Automatisierte Buchhaltung
Automatisierte Buchhaltung bedeutet hier eine vorbereitete, aber nicht selbstständig abgeschlossene Buchung. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Eine CSV-Datei der Bank wird gelesen, doch das Programm bucht die eingelesene Zeile nicht ohne menschliche Freigabe. Sie sehen, ob ein Beleg vorhanden ist, ob Konten und Zuordnung passen und welche Ampelfarbe die Zeile erhält. Erst eine grüne Zeile kann festgeschrieben werden. Ein geprüfter Buchungstext bleibt für die nächste ähnliche Zeile bereit. So beantwortet die automatisierte Buchhaltung vor allem eine konkrete Frage: Welche wiederkehrende Bankzeile kann nach Prüfung mit einem bekannten Text vorbereitet werden, ohne dass das Programm eine neue Kontonummer erfindet oder eigenständig eine Buchung speichert? Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Ablauf
Der Vorgang beginnt mit einer CSV der Bank. Das Programm liest die darin enthaltenen Zeilen und stellt sie für die weitere Prüfung bereit. Es speichert die Buchung nicht von allein. Der Mensch entscheidet, ob der vorgeschlagene Buchungstext zur Zeile passt, prüft den Beleg und kontrolliert die Kontenzuordnung. Wurde ein Buchungstext bereits geprüft, liegt er bei der nächsten ähnlichen Zeile wieder bereit. Das ist der Kern der automatisierten Buchhaltung: Wiederkehrende Angaben müssen nicht jedes Mal neu erfasst werden, während die endgültige Entscheidung bei der Person bleibt, die die Zeile prüft und speichert.
Die Ampel ordnet den Prüfstand sichtbar ein. Rot erscheint, wenn der Beleg fehlt. Gelb wird eine Zeile, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Nur Grün erlaubt das Festschreiben. Eine Kontonummer, die bisher noch nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht selbst. Lieferanten haben jeweils ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht; ein eigener Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Nach der menschlichen Freigabe enthält der Stapel für DATEV oder Addison ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Steuererklärungen werden nicht gesendet, und eine Lohnabrechnung erstellt das Programm nicht.
Vorteile und Nachteile
Ein Vorteil liegt in der klaren Trennung zwischen Vorbereitung und Festschreibung. Die Daten bleiben auf dem PC des Kunden, weil Belege und Buchungstexte diese Maschine nicht verlassen. Wiederkehrende Fälle können schneller geprüft werden, weil ein bereits geprüfter Buchungstext für die nächste ähnliche Bankzeile bereitliegt. Die Farben helfen dabei, offene Punkte nicht mit fertigen Buchungen zu verwechseln: Rot weist auf einen fehlenden Beleg hin, Gelb auf fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung, und Grün kennzeichnet die einzige Farbe, die festgeschrieben werden darf. Der spätere Stapel für DATEV oder Addison ist dadurch auf grüne Buchungen begrenzt.
Ein Nachteil bleibt, dass die automatisierte Buchhaltung keine eigenständige Buchung ohne Prüfung liefert. Die CSV wird gelesen, aber die Zeile wird nicht automatisch gespeichert. Unsichere Konten müssen geklärt werden, fehlende Belege bleiben rot und eine unbekannte Kontonummer wird nicht eigenmächtig angelegt. Außerdem ersetzt das Programm weder das Senden einer Steuererklärung noch die Lohnabrechnung. Die Karten nennen zwar bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen beziehungsweise bei Ultra keine Obergrenze; das Programm prüft diese Mengen jedoch nicht. Die genannten Grenzen sind daher Angaben der Karten und keine automatische Kontrolle im laufenden Vorgang.
Häufige Fehler
Ein häufiger Fehler ist die Annahme, eine eingelesene Bankzeile werde bereits durch den Import zur fertigen Buchung. Das trifft nicht zu: Die CSV wird gelesen, der Mensch speichert die Zeile erst nach eigener Prüfung. Ebenfalls problematisch ist das Übergehen der Ampelfarbe. Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. Gelb steht für fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung. Eine gelbe oder rote Zeile darf nicht wie eine grüne behandelt werden. Auch ein vorgeschlagener Text ist keine endgültige Festschreibung, sondern eine Vorlage für die Prüfung. Erst wenn die Zeile grün ist, darf sie gespeichert und in den Übergabestapel aufgenommen werden.
