Bürokosten der Kanzlei mit lokaler Buchung vorbereiten
Bürokosten der eigenen Kanzlei lassen sich mit einem Programm bearbeiten, das auf dem PC des Kunden läuft. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Für die Bearbeitung wird eine CSV der Bank eingelesen; eine Buchung entsteht jedoch nicht selbstständig. Der Mensch prüft die einzelne Zeile, übernimmt sie erst bei passender Zuordnung und speichert sie anschließend. Diese Seite beschreibt den konkreten Umgang mit laufenden Bürokosten, Belegen, Konten, Ampelfarben und dem Übergabestapel. Sie grenzt außerdem ab, was das Programm nicht erledigt, und nennt die am Stand der Prüfung geltenden Preise, Mengen und steuerlichen Grenzen. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Ablauf
Am Anfang steht die CSV der Bank. Das Programm liest die darin enthaltenen Zeilen auf dem PC des Kunden ein. Es bucht keine Zeile von allein. Der Mensch entscheidet für jede Position, ob der Beleg vorhanden ist, ob das Konto passt und ob der Buchungstext verwendet werden kann. Eine Zeile ohne Beleg erscheint rot. Fehlen Konten oder bleibt die Zuordnung unsicher, wird sie gelb dargestellt. Erst eine grüne Zeile darf festgeschrieben werden. Damit bleibt die Entscheidung über die einzelne Buchung bei der Person, die den Vorgang prüft. Belege und Buchungstexte bleiben während dieser Bearbeitung auf derselben Maschine.
Nach einer geprüften Buchung kann der geprüfte Buchungstext für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Das Programm setzt jedoch keine Kontonummer, die zuvor noch nie in den Büchern stand. Lieferanten erhalten jeweils ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht; ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Nach der Prüfung enthält der Stapel für DATEV oder Addison ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Der Stapel ist damit eine Übergabe der bereits gespeicherten grünen Zeilen. Eine Steuererklärung wird nicht gesendet, und eine Lohnabrechnung gehört nicht zu diesem Ablauf.
Vorteile und Nachteile
Ein sachlicher Vorteil des beschriebenen Vorgehens liegt darin, dass die Arbeitsdaten auf dem PC des Kunden bleiben: Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Außerdem ist an der Ampel erkennbar, welche Zeilen noch Aufmerksamkeit brauchen. Rot weist auf einen fehlenden Beleg hin, gelb auf fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung, und grün kennzeichnet die einzige Farbe, in der eine Zeile festgeschrieben werden darf. Ein geprüfter Buchungstext kann bei der nächsten ähnlichen Bankzeile bereitliegen. Dadurch wird der bereits geprüfte Wortlaut wieder verwendbar, ohne dass eine unbekannte Kontonummer automatisch gesetzt wird.
Die Grenzen gehören ebenso zur Beschreibung. Das Programm entscheidet nicht selbst über die CSV-Zeilen und schreibt keine Buchung ohne menschliches Speichern fest. Es gibt keinen eingebauten Saldo je IBAN; der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Der Übergabestapel enthält nur grüne, bereits festgeschriebene Buchungen. Das Programm sendet keine Steuererklärung und erledigt keine Lohnabrechnung. Bei Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt. Für Geschenke gilt bis zum 31. Dezember 2023 ein Betrag von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 ein Betrag von 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto, der Sammelposten von 250,01 bis 1.000 Euro, und eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto.
Häufige Fehler
Ein häufiger Fehler wäre, eine rote Zeile trotz fehlendem Beleg festzuschreiben. Genau dafür ist die rote Markierung vorgesehen. Ebenso darf eine gelbe Zeile nicht als erledigt behandelt werden, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Nur die grüne Zeile wird festgeschrieben. Ein weiterer Fehler wäre, aus einem Lieferantennamen einfach eine neue Kontonummer abzuleiten. Das Programm setzt eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, nicht. Der Lieferant hat sein eigenes Konto, und der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein automatischer Saldo je IBAN ist nicht eingebaut.
