Belege vorbereiten für Freiberufler: klarer Ablauf am PC
Belege vorbereiten für Freiberufler bedeutet hier: Bankdaten einlesen, passende Unterlagen zuordnen, Buchungstexte prüfen und nur sichere Zeilen festschreiben. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Eine CSV der Bank wird gelesen, doch keine Buchung entsteht automatisch. Die einzelne Zeile speichert der Mensch erst nach der Prüfung. So lässt sich jeder offene Vorgang an seiner Farbe erkennen: Rot weist auf einen fehlenden Beleg hin, Gelb auf fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung, Grün auf eine Zeile, die festgeschrieben werden kann. Diese Seite beschreibt den konkreten Umgang mit dem Programm, die Grenzen der Prüfung sowie die Angaben, die zum Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026 gelten.
Ablauf
Beginnen Sie mit der CSV der Bank und lesen Sie diese am PC ein. Das Programm nimmt die Zeilen auf, bucht aber nicht von allein. Für jede Zeile prüfen Sie den vorhandenen Beleg, den vorgeschlagenen Buchungstext und das zugehörige Konto. Erst wenn die Angaben plausibel sind, speichert der Mensch die Zeile. Ein geprüfter Buchungstext bleibt für die nächste ähnliche Zeile bereit. Das erleichtert die Bearbeitung wiederkehrender Vorgänge, ersetzt aber nicht den Blick auf den jeweiligen Beleg. Eine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht eigenständig ein.
Arbeiten Sie die farbige Kennzeichnung in einer festen Reihenfolge ab. Bei einer roten Zeile fehlt der Beleg; suchen Sie dann die Unterlage, bevor Sie weiterprüfen. Gelb erscheint, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Diese Zeile bleibt offen, bis die fehlende Information geklärt ist. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Zum Schluss besteht der Stapel für die weitere Verarbeitung ausschließlich aus festgeschriebenen grünen Buchungen. Er enthält keine ungeklärten roten oder gelben Vorgänge. Das Programm sendet keine Steuererklärung und erledigt keine Lohnabrechnung.
Vorteile und Nachteile
Ein praktischer Vorteil liegt in der Begrenzung auf den Kunden-PC: Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Die farbliche Prüfung macht sichtbar, an welcher Stelle noch eine Unterlage, ein Konto oder eine Entscheidung fehlt. Wiederkehrende Buchungstexte können nach einer Prüfung für eine ähnliche Bankzeile bereitliegen. Dadurch lässt sich die Aufmerksamkeit auf Abweichungen richten, statt denselben Wortlaut jedes Mal neu einzugeben. Auch die Regeln für bestimmte Vorgänge sind im Arbeitsumfang berücksichtigt: Bewirtung wird mit 70 zu 30 geteilt, und bei Geschenken gelten bis zum 31. Dezember 2023 35 Euro sowie ab dem 1. Januar 2024 50 Euro.
Die Grenzen gehören ebenso zur Vorbereitung. Das Programm entscheidet nicht selbst über jede neue Kontonummer, schreibt keine Buchung ohne menschliche Speicherung fest und kennt keinen eingebauten Saldo je IBAN. Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Außerdem bleiben Steuererklärung und Lohnabrechnung außerhalb dieses Ablaufs. Bei den Sachgrenzen müssen Sie die jeweils genannte Einordnung beachten: GWG gilt bis 800 Euro netto, der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro, und eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Angaben ersetzen keine zusätzliche Entscheidung bei einem unsicheren Vorgang.
Häufige Fehler
Ein häufiger Fehler ist, eine Bankzeile trotz fehlender Unterlage als erledigt zu behandeln. Fehlt der Beleg, bleibt die Zeile rot und darf nicht als grüne Buchung festgeschrieben werden. Ebenfalls problematisch ist die Annahme, ein ähnlicher Buchungstext mache die neue Zeile automatisch richtig. Der geprüfte Text liegt zwar für die nächste ähnliche Zeile bereit, doch eine neue Zeile muss weiterhin zu ihrem Beleg passen. Wenn ein Konto fehlt oder die Zuordnung nicht sicher ist, wird die Zeile gelb. Prüfen Sie dann die Angaben, statt eine neue Kontonummer einzusetzen, die nie in den Büchern stand.
