Einnahmen und Ausgaben für Kleinunternehmer
Einnahmen und Ausgaben für Kleinunternehmer lassen sich mit einer klaren Prüfung jeder Bankzeile ordnen. Das Programm läuft auf dem PC des Kunden. Belege und Buchungstexte verlassen diese Maschine nicht. Eine CSV der Bank wird gelesen, doch das Programm bucht nicht selbstständig. Der Mensch entscheidet, speichert die Zeile und arbeitet nur mit einer grünen Buchung weiter. Rote und gelbe Zeilen bleiben zur Klärung sichtbar. Diese Anleitung beschreibt den konkreten Umgang mit CSV, Belegen, Konten, Buchungstexten, Ampelfarben und dem späteren Stapel für DATEV oder Addison. Sie erklärt außerdem die genannten Grenzen: Das Programm sendet keine Steuererklärung, erstellt keine Lohnabrechnung und prüft die Mengen der jeweiligen Karten nicht. Stand der Prüfung: 18. Oktober 2026.
Dauer
Die Demo dauert 14 Tage und zeigt dieselbe Maske wie die bezahlte Nutzung. Dadurch lässt sich der beschriebene Vorgang mit einer Bank-CSV, den zugehörigen Belegen und den vorhandenen Konten in derselben Oberfläche nachvollziehen. Für die laufende Nutzung nennt das Angebot drei Monatspreise: Das Sparpaket kostet 39 Euro netto im Monat, Professionell kostet 149 Euro und Ultra kostet 299 Euro. Diese Angaben beschreiben Preise und Masken, nicht eine automatische Buchung oder eine automatische Prüfung der Datenmenge.
Bei jährlicher Zahlung gilt der Jahrespreis als zwölf Monatspreise abzüglich 10 Prozent. Daraus ergeben sich 421,20 Euro für das Sparpaket, 1.609,20 Euro für Professionell und 3.229,20 Euro für Ultra. Die Karten nennen bis zu 500 Buchungen, bis zu 20 Mandanten und 3.000 Buchungen; bei Ultra ist keine Obergrenze genannt. Das Programm prüft diese Mengen nicht. Für den eigentlichen Arbeitsschritt bleibt entscheidend, dass nur eine grüne Zeile festgeschrieben wird.
Material
Für den beschriebenen Vorgang werden eine CSV der Bank, die passenden Belege, die Buchungstexte und die benötigten Konten gebraucht. Die CSV wird vom Programm gelesen. Belege und Buchungstexte bleiben auf dem PC des Kunden, weil das Programm dort läuft. Der erste Bankstand wird einmal gegen die Saldenvorträge gebucht. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut; dieser Punkt gehört deshalb zur Vorbereitung und darf nicht als vorhandene automatische Funktion verstanden werden.
Lieferanten haben ihr eigenes Konto. Fehlen Konten oder ist die Zuordnung unsicher, zeigt die Zeile gelb. Fehlt der Beleg, erscheint sie rot. Eine geprüfte Buchung kann einen Buchungstext für die nächste ähnliche Zeile bereitstellen. Eine Kontonummer, die nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Für den späteren Export zählt nur das Ergebnis der Prüfung: Der Stapel für DATEV oder Addison enthält ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen.
Schritt 1
Legen Sie zunächst die Bank-CSV und die zugehörigen Belege auf dem PC bereit, auf dem das Programm läuft. Lesen Sie anschließend die CSV ein. Dieser Schritt überträgt die Bankzeilen in die Maske; er löst noch keine Buchung aus. Das Programm bucht nicht von allein. Die einzelne Zeile wird vom Menschen bearbeitet, mit dem vorhandenen Beleg verglichen und erst nach der Prüfung gespeichert. So bleibt sichtbar, welche Entscheidung tatsächlich getroffen wurde.
Achten Sie beim ersten Bankstand auf die einmalige Buchung gegen die Saldenvorträge. Für jede Lieferantenbeziehung steht ein eigenes Konto bereit. Ein separater Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Deshalb gehört die Prüfung des Anfangsstands zu diesem Arbeitsschritt und darf nicht durch die Erwartung ersetzt werden, das Programm werde einen IBAN-Saldo automatisch führen. Die Daten bleiben auf der Maschine des Kunden; weder Belege noch Buchungstexte verlassen sie.
Schritt 2
Ordnen Sie jeder Bankzeile den vorhandenen Beleg und das passende Konto zu. Fehlt der Beleg, wird die Zeile rot. Rot bedeutet in diesem Zusammenhang, dass sie nicht als fertige Buchung übernommen werden darf. Sind Konten vorhanden, aber die Zuordnung ist unsicher, wird die Zeile gelb. Auch gelbe Zeilen werden nicht festgeschrieben. Die Ampelfarbe macht damit sichtbar, ob die notwendige Grundlage für den nächsten Speicherschritt vorhanden ist.
Bei einer ähnlichen Zeile kann ein geprüfter Buchungstext für die nächste Verwendung bereitliegen. Das ersetzt nicht die Prüfung der neuen Zeile. Eine Kontonummer, die bisher nie in den Büchern stand, setzt das Programm nicht. Der Mensch muss daher mit den vorhandenen Konten arbeiten und die Zuordnung kontrollieren. Erst wenn Beleg, Konto und Zuordnung zusammenpassen, kann die Zeile den grünen Zustand erreichen.
Schritt 3
Prüfen Sie nun die fachlichen Werte, die in den Buchungstext und die Zuordnung einfließen. Bewirtung wird im Verhältnis 70 zu 30 geteilt. Bei Geschenken gilt bis zum 31. Dezember 2023 die Grenze von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 die Grenze von 50 Euro. Für geringwertige Wirtschaftsgüter gilt ein Betrag bis 800 Euro netto. Der Sammelposten reicht von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto.