Auch die Aufgaben außerhalb des Programms müssen klar bleiben. Der Mensch speichert die geprüfte Zeile; das Programm bucht nicht von allein. Der spätere Stapel für DATEV oder Addison darf deshalb nur festgeschriebene grüne Buchungen enthalten. Eine Steuererklärung wird durch das Programm nicht gesendet, und eine Lohnabrechnung wird nicht erstellt. Bei der Prüfung von Beträgen dürfen die geltenden Grenzen nicht vermischt werden: GWG reicht bis 800 Euro netto, der Sammelposten umfasst 250,01 bis 1.000 Euro, und eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto. Bei Geschenken ist außerdem zwischen dem Zeitraum bis zum 31. Dezember 2023 mit 35 Euro und der Zeit ab dem 1. Januar 2024 mit 50 Euro zu unterscheiden.
Fazit
Für Bürokosten der Kanzlei ist der entscheidende Punkt die kontrollierte Reihenfolge: Bank-CSV einlesen, Beleg und Kontenzuordnung prüfen, die Ampelfarbe beachten und die Zeile erst als grüne Buchung festschreiben. Der geprüfte Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Eine neue Kontonummer wird nicht eingesetzt, wenn sie zuvor noch nicht in den Büchern stand. Lieferanten bleiben jeweils einem eigenen Konto zugeordnet. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Die Datenverarbeitung findet auf dem PC des Kunden statt; Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht.
Für den Umfang stehen eine 14-tägige Demo mit derselben Maske sowie drei Pakete zur Verfügung. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis beträgt jeweils zwölf Monatspreise abzüglich 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Für die Übergabe an DATEV oder Addison werden nur grüne, festgeschriebene Buchungen in den Stapel aufgenommen.
Kurz gefragt
Wer entscheidet, ob eine Bankzeile gebucht wird?
Die Entscheidung trifft der Mensch, der die einzelne Zeile prüft. Das Programm liest die CSV der Bank, bucht aber nicht von allein. Zuerst wird kontrolliert, ob der Beleg vorhanden ist und ob Konto sowie Zuordnung passen. Eine fehlende Beleggrundlage führt zur roten Zeile. Wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist, erscheint die Zeile gelb. Erst wenn die Zeile grün ist, darf sie festgeschrieben werden. Der Mensch speichert diese grüne Zeile. Ein geprüfter Buchungstext kann anschließend für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht.
Was enthält der Stapel für DATEV oder Addison?
Der Stapel für DATEV oder Addison enthält ausschließlich Buchungen, die zuvor als grüne Zeilen festgeschrieben wurden. Rote Zeilen wegen eines fehlenden Belegs und gelbe Zeilen wegen fehlender Konten oder unsicherer Zuordnung gehören nicht in diesen Stapel. Das Programm übernimmt also nicht ungeprüfte Positionen in die Übergabe. Die CSV wird eingelesen, aber die Buchung wird nicht automatisch gespeichert. Der Mensch muss die passende Zeile prüfen und festschreiben. Der Stapel ist außerdem keine Steuererklärung und keine Lohnabrechnung: Das Programm sendet keine Steuererklärung und erstellt keine Lohnabrechnung.
Wie werden Lieferanten, Bankstand und IBAN behandelt?
Lieferanten haben jeweils ihr eigenes Konto. Aus einem Namen oder einer Bankzeile wird keine Kontonummer erfunden. Besonders wichtig ist, dass das Programm eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, nicht setzt. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Die Bearbeitung bleibt deshalb an die vorhandenen Konten und an die Prüfung der jeweiligen Zeile gebunden. Wenn die Konten fehlen oder die Zuordnung nicht sicher ist, bleibt die Zeile gelb und wird nicht als grüne Buchung festgeschrieben.
Welche Preise und Mengen gelten für die Pakete?
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Bei jährlicher Zahlung beträgt der Jahrespreis zwölf Monatspreise minus 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Die genannten Beträge und Angaben beziehen sich auf den Stand der Prüfung dieser Seite.