Verwechslungen entstehen auch bei den Grenzen und beim ersten Bankstand. Bei Geschenken ist zwischen dem Zeitraum bis zum 31. Dezember 2023 mit 35 Euro und der Zeit ab dem 1. Januar 2024 mit 50 Euro zu unterscheiden. Bei GWG gilt die Grenze von 800 Euro netto; der Sammelposten beginnt bei 250,01 Euro und endet bei 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung reicht bis 250 Euro brutto. Für Lieferanten gilt jeweils das eigene Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht, während ein Saldo je IBAN nicht eingebaut ist. Prüfen Sie abschließend, dass der Ausgabestapel nur grüne, festgeschriebene Buchungen enthält.
Fazit
Wer Belege vorbereiten möchte, kann den Vorgang auf eine nachvollziehbare Entscheidungskette verkürzen: CSV einlesen, Unterlage suchen, Buchungstext und Konto prüfen, Farbe beachten und nur eine grüne Zeile festschreiben. Rot bedeutet fehlender Beleg, Gelb steht für ein fehlendes Konto oder eine unsichere Zuordnung, Grün erlaubt die Festschreibung. Wiederkehrende Texte stehen nach einer Prüfung für eine ähnliche Zeile bereit. Das spart wiederholte Eingaben, ohne die menschliche Speicherung aus dem Ablauf zu entfernen. Die Daten bleiben auf dem PC des Kunden, und der spätere Stapel enthält nur die festgeschriebenen grünen Buchungen.
Für die Einordnung des Angebots gelten am Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026 eine Demo von 14 Tagen mit derselben Maske. Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell 149 Euro und Ultra 299 Euro. Der Jahrespreis beträgt jeweils zwölf Monatspreise minus 10 Prozent: 421,20 Euro, 1.609,20 Euro und 3.229,20 Euro. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra gibt es keine Obergrenze. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Anbieter ist die Global Prepaid UG (haftungsbeschränkt), HRB 215359 B, Amtsgericht Charlottenburg, Skarbinastraße 63, 12309 Berlin, Telefon +49 30 70767051.
Kurz gefragt
Bucht das Programm die eingelesenen Bankzeilen automatisch?
Nein. Eine CSV der Bank wird gelesen, aber das Programm bucht nicht von allein. Der Mensch prüft die einzelne Zeile und speichert sie selbst. Vorher ist insbesondere zu klären, ob der Beleg vorhanden ist, ob das Konto passt und ob der Buchungstext zur Zeile gehört. Eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Rot weist auf einen fehlenden Beleg hin, Gelb auf fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung. Eine neue Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, wird nicht eigenständig eingesetzt.
Was bedeuten Rot, Gelb und Grün bei einer Bankzeile?
Die Farben zeigen den Prüfzustand der Zeile. Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. Gelb erscheint, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Grün bedeutet, dass die Zeile nach der Prüfung festgeschrieben werden kann. Nur grüne, festgeschriebene Buchungen gelangen in den Stapel für die weitere Verarbeitung. Eine rote oder gelbe Zeile gehört deshalb nicht in diesen Stapel. Die Farbe ersetzt nicht die Entscheidung des Menschen, sondern zeigt an, wo noch eine Unterlage oder Klärung erforderlich ist.
Wie werden Lieferanten und der erste Bankstand behandelt?
Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Deshalb sollte die Vorbereitung diese Besonderheiten ausdrücklich berücksichtigen, statt aus einer IBAN automatisch einen eigenen Saldo abzuleiten. Auch bei wiederkehrenden Vorgängen bleibt die konkrete Zeile maßgeblich. Ein geprüfter Buchungstext kann für die nächste ähnliche Zeile bereitliegen, doch die neue Zeile wird erst nach der Prüfung durch den Menschen gespeichert.
Welche Leistungen sind nicht Bestandteil des Programms?
Der Stapel für die weitere Verarbeitung enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Es unterstützt damit die Vorbereitung und Ordnung der geprüften Buchungszeilen, übernimmt aber nicht diese beiden Aufgaben. Für die Sachbehandlung sind außerdem die genannten Grenzen zu beachten: GWG gilt bis 800 Euro netto, der Sammelposten von 250,01 bis 1.000 Euro und die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto. Bewirtung wird mit 70 zu 30 geteilt.