Fehler entstehen außerdem bei den besonderen Buchungsangaben. Lieferanten werden jeweils auf ihrem eigenen Konto geführt. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht; ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Bei Bewirtung wird 70 zu 30 geteilt. Für Geschenke gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 die Grenze von 50 Euro. Ein GWG gilt bis 800 Euro netto, der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro, und eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Werte sollten deshalb vor der Festschreibung zur jeweiligen Zeile passen.
Fazit
Die automatisierte Buchhaltung beantwortet die Frage nach dem konkreten Arbeitsanteil des Programms nüchtern: Sie liest eine Bank-CSV, stellt bekannte Buchungstexte für ähnliche Zeilen bereit und ordnet den Prüfstand mit Rot, Gelb oder Grün ein. Sie bucht nicht eigenständig. Der Mensch prüft den Beleg, die Konten und die Zuordnung und speichert die Zeile. Eine noch unbekannte Kontonummer wird nicht erfunden. Erst grüne, festgeschriebene Buchungen gelangen in den Stapel für DATEV oder Addison. Damit endet der beschriebene Umfang nicht bei einer automatischen Weiterleitung an Behörden; Steuererklärungen und Lohnabrechnungen gehören nicht dazu.
Für die Einordnung der verfügbaren Pakete nennt die Demo eine Dauer von 14 Tagen und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Bei jährlicher Zahlung ergibt sich der Jahrespreis aus zwölf Monatspreisen abzüglich 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro beziehungsweise 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra wird keine Obergrenze genannt. Diese Mengen werden vom Programm nicht geprüft. Für die nächsten Informationen können Sie die Demo, die Preise oder die Anleitung aufrufen.
Kurz gefragt
Bucht das Programm eine eingelesene Bankzeile automatisch?
Nein. Das Programm liest eine CSV der Bank und kann für eine ähnliche Zeile einen bereits geprüften Buchungstext bereithalten. Die Bankzeile wird dadurch aber noch nicht festgeschrieben. Der Mensch prüft den Beleg, die Konten und die Zuordnung und speichert die Zeile selbst. Die Ampel zeigt den Prüfstand: Fehlt der Beleg, ist die Zeile rot; fehlen Konten oder bleibt die Zuordnung unsicher, ist sie gelb. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Eine neue Kontonummer setzt das Programm nicht selbst.
Was geschieht mit roten und gelben Zeilen?
Eine rote Zeile weist darauf hin, dass der Beleg fehlt. Eine gelbe Zeile zeigt entweder fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung. Beide Farben stehen damit für offene Prüfungen und sind nicht mit einer festgeschriebenen Buchung gleichzusetzen. Erst eine grüne Zeile darf gespeichert werden. Der spätere Stapel für DATEV oder Addison enthält ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Die Farbe ersetzt dabei nicht die menschliche Prüfung, sondern macht sichtbar, an welcher Stelle der Beleg- und Kontenprüfung die jeweilige Bankzeile steht.
Wie werden Lieferanten, Bankstand und IBAN behandelt?
Lieferanten haben jeweils ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Daraus folgt für die Prüfung, dass der erste Bankstand und die Konten der Lieferanten nicht mit einer automatisch erzeugten IBAN-Saldenlogik verwechselt werden dürfen. Das Programm setzt außerdem keine Kontonummer ein, die zuvor noch nie in den Büchern stand. Für eine ähnliche Bankzeile kann dagegen ein geprüfter Buchungstext bereitliegen, damit die Zuordnung erneut geprüft werden kann.
Welche Grenzen und Preise werden für die Pakete genannt?
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto monatlich, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Für ein Jahr werden zwölf Monatspreise um 10 Prozent vermindert; daraus ergeben sich 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen, während bei Ultra keine Obergrenze genannt wird. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Die Preis- und Mengendaten ersetzen deshalb keine eigene Prüfung des gewünschten Pakets.