Diese Beträge und Zeitgrenzen müssen zur jeweiligen Zeile und zum vorhandenen Beleg passen. Sie erzeugen keine automatische Buchung und ersetzen nicht die Entscheidung des Menschen. Der geprüfte Text kann für eine nächste ähnliche Zeile bereitliegen, doch die neue Zeile braucht weiterhin ihre eigene Kontrolle. Bleibt die Zuordnung unsicher, bleibt die Zeile gelb. Fehlt die Grundlage, bleibt sie rot. Nur eine vollständig geprüfte Zeile darf grün werden.
Schritt 4
Speichern Sie die Zeile erst, wenn sie grün ist. Grün ist die einzige Farbe, bei der eine Buchung festgeschrieben wird. Rote Zeilen wegen eines fehlenden Belegs und gelbe Zeilen wegen fehlender Konten oder unsicherer Zuordnung gehören nicht in den fertigen Stapel. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, denn das Programm bucht nicht selbstständig. Damit ist der konkrete Ablauf für Einnahmen und Ausgaben klar: CSV lesen, Beleg und Konto prüfen, Buchungstext kontrollieren, Ampelfarbe beachten und nur Grün speichern.
Nach der Festschreibung entsteht der Stapel für DATEV oder Addison. Dieser Stapel enthält nur festgeschriebene grüne Buchungen. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Der Export ersetzt daher weder eine Steuererklärung noch eine Lohnabrechnung. Er enthält ausschließlich die Buchungen, die den beschriebenen Prüfweg durchlaufen haben. Die Maske kann in der 14-tägigen Demo ebenso angesehen werden wie in den genannten Tarifen.
Prüfung
Prüfen Sie vor dem Abschluss jeder Zeile zuerst den Belegstatus, danach das Konto und anschließend die Zuordnung. Rot weist auf einen fehlenden Beleg hin. Gelb weist auf fehlende Konten oder eine unsichere Zuordnung hin. Grün bedeutet, dass die Zeile festgeschrieben werden kann. Kontrollieren Sie zusätzlich die Regeln für Bewirtung mit 70 zu 30, Geschenke mit 35 Euro bis zum 31. Dezember 2023 sowie 50 Euro ab dem 1. Januar 2024, GWG bis 800 Euro netto, den Sammelposten von 250,01 bis 1.000 Euro und die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto.
Kontrollieren Sie außerdem, ob der erste Bankstand einmal gegen die Saldenvorträge gebucht wurde und ob Lieferanten jeweils ihr eigenes Konto haben. Ein Saldo je IBAN ist nicht eingebaut. Prüfen Sie vor dem Export, dass der Stapel ausschließlich grüne, festgeschriebene Buchungen enthält. Für Rückfragen zum Anbieter gehören folgende Angaben zur Seite: Global Prepaid UG (haftungsbeschränkt), HRB 215359 B, Amtsgericht Charlottenburg, Skarbinastraße 63, 12309 Berlin, Telefon +49 30 70767051.
Kurz gefragt
Bucht das Programm die Bank-CSV automatisch?
Nein. Das Programm liest eine CSV der Bank, schreibt daraus aber nicht eigenständig eine fertige Buchung. Die einzelne Zeile wird vom Menschen geprüft und gespeichert. Dazu gehören der Beleg, das vorhandene Konto und die Zuordnung. Fehlt der Beleg, erscheint die Zeile rot. Fehlen Konten oder bleibt die Zuordnung unsicher, erscheint sie gelb. Nur eine grüne Zeile wird festgeschrieben. Eine geprüfte Buchung kann einen Buchungstext für eine nächste ähnliche Zeile bereitstellen; eine bisher nie in den Büchern stehende Kontonummer setzt das Programm nicht.
Was bedeuten die Farben rot, gelb und grün?
Rot bedeutet, dass der Beleg fehlt. Eine solche Zeile ist deshalb keine festgeschriebene Buchung. Gelb erscheint, wenn Konten fehlen oder die Zuordnung unsicher ist. Auch dann wird die Zeile nicht festgeschrieben. Grün ist die einzige Farbe für eine festgeschriebene Buchung. Der spätere Stapel für DATEV oder Addison enthält nur diese grünen Buchungen. Die Farben ersetzen keine menschliche Entscheidung, sondern machen sichtbar, an welcher Stelle die Prüfung der Einnahmen und Ausgaben noch nicht abgeschlossen ist.
Welche Werte gelten für Geschenke, Bewirtung und GWG?
Bewirtung wird mit 70 zu 30 geteilt. Für Geschenke gilt bis zum 31. Dezember 2023 ein Betrag von 35 Euro und ab dem 1. Januar 2024 ein Betrag von 50 Euro. GWG gilt bis 800 Euro netto. Der Sammelposten liegt von 250,01 bis 1.000 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung geht bis 250 Euro brutto. Diese Werte sind bei der Prüfung der jeweiligen Zeile und des Belegs zu berücksichtigen. Sie führen nicht selbstständig zu einer Buchung; gespeichert wird weiterhin nur eine grüne, vom Menschen geprüfte Zeile.
Was wird an DATEV oder Addison übergeben?
Der Stapel für DATEV oder Addison enthält ausschließlich festgeschriebene grüne Buchungen. Rote Zeilen wegen fehlender Belege und gelbe Zeilen wegen fehlender Konten oder unsicherer Zuordnung gehören nicht in diesen Stapel. Das Programm sendet keine Steuererklärung und macht keine Lohnabrechnung. Der Export ist damit auf die festgeschriebenen Buchungen begrenzt. Vor dem Export gehören auch der einmalige Abgleich des ersten Bankstands mit den Saldenvorträgen und die Prüfung der Lieferantenkonten zum beschriebenen Arbeitsbereich.