieben ist. Rot darf nicht als erledigt gelten, weil der Beleg fehlt. Gelb darf ebenfalls nicht in den fertigen Stapel gelangen, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Nur die grüne Zeile wird festgeschrieben. Der Mensch speichert die Zeile; das Programm nimmt diese Buchung nicht selbstständig vor. So bleibt erkennbar, welche Bankzeilen abgeschlossen sind und welche noch geprüft werden müssen.
Danach wird der Stapel auf seinen Inhalt geprüft. Er darf nur festgeschriebene grüne Buchungen enthalten und kann für DATEV oder Addison bereitgestellt werden. Eine Steuererklärung wird nicht gesendet, und eine Lohnabrechnung wird nicht erstellt. Ebenfalls zu beachten sind der einmalige Buchungsschritt des ersten Bankstands gegen die Saldenvorträge, die eigenen Konten der Lieferanten und das Fehlen eines Saldos je IBAN. Mit dieser Kontrolle endet die beschriebene Anleitung für den Einnahmen-Ausgaben-Ordner.
Kurz gefragt
Verlässt die CSV mit Belegen und Buchungstexten den Kunden-PC?
Nein. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Die CSV der Bank wird dort gelesen und bildet die Grundlage für die sichtbaren Zeilen. Aus dem Einlesen folgt jedoch keine automatische Buchung. Der Mensch prüft die einzelne Zeile und speichert sie selbst, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Für den späteren Stapel zählen nur festgeschriebene grüne Buchungen. Diese Beschreibung bezieht sich auf den genannten Ablauf und enthält keine Aussage über eine Steuererklärung oder eine Lohnabrechnung, denn beides sendet beziehungsweise erledigt das Programm nicht.
Was bedeuten die Farben rot, gelb und grün?
Eine rote Zeile zeigt an, dass der Beleg fehlt. Eine gelbe Zeile steht dafür, dass Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Die Farben ordnen damit nicht bloß die Ansicht, sondern zeigen den Stand der Prüfung einer konkreten Bankzeile. Auch ein bereits geprüfter Buchungstext für eine nächste ähnliche Zeile nimmt dem Menschen die Entscheidung nicht ab. Die neue Zeile muss weiterhin zu ihrem Beleg und ihrer Kontenzuordnung passen, bevor sie als grün festgeschrieben werden darf.
Wie werden Lieferanten und der erste Bankstand behandelt?
Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Bei der Zuordnung einer Bankzeile zu einem Lieferanten wird daher dieses eigene Konto berücksichtigt. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Diese beiden Angaben sind getrennt zu betrachten: Das Lieferantenkonto betrifft die Kontenzuordnung, während der erste Bankstand den genannten Buchungsschritt gegen die Saldenvorträge betrifft. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht eigenständig.
Welche Werte gelten für Bewirtung, Geschenke und GWG?
Bewirtung teilt 70 zu 30. Bei Geschenken gilt bis einschließlich 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro; ab dem 1. Januar 2024 liegt sie bei 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten liegt im Bereich von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto. Diese Beträge und Zeitgrenzen gehören zur Prüfung der jeweiligen Buchungszeile. Für die Festschreibung bleibt zusätzlich maßgeblich, dass der Beleg vorhanden und die Zuordnung sicher ist.
Was steht im fertigen Stapel für DATEV oder Addison?
Der Stapel für DATEV oder Addison enthält ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Rote Zeilen wegen fehlender Belege und gelbe Zeilen wegen fehlender Konten oder unsicherer Zuordnung gehören nicht hinein. Der Mensch speichert die zulässige Zeile; das Programm bucht nicht von allein. Der Stapel ist außerdem keine Steuererklärung und keine Lohnabrechnung. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Damit beschreibt der Stapel nur die festgeschriebenen grünen Buchungen aus dem geprüften Ablauf.